ZUGFeRD und XRechnung - Checkliste

(Was beim Import von XRechnungen alles schief gehen kann – Murphy’s Law)

Beim Umgang mit ZUGFeRD oder XRechnung gibt es zahlreiche Aspekte zu beachten. X-ERP automatisiert den Großteil dieser Prozesse – sowohl für Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen. Neben ZUGFeRD und XRechnung unterstützt X-ERP viele weitere Formate sowie den Austausch nicht umsatzrelevanter Belege, wie z. B. Angebote oder Preisanfragen.

Herausfordernd wird es, wenn der Aussteller der Rechnung die Standards nicht einhält, Tippfehler übermittelt, oder das erstellende Programm Rundungs- bzw. Rechenfehler verursacht.

In solchen Fällen ist oft eine individuelle Entscheidung erforderlich: Akzeptiert man die Rechnung oder lehnt sie ab?

Hier einige Beispiele für typische Abweichungen: 

Erwartete Empfängerstraße: Bahnhofstraße 1
Übermittelt: „Bahnhofstr. 1“ (vermutlich akzeptabel, da es sich um eine übliche Abkürzung handelt)
Übermittelt: „Hauptstr. 248“ (vermutlich nicht akzeptabel)

Erwartete Menge :1 Paar Schuhe
Übermittelt: „2 Stück Schuhe“ (vermutlich nicht akzeptabel, insbesondere wenn eine Bestandsführung angeschlossen ist oder es sich um 2 linke Schuhe handelt)

Erwarte (Norm-)Mengeneinheit: LTR (Liter)
Übermittelt: „Ltr“ (vermutlich nicht akzeptabel, da nicht standardisiert)

Erwarteter Rechnungsbetrag: €1.000,00
Übermittelt: „€1.000,01“ (vermutlich Rundungsfehler, akzeptabel nach Prüfung)
Übermittelt: „$1.010,00“ (vermutlich nicht akzeptabel)

Erwartete Währung: EUR 1000
Übermittelt: USD 1000 (Währungsfehler, vermutlich nicht akzeptabel)

Erwartetes Dezimaltrennzeichen: 1,000 
Übermittelt: „1.000“ (nicht akzeptabel)

Erwartetes Datumsformat: 13.01.2025
Übermittelt: 01.13.2025 (nicht akzeptabel)

Erwartete Artikelbeschreibung: Druckerpatrone grau
Übermittelt: Druckerpatrone anthrazit (vermutlich akzeptabel)

Erwartete Artikelbeschreibung: Druckerpatrone schwarz
Übermittelt: Druckerpatrone dunkelgrau (vermutlich nicht akzeptabel)

Erwartete Steuerart: 0% (Steuerfrei)
Übermittelt: 0% (EU-steuerfrei) (vermutlich nicht akzeptabel)

Erwartete Rückverfolgbarkeit: 2 Stk. Charge A, 3 Stk. Charge B
Übermittelt: 5 Stk. Charge A + B (vermutlich nicht akzeptabel)

Erwarteter SEPA-Einzug: Einzugsdatum nach Rechnungserhalt
Einzugsdatum vor Rechnungserhalt

Erwartete Preiseinheiten: Unterlegscheiben für EUR 4,43 je 1000 Stück
Preis wird mit EUR 0,- angezeigt, da die Preiseinheit nicht berücksichtigt wurde

Preisungenauigkeiten: 1 Liter Kraftstoff zu EUR 1,119
Der Preis wird falsch auf 1,11 oder richtig auf EUR 1,12 gerundet (Aufgrund der Beschränkung auf 2 Nachkommastellen bei Preisen innerhalb der XRechnung treten hier zwangsweise Ungenauigkeiten auf.)

Belegkette (nicht-lagernd) : Ableitung aus einem nicht-lagernden Beleg (Bestellung, Ankündigung etc.)
Die Warenbewegung muss beim Einlesen der XML-Datei mit durchgeführt werden (der Prozess zur Eingliederung in die ERP-Belegkette muss vorab definiert werden)

Belegkette (lagernd): Ableitung aus einem lagernden Beleg (Wareneingang)
Die Warenbewegung darf beim Einlesen der XML-Datei nicht erneut mit durchgeführt werden (der Prozess zur Eingliederung in die ERP-Belegkette muss vorab definiert werden)

Erwartete Einzelbelege: 2 Wareneingsbelege
Der Lieferant fasst 2 Wareneingangsbelge zu einer Sammelrechnung zusammen (der Prozess zur Eingliederung in die ERP-Belegkette muss vorab definiert werden)

Datei-Einbettung: XML in PDF (ZUGFeRD)
Bei eeiner ZUGFeRD-Datei ist eine weitere XML-Datei in die PDF-Datei (XRechnung) eingebettet und muss extrahiert werden

Datei-Einbettung: Binärdatei in XML-Datei (XRechnung)
Bei einer XRechnungs-Datei kann eine Binärdatei (nach Base64-Kodierung) in die XML-Datei eingebettet sein und muss extrahiert werden

Selbstverständlich können auch alle sonstigen Abweichungen von den XRechnungsstandards zu Problemen führen, wie fehlende Pflichtangaben, falsche Pflichtangaben, falsche Norm-Werte, falsche XML-Tags.  

Diese Beispiele verdeutlichen, wie wichtig eine manuelle Prüfung ist, um Abweichungen zu bewerten.