X-ERP

Mitarbeiterstammdaten

Ihre Mitarbeiter sind Ihr wichtigstes Kapital. Die integrierte Personalverwaltung umfasst Stammdaten, Abteilungen, Urlaubsmanagement mit digitalem Antrag und Genehmigungsworkflow, Provisionsgruppen für den Vertrieb sowie flexible Urlaubsarten. Vom Antrag bis zur Genehmigung läuft alles digital, transparent und nachvollziehbar.

• Urlaubsmanagement
• Interne Zeiterfassung
• Provisionsgruppen

Belegübersicht

Alle Belege auf einen Blick: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen und Wareneingänge in einer einheitlichen, filterbaren Liste. Status, Fälligkeiten und offene Mengen sofort sichtbar. Per Klick in die Details springen. Die Belegübersicht ist Ihr Cockpit für den gesamten operativen Geschäftsprozess.

Verknüpfungsplan

Die visuelle Belegbeziehungskarte macht Zusammenhänge sichtbar: Welches Angebot führte zum Auftrag? Welcher Lieferschein gehört dazu? Ist die Rechnung erstellt? Die grafische Darstellung aller Belegverkettungen erspart mühsames Suchen und gibt sofortige Transparenz – vom ersten Kundenkontakt bis zur Zahlung.

Partnerstammdaten

Kunden, Lieferanten, Interessenten – alle Geschäftspartner in einer Datenbank vereint. Jeder Partner kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein. Beliebig viele Ansprechpartner, Liefer-/Rechnungsadressen, Bankverbindungen, Zahlungs-/Lieferbedingungen, Rabattgruppen und Katalognummern. Automatische E-Mail-Zuordnung stellt sicher, dass jeder Beleg beim richtigen Empfänger landet.

• Interessenten
• Kunden
• Lieferanten
• Ticket-System-Benutzer
• Shop-Benutzer
• Seller
• Ansprechpartner
• Lieferadressen
• Rechnungsadressen
• Lokalisierung
• Kreditlimit
• Liefersperre
• Mahnsperre
• Rabattgruppen
• Belegrabatt
• Abweichender Rechnungsempfänger
• Mitarbeiterzuordnung
• Verkäuferzuordnung (Provisionsberechnung)
• Partnerseitige Katalognummern (Bestellnummern)
• OP-Übersicht
• Historien
• Ausgabesteuerung (Reportzuweisung, Belegformatzuweisung, Zielzuweisung)
• Währungszuweisung
• Sprachzuweisung
• Standortzuweisung

Textblöcke

Wiederkehrende Texte nie wieder neu tippen: Zentrale Textbausteine für Angebote, Rechnungen, E-Mails und Verträge. In Gruppen organisiert (AGB, Vertragsklauseln, Begleittexte), per Klick einfügbar. Dynamische Textvariablen ersetzen Platzhalter automatisch durch aktuelle Daten. Einheitliche Kommunikation bei maximalem Tempo.

Preismanagement

Mehrstufige Verkaufspreislisten, lieferantenspezifische Einkaufspreise, Staffelpreise, Gültigkeitszeiträume und Multiwährung. Der Verkaufspreisassistent ermöglicht Massenpreisänderungen per Knopfdruck. Rabattgruppen greifen automatisch bei der Belegerfassung – Ihr Vertrieb arbeitet immer mit den richtigen Konditionen.

Lagermanagement

Volle Kontrolle: Mehrere Lagerorte, detaillierte Lagerplatzstrukturen (Gang/Regal/Ebene/Fach), Echtzeit-Bestandsführung, Umlagerungen, Inventurzählung mit Soll-/Ist-Abgleich, Bestandsneubewertung nach HGB. Jede Warenbewegung lückenlos verfolgbar. Lagermedien wie Paletten und Behälter werden per Barcode/RFID getrackt.

• Lagerplätze
• Min.- / Max.- / Meldebestände
• Kommissionslager
• Konsignationslager
• Sperrlager
• Reparaturlager
• Kreuzlager
• Lagermedien
• Automatische Lager (Roboter- / Paternoster-Anbindung)
• Kontinuierliche Bestandswertbuchungen
• Lagerstandorte
• Bestandsneubewertung

Anhänge

Dateien gehören zum Datensatz: PDFs, Bilder, Verträge und Zeichnungen direkt an Artikel, Partner, Belege oder jeden Datensatz anhängen. Status-Workflow für Prüfung und Freigabe. Alle Mitarbeiter haben sofort Zugriff auf relevante Unterlagen – ohne in Netzlaufwerken oder E-Mail-Postfächern zu suchen.

• SQL Anlagenmanagement
• Bidirektionale Kalender-Anbindung

Verkauf

Der komplette Verkaufsprozess in einem System: Vom Angebot über die Auftragsbestätigung, den Lieferschein bis zur Rechnung – jeder Schritt wird automatisch verkettet. Positionen mit Artikeln, Mengen, Preisen, Rabatten und Steuern. Teillieferungen, Sammelrechnungen und Gutschriften sind selbstverständlich. XRechnung und ZUGFeRD für den elektronischen Rechnungsversand inklusive.

• Externes Dok
• Opportunities
• Besuchsbericht
• Vorkalkulation
• Rahmenvertrag
• Helpdesk Ticket
• Serviceabruf
• Reparaturanfrage
• Reparaturauftrag
• Reparaturannahme
• Außendiensteinsatz
• Angebot
• Aufmaß
• Vorkassenanforderung
• Vorkassenrechnung
• Anzahlungsanforderung
• Anzahlungsrechnung
• Shop Auftrag
• Auftragsbestätigung
• Materialanforderung
• Leihgabe
• Vermietung
• Kommissionierliste
• Lieferschein
• Dropshipping
• Arbeitsnachweis
• Inbetriebnahme
• Rechnung
• Retoure
• Wertgutschrift
• Stornorechnung
• Nachkalkulation
• Inventarisierung
• Entsorgungsnachweis
• Vertrag

Außendienst

Field Service Management komplett integriert: Planen Sie Außendiensttermine mit Einsatzplanung, verwalten Sie Servicetechniker-Ressourcen nach Qualifikation und Region, und steuern Sie den gesamten Serviceprozess über konfigurierbare Status. Das Gantt-Chart gibt visuelle Übersicht über alle Einsätze. Techniker dokumentieren Ergebnisse direkt im System.

• Planung
• Gantt-Chart
• Erfolgsauswertung

Einkauf

Vom Bedarf zur Bestellung in wenigen Klicks: Einkaufspreislisten mit Staffeln, automatische Lieferantenvorschläge, Bestellungen mit Mengen- und Terminkontrolle. Wareneingang mit Soll-/Ist-Abgleich, Eingangsrechnungsprüfung und automatische Lagerbuchung. Der gesamte Beschaffungsprozess digital und nachvollziehbar.

• Import Archiv
• Externes Dok
• Rahmenvertrag
• Bestellanforderung
• Anfrage
• Preisinfo
• Reparaturanfrage
• Serviceabruf
• Outsourcing
• Vorkassenrechnung
• Anzahlungsanforderung
• Anzahlungsrechnung
• Bestellung
• Ankündigung
• Wareneingang
• Dropshipping
• Rechnung
• Retoure
• Wertgutschrift
• Stornorechnung
• Belastungsanzeige
• Entsorgung
• Recycling
• Inventarisierung
• Vertrag

Beschaffungsassistent

Der intelligente Wizard führt Schritt für Schritt durch den Beschaffungsprozess: Bedarfserkennung, Lieferantenvorschlag basierend auf Einkaufshistorie, Preisvergleich, Mengen-/Terminbestätigung und Bestellerzeugung. Ideal für neue Mitarbeiter und Standardbeschaffungen. Make-or-Buy-Entscheidungen werden mit Kapazitätsprüfung unterstützt.

• Verfügbarkeitsprüfung
• Dispositionsassistent
• Umdisponierung
• Auftragsbezogen / Lagerbezogen
• Materialbedarfsplanung

Geräteservice

Lückenlose Servicehistorie pro Gerät und Seriennummer: Welche Wartungen wurden durchgeführt? Welche Teile getauscht? Wann ist die nächste Inspektion fällig? Die Geräteservice-Dokumentation verknüpft Seriennummern mit Servicebelegen und gibt Technikern im Außendienst alle Informationen auf einen Blick – auch mobil.

• Garantieüberwachung (kunden- und lieferantenseitig)
• Historie

Packzettel

Professionelle Versanddokumentation: Erstellen Sie Packlisten mit Kartonzuordnung – welcher Artikel in welchem Karton, mit Abmessungen und Gewicht. Standardisierte Kartontypen beschleunigen den Packprozess. Der Empfänger weiß sofort, was in welchem Paket steckt. Perfekt für Spediteure, Zoll und Wareneingang beim Kunden.

• Karton-/Packstückzuordnung
• Waagenanbindung
• Kameraanbindung

Versand

Alles für die Logistik: Spediteure, Versandarten (Paket, Express, Spedition, Abholung), Versandzonen und gewichtsbasierte Tarife. Die Frachtkosten werden automatisch auf dem Beleg berechnet. Zonenbasierte Tarifstrukturen für Inland, EU und Übersee. Integration mit gängigen Paketdiensten für Tracking und Avisierung.

• Versandarten
• Versandzonen

Genehmigungen

Mehrstufige Freigabeprozesse für geschäftskritische Belege: Definieren Sie, welche Belege ab welchem Betrag oder Typ eine Genehmigung benötigen. Genehmiger werden automatisch benachrichtigt, können freigeben oder zurückweisen. Volle Transparenz über den Genehmigungsstatus. Compliance und Vier-Augen-Prinzip systemseitig sichergestellt.

• Genehmigungen anfordern
• Vorgang genehmigen

Vertragsmanagement

Verträge im Griff: Laufzeiten, Kündigungsfristen, automatische Erinnerungen und Verlängerungsoptionen – alles zentral verwaltet. Verknüpfen Sie Verträge mit Partnern und Belegen. Lassen Sie sich rechtzeitig an auslaufende Verträge erinnern und verpassen Sie keine Kündigungsfrist mehr. Revisionssicher archiviert.

• Kunden- und lieferantenseitige Vertragsverwaltung
• Beleggenerierung direkt aus dem Vertrag
• Vorfälligkeit
• Überwachung von Kündigungsmöglichkeiten
• Pausierung
• Vorzeitiger Abbruch
• Zyklendefinition

Projektmanagement

Projekte mit Phasen, Meilensteinen, Budget und Fortschrittsverfolgung. Das integrierte Gantt-Chart zeigt Abhängigkeiten und kritische Pfade auf einen Blick. Verknüpfen Sie Projektphasen mit Belegen, Zeitbuchungen und Kosten für eine durchgängige Projektkalkulation – von der Planung bis zur Nachkalkulation.

• Unbegrenzte Struktur mit Unterprojekten
• Budget-Überwachung
• Gantt-Chart
• Ressourcen

Produktion

Fertigungssteuerung durchgängig integriert: Fertigungsaufträge mit Stücklisten, Arbeitspläne mit Ressourcenzuordnung, Betriebsdatenerfassung in Echtzeit. Das Produktionsgantt-Chart zeigt Maschinenauslastung und Engpässe. BDE-Daten fließen direkt in die Nachkalkulation. Make-or-Buy-Entscheidungen werden datenbasiert getroffen.

• Ressourcenplanung
• Parallel-Schritte
• Schrittfolgen (Start/Start, Start/Ende, Ende/Start, Ende/Ende)
• Betriebsdatenerfassung
• Gantt-Diagramm
• Montage / Demontage
• Vorwärts- / Rückwärtsplanung
• Seriennummern- / Chargenprodukte
• Stücklisten
• Qualitätsmanagement
• Seriennummern- / Chargenverfolgung
• Aufgaben aufteilen und zusammenführen
• Ressourcenzuweisung
• Projektstrukturplan
• Entnahme
• Fertigmeldung

CRM

Vertriebssteuerung auf höchstem Niveau: Verwalten Sie Verkaufschancen (Opportunities) mit Pipeline-Phasen, Wahrscheinlichkeiten und Umsatzprognosen. Planen Sie Aktivitäten (Anrufe, Besuche, Meetings) und verknüpfen Sie diese mit Partnern und Belegen. Frei konfigurierbare Status und Typen passen sich Ihrem Vertriebsprozess an.

• Aktivitäten
• Opportunity-Management
• Geo-Lokalisierung
• AI-Integration
• Erfolgsauswertungen
• Email-Integration

Intercom

Sichere interne Kommunikation ohne externe Tools: Das integrierte Nachrichtensystem ermöglicht firmeninterne Kommunikation mit Gruppen, Prioritäten und Lese-/Zustellbestätigung. Sensible Informationen bleiben im Unternehmen und nicht auf externen Servern. Nachrichten werden mit Partnern, Belegen oder Projekten verknüpft – alles im Kontext.

• Interne Kommunikation
• Aufgabenerstellung
• Abstimmung
• Statusübersicht

Wiki

Unternehmenswissen zentral und durchsuchbar: Die integrierte Wissensdatenbank mit Kategorien, Volltextsuche und Redaktionsworkflow (Entwurf > Prüfung > Freigabe > Archiv) stellt sicher, dass Know-how dokumentiert, aktuell und für alle zugänglich ist. Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, erfahrene Kollegen teilen ihr Wissen effizient.

• Wissensmanagement
• AI-Unterstützung

Bulletin

Das digitale Schwarze Brett für Ihr Unternehmen: Veröffentlichen Sie Ankündigungen, News und Mitteilungen in Kategorien (Unternehmensnews, HR, IT-Infos). Alle Mitarbeiter sehen relevante Informationen beim Login. Kein Aushang mehr, der übersehen wird – wichtige Nachrichten erreichen jeden Mitarbeiter digital und nachweisbar.

• Nachrichtenaushang
• Lesebestätigung

Archivierung

GoBD-konforme Belegarchivierung direkt im ERP: Archivieren Sie Rechnungen, Verträge und Korrespondenz revisionssicher. Externe Dateien werden dem Datensatz zugeordnet und sind sofort auffindbar. Die Archivierung erfüllt die Anforderungen der GoBD an die unveränderbare Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen.

• SQL Archivierungsmanagement (revisionssicher)

Kalender

Integrierte Terminplanung mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Termine mit Teilnehmern, Erinnerungen, Wiederholungen und Kategorien. Einladungen mit Zu-/Absage, automatische Feiertagsverwaltung nach Bundesland und flexible Arbeitszeitmodelle mit Schichten. Der Arbeitstage-Assistent konfiguriert Modelle im Handumdrehen.

• Einzelkalender
• Gruppenfunktion
• Ressourcenkalender
• Bidirektionale Verbindung mit Anhängen
• Tages-, Wochen-, Monats-, Jahresansicht
• Zeitstrahl
• Wiederkehrende Termine
• Einladungen

Elektronische „Haft-Notizen"

Digitale Post-Its für Ihren Arbeitsplatz: Erstellen Sie persönliche Notizen und Erinnerungen direkt auf dem ERP-Desktop. Farbcodiert, schnell erstellt, immer sichtbar. Die perfekte Ergänzung für spontane Gedanken, Telefon-Rückrufe oder kurzfristige To-Dos – ohne separates Notiz-Tool.

• Sofortnotizen
• Archiv

Reportdesigner

Berichte und Belege genau nach Ihren Vorstellungen: Der integrierte Report-Designer ermöglicht Ihnen, Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und Auswertungen pixelgenau zu gestalten – mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihrem Layout. Vorgefertigte Vorlagen beschleunigen den Start. Der Report-Viewer zeigt Berichte interaktiv an mit Druck, PDF-Export und Excel-Export.

Dashboarddesigner

Daten werden zu Entscheidungen: Erstellen Sie individuelle Dashboards per Drag-and-Drop mit Diagrammen, Kennzahlen, Tabellen und Filtern. Jede Rolle bekommt das Dashboard, das sie braucht: Die Geschäftsführung sieht Umsatz und Cashflow, der Vertrieb seine Pipeline, das Lager die Bestandssituation. Echtzeit-Daten für datengetriebene Entscheidungen.

Desktopkonfigurator

Jede Rolle bekommt ihren Arbeitsplatz: Der Desktopkonfigurator ermöglicht es, für jede Benutzerrolle einen individuellen Startbildschirm zu gestalten – mit Schnellzugriff-Buttons, Widgets und rollenspezifischen Menüs. Der Lagermitarbeiter sieht Wareneingang und Kommissionierung, der Buchhalter OP-Liste und Zahlungsverkehr. Maximale Effizienz durch minimale Klickwege.

Extra-Tabellen

Ihr ERP, Ihre Daten: Legen Sie benutzerdefinierte Tabellen an – ganz ohne Programmierung. Ob Maschinenverzeichnis, Fuhrpark, Zertifikate oder Schulungsnachweis: Definieren Sie Felder, Datentypen und Beziehungen. X-ERP generiert automatisch Eingabe- und Listenseiten. Ihr ERP wächst mit Ihren Anforderungen, ohne auf den Softwarehersteller warten zu müssen.

Extra-Felder

Standardtabellen erweitern, ohne den Standard zu verlieren: Fügen Sie bestehenden Tabellen (Artikel, Partner, Belege) zusätzliche Felder hinzu – Text, Zahl, Datum, Auswahlliste. Die Felder erscheinen automatisch in den Eingabemasken und stehen für Auswertungen zur Verfügung. Updates bleiben kompatibel, Ihre individuellen Felder bleiben erhalten.