Basiswissen zur Datenübernahme zwischen ERP-System

Es gibt vier unterschiedliche Ansätze, um Daten von einem ERP-System in ein anderes zu übernehmen:

1. Manuelle Übernahme
   • Empfohlen bei kleinen Datenmengen, fehlerhaften Quelldaten (z. B. Karteileichen) oder wenn Anwender keine Erfahrung mit der automatisierten Datenübernahme haben.
2. Direkte Übergabe
   • Direkte Datenübertragung vom Quell- zum Zielsystem. Diese Methode ist nur für erfahrene Spezialisten geeignet.
3. Indirekte Übergabe
   • Export der Daten in eine XLSX- oder CSV-Datei, anschließend Import ins Zielsystem. Diese Methode wird häufig verwendet, da die Daten vor dem Import leicht geprüft und bereinigt werden können.
4. Kombinierte Methode
   • Kombination der oben genannten Ansätze. Die Verfahren können je nach Anforderungen flexibel miteinander kombiniert werden.

Vor der Datenübernahme

Bevor man mit der Datenübernahme beginnt, sollte genau analysiert werden, welche Daten wirklich übernommen werden sollen. Ist es sinnvoll, die alten Daten zu übernehmen, oder bietet sich ein sauberer Neustart an?

Stammdaten

Stammdaten wie Partner (Kunden, Lieferanten, Leads) und Artikel können in der Regel relativ einfach zwischen ERP-Systemen ausgetauscht werden.

Bewegungsdaten

Bewegungsdaten wie Belege, Lagerbewegungen, Finanztransaktionen oder Buchungen lassen sich nur mit hohem Fachwissen und großem Aufwand übertragen. Häufig ist es einfacher, das alte ERP-System zu einem definierten Zeitpunkt einzufrieren und das neue ERP-System mit einer Inventur und Saldenvorträgen zu starten.

X-ERP bietet zusätzlich die Möglichkeit, Belegdaten als Archiv zu übernehmen. Dadurch können Belegdaten importiert werden, ohne Reservierungen, Buchungen oder Lagerbewegungen auszulösen.

Abhängigkeiten

Daten können voneinander abhängig sein. Wenn beispielsweise Artikelstammdaten übernommen werden und Artikelgruppen-IDs enthalten, müssen die entsprechenden Artikelgruppen bereits im neuen ERP-System vorhanden sein, um Inkonsistenzen zu vermeiden.

Nachdem der Plan zur Datenübernahme geschrieben wurde, kann man mit der eigentlichen Datenübernahme beginnen.

Indirekte Übergabe

Bei der indirekten Übergabe müssen die Daten zuerst aus dem Quellsystem ausgelesen werden. Oftmals gibt es hierzu bereits Vorlagen.

Anschließend müssen die Daten bereinigt werden. Hierbei sollten folgende Punkte geprüft werden:

Entsprechen alle Spalten dem gewünschten Aufbau, haben Telefonnummern und Emailadressen das richtige Format?

Sind Sonderzeichen wie (Hochkommas, Anführungszeichen, Semikolons, Zeilenumbrüche etc.) vorhanden?

Ist der Wert „NULL“ vorhanden?

Sind Pflichtfelder vorhanden?

Sind „Karteileichen“ vorhanden?

Datenübernahmeplan für ERP-Systeme (Vorlage)

Partner

Partnergruppen

Partner (Grunddaten)

Kunden / Lieferanten (Erweiterung zu Partner-Daten)

Lieferadressen

Rechnungsadressen

Ansprechpartner

Artikel

Artikelgruppen

Mengeneinheiten

Preiseinheiten

Artikelstammdaten

Preise

EK-Preise

VK-Preise

Kalkulationen

Besonderheiten

Bei der Übernahme von Partner-Stammdaten kann es sinnvoll sein, die ID aus dem Quellsystem zu übernehmen. Da X-ERP jedoch mit Auto-Integer-IDs arbeitet (IDs werden automatisch vom SQL-Server vergeben), muss diese Automatik für den Zeitraum des Imports umgangen werden.

Ein möglicher Weg hierzu wäre, die Daten per IMPORT-Anweisung einzulesen.

Zur Vorbereitung können die wichtigsten Daten in einer Excel-Tabelle in die Spalten „A“ bis „O“ mit folgenden Überschriften eingefügt werden:

Id,
Name1,
Name2,
Street,
Zip,
City,
CountryId,
Matchcode,
VatNumber,
PartnerGroupId,
Tel1,
Tel2,
Mobile,
Fax,
Email

Darunter werden die Daten eingefügt und in der Spalte „P“ verkettet:

=“(“ & A2 & „, ‚“ & B2 & „‚, ‚“ & C2 & „‚, ‚“ & D2 & „‚, ‚“ & E2 & „‚, ‚“ & F2 & „‚, ‚“ & G2 & „‚, ‚“ & H2 & „‚, ‚“ & I2 & „‚, “ & J2 & „, ‚“ & K2 & „‚, ‚“ & L2 & „‚, ‚“ & M2 & „‚, ‚“ & N2 & „‚, ‚“ & O2 & „‚),“

Das Ergebnis sollte so ähnlich aussehen:

Das Komma hinter der letzten Zeile muss entfernt werden.

Die Adressen werden dann in den Import-Befehl eingebettet:

————————————————————————————————————————————————

SET IDENTITY_INSERT dbo.Partner ON;

INSERT INTO dbo.Partner (
Id,
Name1,
Name2,
Street,
Zip,
City,
CountryId,
Matchcode,
VatNumber,
PartnerGroupId,
Tel1,
Tel2,
Mobile,
Fax,
Email
)
VALUES 

(46001, ‚Musterfirma 1‘, “, ‚Musterstr. 1‘, ‚12345‘, ‚Musterort‘, ‚DE‘, ‚Musterfirma 1‘, “, 1, ‚0815/12345‘, “, “, “, ‚muster1@muster.de‘),
(46002, ‚Musterfirma 2‘, “, ‚Musterstr. 2‘, ‚12346‘, ‚Musterort‘, ‚DE‘, ‚Musterfirma 2‘, “, 2, ‚0815/12346‘, “, “, “, ‚muster2@muster.de‘),
(46003, ‚Musterfirma 3‘, “, ‚Musterstr. 3‘, ‚12347‘, ‚Musterort‘, ‚DE‘, ‚Musterfirma 3‘, “, 3, ‚0815/12347‘, “, “, “, ‚muster3@muster.de‘)

SET IDENTITY_INSERT dbo.Partner OFF;

————————————————————————————————————————————————