X-ERP

X-ERP ist ein modernes, leistungsstarkes und sicheres All-in-One Unternehmensmanagement-System. Es erfüllt sämtliche Software-Anforderungen moderner Unternehmen in einer einheitlichen, intuitiven Bedienoberfläche und speichert alle Daten konsequent in einer einzigen, hochperformanten Microsoft SQL-Datenbank.

Dank Extra-Feldern (Integer, Text, Datum, Decimal, GUID usw.), Extra-Tabellen, Formatierter Suche (FMS), Plugins, API-Anbindungen zu externen Programmen sowie einem integrierten Report- und Dashboard-Designer lässt sich X-ERP nahezu unbegrenzt erweitern und exakt auf individuelle Bedürfnisse anpassen.

Im Mittelpunkt stehen dabei eine extrem einfache Handhabung, ein außergewöhnlich hoher Funktionsumfang und hervorragende Möglichkeiten zur Personalisierung. Durch den Einsatz modernster Microsoft .NET-Technologie erreicht X-ERP Spitzenwerte in der Performance und skaliert nahtlos – vom Einzelunternehmen bis hin zu 10.000 gleichzeitigen Nutzern pro Firmendatenbank.

Mehrmandantenfähigkeit, Intercompany-Funktionen und eine Vielzahl von Country-Packages eröffnen grenzenlose Einsatzmöglichkeiten – unabhängig von Branche oder internationalem Standort.

Auch Geschäftspartner erhalten direkten Zugriff über isolierte Login-Bereiche, beispielsweise über den X-ERP.Webshop, das X-ERP.Ticketsystem oder den X-ERP.Marketplace. Zeitverzögerungen durch Datentransfers oder Middleware entfallen vollständig – sämtliche Daten stehen jederzeit in Echtzeit zur Verfügung.

Beides ist möglich. X-ERP läuft wahlweise in der Cloud oder auf dem eigenen Server. Ein Wechsel ist jederzeit innerhalb weniger Minuten realisierbar, da lediglich eine einzige Datenbank verschoben werden muss. In ihr sind alle Informationen, Anlagen, Archivierungen, Benutzerzugänge und Berechtigungen enthalten. Verlorene Daten oder fehlerhafte Verknüpfungspfade gehören damit der Vergangenheit an.

Da X-ERP clientseitig direkt über den Browser bedient wird, ist keine lokale Installation erforderlich. Es kann von nahezu jedem browserfähigen Gerät genutzt werden – ob Windows, Linux oder Mac. Wer das vertraute „Look & Feel“ einer klassischen Clientsoftware bevorzugt, kann X-ERP zudem als Progressive Web App (PWA) installieren.

Updates erfolgen besonders einfach: Für ein Software-Update muss lediglich die neue Setup-Datei auf dem Server gestartet werden. Innerhalb weniger Minuten ist das System aktualisiert. Die Clients werden dabei „still“ im Hintergrund auf den neuesten Stand gebracht – ganz ohne manuelles Zutun. Downtime und zusätzlicher Arbeitsaufwand für Client-Installationen entfallen nahezu vollständig.

X-ERP ist von Grund auf international konzipiert: Bereits 40 Sprachen sind vollständig integriert, weitere lassen sich jederzeit ergänzen.

Fremdwährungen werden automatisch über aktuelle Kursdaten eingespielt oder bei Bedarf manuell gepflegt. Zusätzlich sorgen länderspezifische Country-Packages dafür, dass gesetzliche Vorgaben und regionale Anforderungen nahtlos erfüllt werden.

Ja. X-ERP erfüllt alle relevanten gesetzlichen Vorgaben – darunter GoBD, HGB, UStG, DSGVO, GDPdU, ZUGFeRD und XRechnung – und gewährleistet dabei volle Revisionssicherheit.

X-ERP verarbeitet problemlos mehrere Millionen Artikel- und Kundendatensätze pro Firmendatenbank – und bleibt dabei jederzeit hochperformant.

Ja. In X-ERP legen Sie einen Hauptartikel an und ordnen ihm Set-Komponenten zu. Zubehörartikel fügen Sie wahlweise mit Nachfrage (Auswahl beim Einfügen) oder ohne Nachfrage (automatische Ergänzung) hinzu. Bei Listenartikeln wird der Hauptartikel nicht in den Beleg übernommen; es werden nur die Listenkomponenten eingefügt.

Beim Belegtransfer wird ein Beleg 1:1 in einen Folgebeleg überführt – auch bereichsübergreifend, zum Beispiel vom Verkaufs- in den Einkaufsbeleg. Bei Sammelbelegen wird zunächst der Folgebeleg angelegt; anschließend können beliebig viele Vorgängerbelege in diesen zusammengeführt werden.

Der Verknüpfungsplan macht komplexe Abläufe sofort transparent. So sieht man auf einen Blick die gesamte einkaufs- und verkaufsseitige Belegkette und erkennt sofort, welche Vorgänge abgeschlossen sind und wo noch offene Schritte bestehen. Mit einem Doppelklick springen Sie direkt in den gewünschten Beleg. Farbmarkierungen zeigen außerdem sofort die Auswirkungen auf Umsatz und Lagerbestand. Das spart Zeit, schafft Klarheit und sorgt für volle Kontrolle über Ihre Prozesse.

Ja. X-ERP ist auch bei schlechten oder instabilen Internetverbindungen zuverlässig nutzbar. Selbst bei einer Unterbrechung der Verbindung bleibt das Programm stabil und setzt die Arbeit nahtlos fort, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

X-ERP stellt nur minimale Anforderungen an die Hardware. Auf dem Server gelten die Standards für Windows Server, Microsoft SQL Server, IIS und das aktuelle .NET Hosting Bundle. Am Client reicht ein moderner Browser wie Chrome, Firefox oder Safari – alternativ kann X-ERP auch als Progressive Web App genutzt werden. Für eine besonders effiziente Bedienung empfiehlt sich der Einsatz von Tastatur, Maus und einem Full-HD-Display.

Mitarbeitende melden sich im X-ERP Landscape Directory (XLD) an und wählen dort die gewünschte Firmendatenbank aus. Für jede Datenbank können rollenbasierte Rechte vergeben werden. Kunden und Lieferanten nutzen separate Login-Portale, etwa für Webshop, Ticketsystem oder Marketplace. Die jeweilige Firmendatenbank ist dabei über den Link fest hinterlegt. Jeder Geschäftspartner-Login öffnet einen eigenen, abgeschirmten Programmbereich – inklusive Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Passkey. So können selbst innerhalb einer Firmendatenbank mehrere Webshops und Marktplätze unabhängig voneinander betrieben werden.

Ein Go-Live ist innerhalb von 24 Stunden möglich. Nur wenige vorbereitende Arbeiten sind erforderlich. Standardformulare für Bilanz, BWA, GuV sowie für Kunden- und Lieferantendokumente (z. B. Angebot, Lieferschein, Rechnung, Bestellung) werden mitgeliefert. Diese Vorlagen müssen lediglich mit Ihren Kontaktdaten und Firmenlogos ergänzt werden.

Zusätzlich stellen wir ein Länderpaket bereit. Bitte teilen Sie uns dafür im Vorfeld mit, welchen Kontenrahmen Sie nutzen möchten (z. B. DATEV SKR03 oder SKR04). Den Stammdatenimport können Sie unkompliziert über unsere Excel-Vorlagen durchführen. In einigen Fällen können unsere X-ERP-Migrationsspezialisten die Daten auch direkt per Makro aus der Vorgänger-SQL-Datenbank übernehmen.

Damit sich Ihre Mitarbeitenden innerhalb weniger Stunden mit den Programmfunktionen vertraut machen können, stehen für alle Einsatzbereiche Schulungsvideos bereit.

Ja. X-ERP unterstützt sowohl Serien- als auch Chargennummern inklusive Garantiezeiten. Sobald ein Kunde die Seriennummer seines Geräts angibt, können Sie im Geräteservice sämtliche Historiendaten zu diesem Artikel einsehen und die vom System vorgeschlagenen Handlungsempfehlungen für typische Problemfälle direkt umsetzen.

Ja. Zeiten können entweder im Vorfeld einem Artikel oder Beleg zugeordnet werden oder direkt über die integrierte Desktop-Stempeluhr erfasst werden.

Produktionsaufträge lassen sich manuell oder mit Assistenten anlegen. Die Zeitplanung kann vorwärts- oder rückwärtsorientiert erfolgen, während alle Ressourcen übersichtlich im Gantt-Chart visualisiert werden.

X-ERP bietet sowohl eine Anbindung an Outlook als auch ein integriertes E-Mail-System. Über vordefinierte Vorlagen und festgelegte Empfängerkreise lassen sich E-Mails komfortabel und unternehmensweit steuern. Fehlgeleitete Nachrichten oder falsch zugewiesene Empfänger gehören damit der Vergangenheit an.

Der Gruppenkalender verschafft einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden und Ressourcen. Zusätzlich lassen sich Wiedervorlagen zu allen Arten von Datensätzen erstellen – etwa zu Artikeln, Geschäftspartnern oder Dokumenten. Diese Wiedervorlagen werden automatisch in den Kalender eingetragen und können dort direkt weiterbearbeitet werden.

Ja, X-ERP kann alle Arten von einmaligen oder wiederkehrenden Verträgen verwalten. Direkt aus der Vertragsverwaltung lassen sich wiederkehrende Dokumente aus Vorlagen erstellen, um nachvollziehbare Vertrags-Angebote, -Auftragsbestätigungen oder -Rechnungen zu generieren.

Für jeden Beleg können eine oder mehrere Genehmigungen angefordert werden. Die verantwortlichen Personen haben dabei die Möglichkeit, diese entweder zu erteilen oder abzulehnen.

Die Projektverwaltung ist ideal, wenn mehrere hochpreisige Einkaufs- oder Verkaufsbelege zusammengeführt werden sollen. Sie eignet sich ebenso für Vorgänge, die sich über längere Zeiträume erstrecken oder bei denen Teilprojekte von Vorgängerprojekten abhängen. Zu jedem Projekt lassen sich beliebig viele Unterprojekte anlegen – deren Abhängigkeiten werden im Projekt-Gantt-Chart übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt.

Das Außendienst-Modul ist ideal für Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmäßig vor Ort bei Kunden im Einsatz sind. Alle Prozesse – von der Einsatzplanung über die Durchführung bis hin zur Auswertung – lassen sich damit lückenlos abbilden und in ihrer Effizienz messen. Die Einsatzhistorie liefert wertvolle Einblicke: Wie lange hat der Termin gedauert? Welche Spesen sind angefallen? Welche Artikel wurden angeboten – und welche letztlich verkauft?

X-ERP hat integrierte digitale Haftnotizen. Auf Ihrem Desktop steht ein Eingabefeld bereit, in das Sie spontane Ideen oder Aufgaben direkt eintragen können. Daraus erstellt X-ERP automatisch eine Haftnotiz am Bildschirmrand. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, genügt ein Klick: Die Notiz wechselt von Gelb zu Grau und wird beim nächsten Bildschirm-Refresh automatisch ins Archiv verschoben.

Mit dem Intercom-Modul in X-ERP werden interne Nachrichten und Aufgaben verwaltet. Das Intercom-Modul hat keinen Anschluss an die Außenwelt, so können vertrauliche Daten nicht versehentlich in die falschen Hände gelangen. Weiterhin können sowohl der Sender als auch der Empfänger immer den aktuellen Status zu einer Aufgabe sehen. Statt undurchschaubarem E-Mail-Ping-Pong mit verstreuten Informationen befindet sich jede Information zu einer Aufgabe direkt innerhalb der Aufgabe.

Jede Nutzerin und jeder Nutzer benötigt zur Anmeldung eine Named-User-Lizenz. Partner-Logins, externe User, Mandanten und Webshop-Übergaben sind kostenfrei. Nicht mehr benötigte Lizenzen dürfen weiterverkauft werden.

Der Einkaufs-Beschaffungsassistent funktioniert ähnlich wie der Produktions-Beschaffungsassistent: Auf Basis der eingegebenen Werte ermittelt er automatisch fehlende Mengen – sei es aus offenen Kundenaufträgen oder zur Auffüllung von Lagerbeständen unterhalb definierter Schwellenwerte.

Im Unterschied zum Produktions-Beschaffungsassistenten berücksichtigt er ausschließlich Artikel mit der Beschaffungsart „kaufen“. Die fehlenden Mengen können anschließend beim schnellsten oder günstigsten Lieferanten entweder angefragt oder direkt bestellt werden.

Alle Beschaffungsbelege werden mit den entsprechenden Bezugsmengen verknüpft. So ist beim Wareneingang sofort ein Bezug zum ursprünglichen Auftrag vorhanden, und bereits in der Auftragsbestätigung lässt sich der Bestellstatus eindeutig erkennen.

Neben Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung umfasst die Belegkette von X-ERP über 60 unterschiedliche Belegtypen. Standardmäßig sind nur die wichtigsten aktiviert – bei Bedarf lässt sich die Belegkette jedoch um beliebig viele weitere Belegtypen erweitern.

Die „Ankündigung“ folgt auf eine Bestellung beim Lieferanten und zeigt, ob diese bereits bestätigt wurde. Dabei wird sofort ersichtlich, ob es Abweichungen vom gewünschten Liefertermin oder vom vereinbarten Bestellpreis gibt.

Updates stellt Ihr Fachhändler bereit. Über das Fachhandelsportal hat er jederzeit Zugriff auf die neuesten Versionen und kann diese direkt ausliefern.

Der First-Level-Support erfolgt ebenfalls über den Fachhändler. Falls erforderlich, kann dieser den Support an die X-DIGI GmbH weiterleiten.

Optional besteht die Möglichkeit, einen erweiterten Support direkt bei der X-DIGI GmbH zu buchen – inklusive 24/7-Betreuung und SLA-Abdeckung.

Mitarbeitende können in Provisionsgruppen eingeteilt werden. Diesen Gruppen lassen sich entweder unternehmensweite Prozentsätze zuweisen oder differenzierte Regeln – etwa pro Partnergruppe, pro Artikelgruppe oder kombiniert über Partner- und Artikelgruppen hinweg.

In X-ERP können unbegrenzt viele Preislisten und Rabattgruppen angelegt werden. Auch Preislisten in Fremdwährungen werden vollständig unterstützt.

Gehen Sie in zwei Schritten vor: Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer und fragen Sie nach einer Demo-Version von X-ERP. Ist er noch kein X-ERP-Fachhändler, können wir ihn kurzfristig schulen. Falls Sie keinen Systembetreuer haben oder dieser Ihnen keine Informationen zu X-ERP geben kann, vermitteln wir Ihnen gerne einen zertifizierten Partner. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen möglichst genau, damit wir den passenden Partner für Ihr Unternehmen auswählen können. Nutzen Sie dazu bitte unser Kontaktformular.

Zusätzlich steht Ihnen unsere Video-Übersicht mit detaillierten Schulungsvideos zu allen Bereichen von X-ERP zur Verfügung – für einen noch tieferen Einblick.