X-ERP

Základní údaje partnera

Zákazníci, dodavatelé, zájemci – všichni obchodní partneři v jedné databázi. Každý partner může být současně zákazníkem i dodavatelem. Libovolný počet kontaktních osob, dodacích/fakturačních adres, bankovních údajů, platebních/dodacích podmínek, skupin slev a katalogových čísel. Automatické přiřazení e-mailu zajišťuje, že každý doklad dorazí ke správnému příjemci.

• Zájemci
• Zákazníci
• Dodavatelé
• Uživatelé systému tiketů
• Uživatelé obchodu
• Prodejce
• Kontaktní osoba
• Doručovací adresy
• Fakturační adresy
• Lokalizace
• Úvěrový limit
• Blok doručení
• Dunning Block
• Slevové skupiny
• Sleva na účet
• Odlišný příjemce faktury
• Přiřazení zaměstnanců
• Přiřazení prodejců (výpočet provize)
• Katalogová čísla partnera (čísla objednávek)
• Přehled otevřených položek
• Historie
• Řízení výstupu (přiřazení zpráv, přiřazení formátu dokladu, přiřazení cíle)
• Přiřazení měny
• Přiřazení jazyka
• Přiřazení místa

Textové bloky

Opakující se texty už nikdy nepřepisovat: Centrální textové bloky pro nabídky, faktury, e-maily a smlouvy. Organizovány ve skupinách (VOP, smluvní ustanovení, doprovodné texty), vložitelné jedním kliknutím. Dynamické textové proměnné automaticky nahrazují zástupné symboly aktuálními daty. Jednotná komunikace při maximální rychlosti.

Správa cen

Víceúrovňové ceníky, nákupní ceny specifické pro dodavatele, množstevní ceny, platnost a více měn. Asistent prodeje umožňuje hromadné změny cen stisknutím tlačítka. Skupiny slev se automaticky uplatňují při zadávání dokladů – váš prodej vždy pracuje se správnými podmínkami.

Základní údaje o zaměstnancích

Vaši zaměstnanci jsou vaším nejdůležitějším kapitálem. Integrovaná správa personálu zahrnuje základní údaje, oddělení, řízení dovolené s digitální žádostí a schvalovacím workflow, provizní skupiny pro prodej a flexibilní druhy dovolené. Od žádosti po schválení probíhá vše digitálně, transparentně a sledovatelně.

• Správa dovolené
• Interní evidenci času
• Skupiny provize

Zdroje události

Centrální správa všech podnikových zdrojů: stroje, prostory, zařízení a kapacity. Definujte dostupnost, kvalifikace a limity vytížení. Automatické přiřazování zdrojů při projektech a úkolech. Plánování kapacit s výstrahami při přetížení. Každý zdroj s postupnou historií údržby a inspekcí.

• Katalog zdrojů
• Řízení dostupnosti
• Plánování kapacity
• Optimalizace využití

Správa skladu

Plná kontrola: Více skladových míst, podrobné struktury skladovacích prostor (chodba/polička/úroveň/oddíl), vedení zásob v reálném čase, přesuny, inventurní sčítání s porovnáním se stavem, přecenění zásob podle HGB. Každý pohyb zboží je zcela sledovatelný. Skladové prostředky jako palety a nádoby jsou sledovány pomocí čárového kódu/RFID.

• Umístění koše
• Minimální / Maximální / Hlásené zásoby
• Skladová média
• Automatické sklady (připojení robota / paternosteru)
• Kontinuální účtování hodnoty zásob
• Skladové lokace
• Přeocenění zásob

Projektový management

Projekty s fázemi, milníky, rozpočtem a sledováním pokroku. Integrovaný Ganttův diagram okamžitě ukazuje závislosti a kritické cesty. Propojte fáze projektu s doklady, časovými zápisy a náklady pro úplné kalkulace projektu – od plánování až po následné vyúčtování.

• Neomezená struktura s podprojekty
• Sledování rozpočtu
• Ganttův diagram
• Zdroje události

Přílohy

Soubory patří k datovému záznamu: PDF, obrázky, smlouvy a výkresy lze připojit přímo k položkám, partnerům, dokladům nebo jakémukoli datovému záznamu. Stavový workflow pro kontrolu a schválení. Všichni zaměstnanci mají okamžitý přístup k relevantním dokumentům – aniž by museli hledat v síťových discích nebo e-mailových schránkách.

• SQL správa zařízení
• Obousměrné propojení kalendáře

Prodej

Kompletní prodejní proces v jednom systému: Od nabídky přes potvrzení objednávky, dodací list až po fakturu – každý krok je automaticky propojen. Položky s artikly, množstvím, cenami, slevami a daněmi. Částečné dodávky, souhrnné faktury a dobropisy jsou samozřejmostí. XRechnung a ZUGFeRD pro elektronické zasílání faktur jsou zahrnuty.

• Externí dokument
• Příležitosti
• Zpráva o návštěvě
• Předběžný výpočet
• Rámcová smlouva
• Helpdesk Ticket
• Služební požadavek
• Žádost o opravu
• Objednávka opravy
• Přijetí opravy
• Terénní zásah
• Nabídka
• Zaměření
• Požadavek na zálohu
• Předběžná faktura
• Žádost o zálohu
• Zálohová faktura
• Objednávka z obchodu
• Potvrzení objednávky
• Požadavek na materiál
• Půjčka
• Pronájem
• Seznam výběru
• Dodací list
• Dropshipping
• Doklad o práci
• Datum uvedení do provozu
• Faktura
• Vrácení
• Kreditní nota
• Storno faktura
• Dodatečný výpočet
• Inventarizace
• Doklad o likvidaci
• Smlouva

Polní služba

Kompletně integrované řízení terénních služeb: Plánujte návštěvy v terénu pomocí plánování nasazení, spravujte zdroje servisních techniků podle kvalifikace a regionu a řiďte celý proces služeb prostřednictvím konfigurovatelných stavů. Ganttův diagram poskytuje vizuální přehled všech nasazení. Technici zaznamenávají výsledky přímo v systému.

• Plánování
• Ganttův diagram
• Vyhodnocení úspěchu

Nákup

Od potřeby k objednávce během několika kliknutí: nákupní ceníky s množstevními úrovněmi, automatické návrhy dodavatelů, objednávky s kontrolou množství a termínů. Příjem zboží s porovnáním plánovaného a skutečného stavu, kontrola přijatých faktur a automatické zaúčtování na sklad. Celý proces nákupu digitálně a průhledně.

• Archiv importu
• Externí dokument
• Rámcová smlouva
• Požadavek na objednávku
• Žádost
• Informace o ceně
• Žádost o opravu
• Služební požadavek
• Outsourcing
• Předběžná faktura
• Žádost o zálohu
• Zálohová faktura
• Nákupní objednávka
• Oznámení
• Příjem zboží
• Dropshipping
• Faktura
• Vrácení
• Kreditní nota
• Storno faktura
• Zobrazení zatížení
• Likvidace
• Recyklace
• Inventarizace
• Smlouva

Průvodce zadáním zakázek

Inteligentní průvodce provede krok za krokem procesem nákupu: zjištění potřeby, návrh dodavatele na základě historie nákupů, porovnání cen, potvrzení množství a termínu a vytvoření objednávky. Ideální pro nové zaměstnance a standardní nákupy. Rozhodnutí make-or-buy je podporováno kontrolou kapacity.

• Kontrola dostupnosti
• Asistent dispozice
• Přeplánování
• Podle objednávky / Podle skladu
• Plánování materiálových potřeb

Služba zařízení

Bezproblémová servisní historie pro zařízení a sériové číslo: Jaké údržby byly provedeny? Které díly byly vyměněny? Kdy je další kontrola? Dokumentace servisního zařízení propojuje sériová čísla s servisními doklady a poskytuje technikům v terénu všechny informace na první pohled – i mobilně.

• Sledování záruky (ze strany zákazníka a dodavatele)
• Dějiny

Komisionování & balení

Profesionální dokumentace odesílky: Vytvářejte balicí seznamy s přiřazením kartonů – který produkt je v kterém kartonu, s rozměry a hmotností. Standardizované typy kartonů urychlují proces balení. Příjemce okamžitě ví, co se nachází v kterém balíku. Perfektní pro dopravce, celní úřad a příjem zboží u zákazníka.

• Přiřazení kartonů/balení
• Připojení váhy
• Připojení kamery

Přeprava

Vše pro logistiku: přepravci, způsoby dopravy (balík, expres, spedice, vyzvednutí), přepravní zóny a tarify založené na hmotnosti. Náklady na dopravu jsou automaticky vypočítány na dokladu. Tarifní struktury založené na zónách pro domácí, EU a zámoří. Integrace s běžnými přepravními službami pro sledování zásilek a upozornění.

• Typy dopravy
• Přepravní zóny

Výroba

Řízení výroby zcela integrované: výrobní příkazy s kusovníky, pracovní plány s přiřazením zdrojů, sběr provozních dat v reálném čase. Výrobní Ganttův diagram zobrazuje využití strojů a úzká hrdla. Data z BDE plynou přímo do následného kalkulování. Rozhodnutí výroby nebo nákupu jsou přijímána na základě dat.

• Plánování zdrojů
• Paralelní kroky
• Pořadí kroků (Start/Start, Start/Konec, Konec/Start, Konec/Konec)
• Sběr dat
• Ganttův diagram
• Montáž / demontáž
• Plánování dopředu / dozadu
• Produkty se sériovými čísly / šaržemi
• Výrobní kusovníky
• Řízení kvality
• Sledování sériových čísel / šarží
• Rozdělení a sloučení úkolů
• Přiřazení zdrojů
• Struktura projektu
• Odběr
• Kompletní poznámka

Správa smluv

Smlouvy pod kontrolou: Doba trvání, výpovědní lhůty, automatická upozornění a možnosti prodloužení – vše centrálně spravováno. Propojte smlouvy s partnery a doklady. Nechte se včas upozornit na vypršení smluv a už nikdy nezmeškejte výpovědní lhůtu. Archivováno s právními nároky na stálost.

• Správa smluv na straně zákazníka a dodavatele
• Generování dokladů přímo ze smlouvy
• Předčasná splatnost
• Sledování možností ukončení
• Pozastavení
• Předčasné ukončení
• Definice cyklu

Mapa vztahu

Vizualizovaná mapa vztahů dokladů dělá souvislosti viditelnými: Která nabídka vedla k zakázce? Který dodací list k ní patří? Byla faktura vytvořena? Grafické zobrazení všech propojení dokladů šetří zdlouhavé hledání a poskytuje okamžitou transparentnost – od prvního kontaktu se zákazníkem až po platbu.

Schválení

Víceúrovňové schvalovací procesy pro obchodně kritické doklady: Určete, které doklady vyžadují schválení od jaké částky nebo typu. Schvalující jsou automaticky upozorněni, mohou schválit nebo zamítnout. Plná transparentnost ohledně stavu schválení. Soulad a princip dvou párů očí je zajištěn systémově.

• Požádat o schválení
• Schválit proces

CRM

Řízení prodeje na nejvyšší úrovni: Spravujte prodejní příležitosti (Opportunities) s fázemi pipeline, pravděpodobnostmi a prognózami obratu. Plánujte aktivity (telefonní hovory, návštěvy, schůzky) a propojujte je s partnery a doklady. Volně konfigurovatelné stavy a typy se přizpůsobí vašemu prodejnímu procesu.

• Aktivity
• Správa příležitostí
• Geolokace
• Integrace umělé inteligence
• Vyhodnocení úspěchu
• Integrace e-mailu

Intercom

Bezpečná interní komunikace bez externích nástrojů: Integrovaný systém zpráv umožňuje interní firemní komunikaci s skupinami, prioritami a potvrzením o přečtení/doručení. Citlivé informace zůstávají ve firmě a nejsou na externích serverech. Zprávy jsou propojeny s partnery, doklady nebo projekty – vše v kontextu.

• Interní komunikace
• Vytváření úkolů
• Smíření
• Přehled stavu

Wiki

Firemní znalosti centrálně a prohledávatelně: Integrovaná znalostní databáze s kategoriemi, fulltextovým vyhledáváním a redakčním workflow (Návrh > Kontrola > Schválení > Archiv) zajišťuje, že know-how je dokumentováno, aktuální a dostupné pro všechny. Noví zaměstnanci se rychleji zorientují, zkušení kolegové sdílejí své znalosti efektivně.

• Správa znalostí
• Pomoc AI

Bulletin

Digitální nástěnka pro vaši firmu: Publikujte oznámení, novinky a sdělení v kategoriích (Firemní novinky, HR, IT informace). Všichni zaměstnanci vidí relevantní informace při přihlášení. Už žádné vyvěšování, které je přehlédnuto – důležité zprávy dosáhnou každého zaměstnance digitálně a ověřitelně.

• Nástěnka zpráv
• Potvrzení přečtení

Archivace

Archivace dokladů v souladu s GoBD přímo v ERP: Archivujte faktury, smlouvy a korespondenci zajišťující možnost revize. Externí soubory jsou přiřazeny k záznamu a jsou okamžitě dohledatelné. Archivace splňuje požadavky GoBD na nezměnitelnou úschovu obchodních dokumentů.

• Správa SQL archivace (auditně bezpečná)

E-mail

Plnohodnotný e-mailový klient v ERP: Odesílání, přijímání, odpovídání, přeposílání – s více účty IMAP/SMTP, strukturou složek, HTML podpisy a šablonami s prostorami pro vložení údajů. Automatická pravidla příchozí a odchozí pošty třídí a archivují e-maily. Ochrana proti spamu, správa příloh a kompletní e-mailový protokol. Veškerá vaše obchodní korespondence zůstává v kontextu ERP.

• Volitelně: Propojení s Outlookem nebo interní e-mailový systém
• Skupinové složky
• Pravidla Příchozí
• Pravidla Odchozí
• Porovnání spamového filtru s existujícími e-mailovými adresami partnerů
• Neomezená struktura složek
• E-mail lze vyhodnotit přes MS SQL
• Integrace AI (generování textu, generování partnerů z e-mailu)

Kalendář

Integrované plánování schůzek s denním, týdenním a měsíčním zobrazením. Schůzky s účastníky, připomenutími, opakováním a kategoriemi. Pozvánky s potvrzením/odmítnutím, automatická správa svátků podle spolkové země a flexibilní pracovní modely se směnami. Asistent pracovních dnů konfiguruje modely během okamžiku.

• Individuální kalendář
• Skupinová funkce
• Kalendář zdrojů
• Obousměrné propojení s přílohami
• Zobrazení dne, týdne, měsíce, roku
• Časová osa
• Opakující se události
• Pozvánky

DMS

Správa dokumentů přímo v ERP: Zaznamenávejte, klasifikujte, verzujte a propojujte dokumenty centrálně s partnery, doklady, projekty a dalšími procesy. OCR a fulltextové vyhledávání umožňují rychlé nalezení i naskenovaného obsahu, zatímco přístupová práva zajišťují kontrolované používání.

• Centrální úložiště dokumentů
• OCR a fulltextové vyhledávání
• Verzování a přístupová práva
• Propojení s hlavními daty a procesy

AI Assist

AI generované popisy produktů, e-mailové odpovědi a překlady produktů – přímo z ERP. Integrované připojení AI vám pomáhá při vytváření textů, odpovídá na dotazy zákazníků a překládá produktová data do libovolného jazyka. Tím šetříte čas, zlepšujete kvalitu textů a rychleji dosahujete mezinárodních trhů.

Elektronické „lepicí poznámky“

Digitální poznámky pro vaše pracoviště: Vytvářejte osobní poznámky a připomenutí přímo na ERP ploše. Barevně kódované, rychle vytvořené, vždy viditelné. Perfektní doplněk pro spontánní myšlenky, telefonické hovory zpět nebo krátkodobé úkoly – bez potřeby samostatného nástroje pro poznámky.

• Okamžité poznámky
• Archiv

Desktop konfigurátor

Každá role dostane své pracovní místo: Desktopový konfigurátor umožňuje vytvořit pro každou uživatelskou roli individuální startovní obrazovku – s tlačítky pro rychlý přístup, widgety a rolemi specifickými menu. Skladník vidí příjem zboží a kompletaci, účetní otevřený seznam a platební styk. Maximální efektivita díky minimálnímu počtu kliknutí.

Návrhář reportů

Zprávy a doklady přesně podle vašich představ: Integrovaný návrhář reportů vám umožní vytvářet faktury, dodací listy, nabídky a analýzy pixelově přesně – s vaším logem, vašimi barvami a vaším layoutem. Předpřipravené šablony urychlují start. Prohlížeč reportů zobrazuje zprávy interaktivně s tiskem, exportem do PDF a exportem do Excelu.

Návrhář dashboardů

Data se stává rozhodnutími: Vytvářejte individuální dashboardy přetažením a umístěním s grafy, ukazateli, tabulkami a filtry. Každá role dostane dashboard, který potřebuje: management vidí tržby a cashflow, prodejní tým svou pipeline, sklad stav zásob. Data v reálném čase pro rozhodnutí založená na datech.

Extra tabulky

Vaše ERP, vaše data: Vytvářejte vlastní tabulky – zcela bez programování. Ať už jde o seznam strojů, vozový park, certifikáty nebo doklad o školení: definujte pole, datové typy a vztahy. X-ERP automaticky generuje stránky pro zadávání a seznamy. Vaše ERP roste s vašimi požadavky, aniž byste museli čekat na výrobce softwaru.

Extra pole

Rozšiřování standardních tabulek, aniž by byl ztracen standard: Přidejte stávajícím tabulkám (artikly, partneři, doklady) další pole – text, číslo, datum, výběrový seznam. Pole se automaticky objeví v zadávacích formulářích a jsou k dispozici pro vyhodnocení. Aktualizace zůstávají kompatibilní, vaše vlastní pole zůstanou zachována.

Formátované vyhledávání

Pomocí formátovaného vyhledávání vyplňuje X-ERP pole automaticky vhodnými hodnotami.

Ať už jde o údaje o zákaznících, informace o artiklech, ceny, texty, termíny dodání, účty nebo vlastní doplňková pole: X-ERP může hodnoty přímo vyhledat z dostupných dat a navrhnout je nebo je zadat na správné místo.

To zrychluje, zajišťuje a sjednocuje každodenní práci.

Méně manuálních vstupů.
Méně chyb.
Více automatizace přímo v ERP.