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Provisionsgruppen

Provisionsgruppen verbinden Mitarbeiter mit klaren, prüfbaren Provisionssätzen. Sie steuern, ob X-ERP einen Satz allgemein oder abhängig von Artikel- und Partnergruppen ermittelt.

Provisionsgruppen vorbereiten

Eine gute Provisionsregel belohnt Leistung, ohne neue Diskussionen über ihre Berechnung zu erzeugen. Provisionsgruppen auf dem Desktop Management > Einstellungen geben X-ERP dafür ein klares Regelwerk: Der zuständige Mitarbeiter bringt seine Provisionsgruppe mit, Artikel und Geschäftspartner liefern auf Wunsch die fachliche Einordnung, und die Belegposition erhält den passenden Prozentsatz.

Was eine Provisionsgruppe bewirkt

Die Provisionsgruppe bündelt Provisionssätze, die Mitarbeitern zugeordnet werden können. Beim Arbeiten mit Belegpositionen kann X-ERP den Satz anhand des zuständigen Mitarbeiters ermitteln und – abhängig von Ihrer Konfiguration – zusätzlich die Artikelgruppe und die Partnergruppe berücksichtigen.

Der ermittelte Provisionssatz wird in der Belegposition gespeichert. Daraus berechnet X-ERP den Provisionsbetrag und kann das Ergebnis nach Provision ausweisen. So bleibt nicht nur der Satz, sondern auch seine Wirkung im Vorgang nachvollziehbar.

Felder der Provisionsgruppe

  • Provisionsgruppe: Eindeutiger, verständlicher Name des Regelwerks, zum Beispiel „Vertrieb Standard“ oder „Außendienst Produktbereiche“. Der Name muss sich von anderen Provisionsgruppen unterscheiden.
  • Pro Artikelgruppe: Blendet bei den Provisionssätzen die Artikelgruppe ein. Aktivieren Sie diese Option, wenn unterschiedliche Sortiments- oder Produktbereiche verschiedene Sätze erhalten sollen.
  • Pro Partnergruppe: Blendet bei den Provisionssätzen die Partnergruppe ein. Verwenden Sie diese Variante, wenn etwa Kundenarten, Vertriebssegmente oder andere stabile Partnergruppen den Satz beeinflussen sollen.

Entscheiden Sie über diese beiden Merkmale vor dem Erfassen der Sätze. Sie bestimmen, wie fein die Provisionsmatrix aufgebaut wird.

Die vier möglichen Varianten

Globaler Provisionssatz

Sind Pro Artikelgruppe und Pro Partnergruppe ausgeschaltet, gilt die Provisionsgruppe allgemein. Deshalb kann innerhalb dieser Gruppe nur ein Provisionssatz bestehen.

Diese Variante ist ideal, wenn ein Mitarbeiter unabhängig von Artikel und Partner immer denselben Prozentsatz erhalten soll.

Provisionssatz je Artikelgruppe

Ist nur Pro Artikelgruppe aktiviert, legen Sie für jede benötigte Artikelgruppe einen eigenen Satz an. Die Partnergruppe bleibt ohne Einfluss.

Provisionssatz je Partnergruppe

Ist nur Pro Partnergruppe aktiviert, unterscheidet X-ERP die Sätze nach der Gruppe des Geschäftspartners. Die Artikelgruppe bleibt ohne Einfluss.

Provisionssatz je Artikel- und Partnergruppe

Sind beide Optionen aktiviert, entsteht eine Matrix. Jeder Satz gilt für genau eine Kombination aus Artikelgruppe und Partnergruppe.

Beispiel: Dienstleistungen für Neukunden können anders vergütet werden als dieselben Leistungen für Bestandskunden. Jede Kombination darf innerhalb einer Provisionsgruppe nur einmal angelegt werden.

Felder eines Provisionssatzes

  • Artikelgruppe: Erscheint nur, wenn Pro Artikelgruppe aktiviert ist. Wählen Sie die Gruppe, deren Artikel diesen Satz erhalten sollen.
  • Partnergruppe: Erscheint nur, wenn Pro Partnergruppe aktiviert ist. Wählen Sie die Gruppe, für deren Geschäftspartner der Satz gelten soll.
  • Provision %: Prozentualer Provisionssatz, den X-ERP für die passende Belegposition verwendet.

So richten Sie Provisionsgruppen sicher ein

  1. Beschreiben Sie zuerst schriftlich, wodurch sich Provisionssätze tatsächlich unterscheiden sollen.
  2. Verwenden Sie nur stabile Kriterien. Artikel- und Partnergruppen sollten bereits fachlich bereinigt und eindeutig benannt sein.
  3. Legen Sie die Provisionsgruppe an und entscheiden Sie zwischen globaler Regel, einer Gruppendimension oder der Kombination beider Dimensionen.
  4. Speichern Sie die Gruppe. Erst danach erfassen Sie die dazugehörigen Provisionssätze.
  5. Legen Sie jede benötigte Artikel-/Partnergruppen-Kombination genau einmal an.
  6. Ordnen Sie die fertige Provisionsgruppe den vorgesehenen Mitarbeitern (s. Management > Mitarbeiter > Provisionsgruppe) zu.
  7. Testen Sie die Regel mit realistischen Belegpositionen und kontrollieren Sie den übernommenen Prozentsatz sowie den Provisionsbetrag.

So findet X-ERP den passenden Satz

Für eine automatische Zuordnung müssen drei Grundlagen zusammenpassen:

  • Der zuständige Mitarbeiter besitzt die richtige Provisionsgruppe.
  • Der verwendete Artikel gehört bei artikelgruppenabhängigen Regeln zur erwarteten Artikelgruppe.
  • Der Geschäftspartner gehört bei partnergruppenabhängigen Regeln zur erwarteten Partnergruppe.

Fehlt eine passende Zuordnung, kann kein vorgesehener Satz gefunden werden. Ein Wert von 0 % kann daher entweder bewusst eingerichtet sein oder auf eine fehlende beziehungsweise nicht passende Gruppenzuordnung hinweisen. Prüfen Sie in diesem Fall zuerst Mitarbeiter, Artikelgruppe und Partnergruppe.

Berechnung und Nachvollziehbarkeit

Der Provisionsbetrag basiert auf dem in der Position gespeicherten Prozentsatz und dem provisionswirksamen Positionswert. Dabei berücksichtigt X-ERP unter anderem Menge, Preis, Preiseinheit und die in der Position wirksamen Rabatte; der Betrag wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Da der Prozentsatz in der Belegposition gespeichert wird, ändern neue Stammdatenregeln nicht automatisch jeden bereits vorhandenen Vorgang. Prüfen Sie nach einer Regeländerung deshalb neue Testpositionen und – falls fachlich erforderlich – bereits erfasste, noch bearbeitbare Belege gezielt.

Prüfen Sie vor der Freigabe

  • Der Name beschreibt Zielgruppe und Zweck der Provisionsgruppe eindeutig.
  • Die gewählte Dimensionierung ist nicht feiner als fachlich notwendig.
  • Jede benötigte Artikel-/Partnergruppen-Kombination besitzt genau einen Satz.
  • Mitarbeiter, Artikel und Partner sind den erwarteten Gruppen zugeordnet.
  • Der Testbeleg übernimmt für mehrere typische Kombinationen den richtigen Prozentsatz.
  • Provisionsbetrag und Ergebnis nach Provision sind mit einer manuellen Kontrollrechnung plausibel.
  • Änderungen, Verantwortliche und Freigabedatum sind dokumentiert.

Was Ihr Team davon hat

Aus einer schwer erklärbaren Einzelberechnung wird ein transparentes Vergütungsmodell. Vertriebsmitarbeiter erkennen, nach welchen Regeln ihre Provision entsteht, Key-User können Sonderfälle gezielt prüfen, und das Unternehmen behält auch bei wachsenden Sortimenten und Kundengruppen die Kontrolle.

Weiterführende Themen

  1. Für Key-User – Prozesse verstehen und vorbereiten › Warenwirtschaft › Artikelgruppen
  2. Für Key-User – Prozesse verstehen und vorbereiten › Warenwirtschaft › Partnergruppen
  3. Für Fachanwender – Einzelne Module sicher und effizient einsetzen › Stammdaten › Mitarbeiter › Register-Tabs › Details

Häufige Fragen

Wann darf in einer Provisionsgruppe nur ein Satz angelegt werden?

Wenn weder „Je Artikelgruppe“ noch „Je Partnergruppe“ aktiviert ist. Die Gruppe gilt dann global und benötigt genau einen Provisionssatz.

Was passiert, wenn beide Gruppenoptionen aktiviert sind?

Jeder Satz gilt für eine eindeutige Kombination aus Artikelgruppe und Partnergruppe. Legen Sie alle fachlich benötigten Kombinationen vollständig und jeweils nur einmal an.

Warum erhält eine Belegposition 0 % Provision?

Prüfen Sie, ob dem zuständigen Mitarbeiter die richtige Provisionsgruppe zugeordnet ist und ob Artikel sowie Partner zu den erwarteten Gruppen gehören. 0 % kann außerdem ein bewusst hinterlegter Satz sein.

Ändert ein neuer Provisionssatz automatisch bestehende Belegpositionen?

Der Prozentsatz wird in der Belegposition gespeichert. Prüfen Sie bestehende, noch bearbeitbare Vorgänge deshalb gezielt, wenn Regeln nachträglich geändert werden.

Wie kontrolliere ich eine Provisionsgruppe vor der Freigabe?

Erstellen Sie Testpositionen für mehrere typische Gruppen-Kombinationen und vergleichen Sie Prozentsatz sowie Provisionsbetrag mit einer manuellen Kontrollrechnung.