X-ERP

Données de base des partenaires

Clients, fournisseurs, prospects – tous les partenaires commerciaux réunis dans une base de données. Chaque partenaire peut être à la fois client et fournisseur. Un nombre illimité de contacts, d'adresses de livraison/facturation, de coordonnées bancaires, de conditions de paiement/livraison, de groupes de remise et de numéros de catalogue. L'attribution automatique des e-mails garantit que chaque document parvienne au bon destinataire.

• Intéressés
• Clients
• Fournisseurs
• Utilisateur du système de tickets
• Utilisateur du magasin
• Vendeur
• Personne de contact
• Adresses de livraison
• Adresses de facturation
• Localisation
• Limite de crédit
• Bloc de livraison
• Dunning Block
• Groupes de réduction
• Remise funéraire
• Destinataire de facture différent
• Affectation des employés
• Affectation des vendeurs (Calcul des commissions)
• Numéros de catalogue côté partenaire (Numéros de commande)
• Aperçu des comptes ouverts
• Historique
• Contrôle des sorties (Affectation des rapports, Affectation du format des documents, Affectation de la destination)
• Affectation des devises
• Attribution de la langue
• Attribution du site

Blocs de texte

Ne plus jamais retaper des textes récurrents : blocs de texte centralisés pour les offres, factures, e-mails et contrats. Organisés en groupes (CGV, clauses contractuelles, textes d'accompagnement), insérables en un clic. Les variables de texte dynamiques remplacent automatiquement les espaces réservés par les données actuelles. Communication uniforme à vitesse maximale.

Gestion des prix

Listes de prix de vente à plusieurs niveaux, prix d'achat spécifiques aux fournisseurs, prix dégressifs, périodes de validité et multi-devises. L'assistant de prix de vente permet des modifications de prix en masse en un clic. Les groupes de remise s'appliquent automatiquement lors de la saisie des documents – votre service commercial travaille toujours avec les bonnes conditions.

Données de base des employés

Vos employés sont votre capital le plus important. La gestion du personnel intégrée comprend les données de base, les départements, la gestion des congés avec demande et workflow d'approbation numérique, des groupes de commission pour le service commercial ainsi que des types de congés flexibles. De la demande à l'approbation, tout se déroule de manière numérique, transparente et traçable.

• Gestion des congés
• Enregistrement interne du temps de travail
• Groupes de commission

Ressources de l'événement

Gestion centralisée de toutes les ressources de l'entreprise : machines, locaux, équipements et capacités. Définissez les disponibilités, les qualifications et les limites de charge. Affectation automatique des ressources pour les projets et les opérations. Planification des capacités avec alertes de surcharge. Chaque ressource avec un historique d'entretien et d'inspections en cours.

• Catalogue des ressources
• Gestion des disponibilités
• Planification des capacités
• Optimisation de l'utilisation

Gestion des stocks

Contrôle total : Plusieurs emplacements de stockage, structures détaillées des emplacements de stockage (allée/étagère/niveau/compartiment), gestion des stocks en temps réel, transferts, comptage d'inventaire avec comparaison entre prévisions et réel, réévaluation des stocks selon le HGB. Chaque mouvement de marchandise est traçable de manière complète. Les supports de stockage tels que les palettes et les conteneurs sont suivis via code-barres/RFID.

• Lieux de poubelle
• Stocks mini. / maxi. / de sécurité
• Entrepôts
• Entrepôts automatiques (connexion robot / paternoster)
• Enregistrements continus de la valeur des stocks
• Emplacements de stockage
• Réévaluation des stocks

Gestion de projet

Projets avec phases, jalons, budget et suivi de progression. Le diagramme de Gantt intégré montre les dépendances et les chemins critiques en un coup d'œil. Reliez les phases de projet aux documents, aux enregistrements de temps et aux coûts pour un calcul de projet continu – de la planification au calcul final.

• Structure illimitée avec sous-projets
• Suivi du budget
• Diagramme de Gantt
• Ressources de l'événement

Attachements

Les fichiers font partie de l'ensemble de données : PDF, images, contrats et dessins pouvant être directement attachés à un article, un partenaire, un document ou n'importe quel enregistrement. Workflow de statut pour vérification et approbation. Tous les employés ont immédiatement accès aux documents pertinents – sans avoir à chercher dans les lecteurs réseau ou les boîtes e-mail.

• Gestion des équipements SQL
• Connexion bidirectionnelle du calendrier

Ventes

Le processus de vente complet dans un seul système : de l'offre à la confirmation de commande, au bon de livraison jusqu'à la facture – chaque étape est automatiquement liée. Positions avec articles, quantités, prix, remises et taxes. Livraisons partielles, factures groupées et avoirs sont bien sûr inclus. XRechnung et ZUGFeRD pour l'envoi électronique de factures inclus.

• Doc externe
• Opportunités
• Rapport de visite
• Pré-calculation
• Contrat cadre
• Ticket d'assistance
• Demande de service
• Demande de réparation
• Ordre de réparation
• Réception de réparation
• Intervention sur site
• Offre
• Mesurage
• Demande de prépaiement
• Facture de prépaiement
• Demande de versement
• Facture d'acompte
• Commande de boutique
• Confirmation de commande
• Demande de matériel
• Prêt
• Location
• Cueillette
• Bon de livraison
• Dropshipping
• Preuve de travail
• Date de mise en service
• Facture
• Retour
• Avoir
• Facture d'annulation
• Recalcul
• Inventaire
• Certificat d'élimination
• Contracter

Service sur le terrain

Gestion complète des services sur le terrain : planifiez les rendez-vous sur site avec la planification des interventions, gérez les ressources des techniciens de service selon la qualification et la région, et contrôlez l’ensemble du processus de service via des statuts configurables. Le diagramme de Gantt fournit une vue d’ensemble visuelle de toutes les interventions. Les techniciens documentent les résultats directement dans le système.

• Planification
• Diagramme de Gantt
• Évaluation du succès

Achat

Du besoin à la commande en quelques clics : listes de prix d'achat avec paliers, propositions automatiques de fournisseurs, commandes avec contrôle des quantités et des délais. Réception des marchandises avec comparaison prévu/réel, vérification des factures d'entrée et enregistrement automatique en stock. L'ensemble du processus d'approvisionnement est numérique et traçable.

• Archive d'importation
• Doc externe
• Contrat cadre
• Demande de commande
• Demande
• Information sur les prix
• Demande de réparation
• Demande de service
• Externalisation
• Facture de prépaiement
• Demande de versement
• Facture d'acompte
• Commande d'achat
• Annonce
• Réception des marchandises
• Dropshipping
• Facture
• Retour
• Avoir
• Facture d'annulation
• Notification de débit
• Élimination
• Recyclage
• Inventaire
• Contracter

Assistant d'approvisionnement

L'assistant intelligent guide étape par étape à travers le processus d'approvisionnement : détection des besoins, proposition de fournisseur basée sur l'historique d'achat, comparaison des prix, confirmation des quantités/délais et génération de la commande. Idéal pour les nouveaux employés et les approvisionnements standards. Les décisions Make-or-Buy sont soutenues par la vérification des capacités.

• Vérification de disponibilité
• Assistant de planification
• Replanification
• Basé sur la commande / Basé sur le stock
• Planification des besoins en matériel

Service d'appareil

Historique de service complet par appareil et numéro de série : Quels entretiens ont été effectués ? Quelles pièces ont été remplacées ? Quand est prévue la prochaine inspection ? La documentation du service des appareils lie les numéros de série aux bons de service et fournit aux techniciens sur le terrain toutes les informations d'un seul coup d'œil – également sur mobile.

• Surveillance de la garantie (côté client et fournisseur)
• Histoire

Préparation de commandes & emballage

Documentation d'expédition professionnelle : Créez des listes de colisage avec attribution des cartons – quel article se trouve dans quel carton, avec dimensions et poids. Des types de cartons standardisés accélèrent le processus de conditionnement. Le destinataire sait immédiatement ce que contient chaque colis. Parfait pour les transporteurs, la douane et le service de réception des marchandises chez le client.

• Affectation des cartons / colis
• Connexion de balances
• Connexion de caméras

Expédition

Tout pour la logistique : transporteurs, modes d'expédition (colis, express, messagerie, retrait), zones d'expédition et tarifs basés sur le poids. Les frais de transport sont calculés automatiquement sur le document. Structures tarifaires basées sur les zones pour le national, l'UE et l'Outre-mer. Intégration avec les services de colis courants pour le suivi et la notification.

• Types d'expédition
• Zones d'expédition

Production

Contrôle de la production entièrement intégré : ordres de fabrication avec nomenclatures, plans de travail avec attribution des ressources, saisie des données d'exploitation en temps réel. Le diagramme de Gantt de production montre l'utilisation des machines et les goulots d'étranglement. Les données BDE sont directement intégrées dans le calcul des coûts. Les décisions Make-or-Buy sont prises sur la base des données.

• Planification des ressources
• Étapes parallèles
• Séquences d'étapes (Début/Début, Début/Fin, Fin/Début, Fin/Fin)
• Acquisition de données
• Diagramme de Gantt
• Montage / Démontage
• Planification avant / arrière
• Produits avec numéro de série / lot
• Nomenclatures
• Gestion de la qualité
• Suivi des numéros de série / lots
• Répartir et fusionner les tâches
• Affectation des ressources
• Plan de structure du projet
• Prélèvement
• Note complète

Gestion des contrats

Contrats sous contrôle : durées, délais de préavis, rappels automatiques et options de renouvellement – tout géré de manière centralisée. Associez les contrats aux partenaires et aux documents. Soyez rappelé à temps des contrats expirants et ne manquez plus aucun délai de préavis. Archivé de manière sécurisée pour la révision.

• Gestion des contrats côté client et fournisseur
• Génération de documents directement à partir du contrat
• Échéance anticipée
• Surveillance des possibilités de résiliation
• Mise en pause
• Interruption prématurée
• Définition de cycle

Carte de relation

La carte de relation visuelle des documents rend les liens visibles : quelle offre a conduit à la commande ? Quel bon de livraison y est associé ? La facture est-elle émise ? La représentation graphique de toutes les chaînes de documents évite des recherches fastidieuses et offre une transparence immédiate – du premier contact client jusqu’au paiement.

Approbations

Processus d'approbation à plusieurs niveaux pour les documents critiques pour l'entreprise : définissez quels documents nécessitent une approbation selon le montant ou le type. Les approbateurs sont automatiquement informés, peuvent approuver ou rejeter. Transparence totale sur l'état d'approbation. Conformité et principe des quatre yeux assurés par le système.

• Demander des autorisations
• Approuver le processus

CRM

Gestion des ventes au plus haut niveau : Gérez les opportunités commerciales avec des phases de pipeline, des probabilités et des prévisions de chiffre d'affaires. Planifiez les activités (appels, visites, réunions) et liez-les à des partenaires et des documents. Des statuts et types librement configurables s'adaptent à votre processus de vente.

• Activités
• Gestion des opportunités
• Géolocalisation
• Intégration IA
• Évaluations du succès
• Intégration des e-mails

Intercom

Communication interne sécurisée sans outils externes : Le système de messagerie intégré permet la communication interne à l'entreprise avec des groupes, des priorités et des accusés de lecture/livraison. Les informations sensibles restent dans l'entreprise et non sur des serveurs externes. Les messages sont liés aux partenaires, aux documents ou aux projets – tout est dans le contexte.

• Communication interne
• Création de tâches
• Réconciliation
• Vue d'ensemble du statut

Wiki

Connaissances d'entreprise centralisées et consultables : La base de connaissances intégrée avec catégories, recherche en texte intégral et flux de travail éditorial (brouillon > révision > approbation > archive) garantit que le savoir-faire est documenté, à jour et accessible à tous. Les nouveaux employés s'orientent plus rapidement, les collègues expérimentés partagent leur savoir efficacement.

• Gestion des connaissances
• Assistance IA

Bulletin

Le tableau d'affichage numérique pour votre entreprise : Publiez des annonces, des actualités et des communications dans des catégories (nouvelles de l'entreprise, RH, informations IT). Tous les employés voient les informations pertinentes à la connexion. Fini les affiches qui passent inaperçues – les informations importantes atteignent chaque employé de manière digitale et traçable.

• Annonce de messages
• Accusé de lecture

Archivage

Archivage des documents conforme aux GoBD directement dans l'ERP : archivez les factures, contrats et correspondances de manière sécurisée pour l'audit. Les fichiers externes sont associés à l'enregistrement et sont immédiatement retrouvables. L'archivage répond aux exigences des GoBD concernant la conservation inaltérable des documents commerciaux.

• Gestion d'archivage SQL (conforme aux exigences légales)

E-mail

Client e-mail complet dans l'ERP : envoyer, recevoir, répondre, transférer – avec plusieurs comptes IMAP/SMTP, structure de dossiers, signatures HTML et modèles avec placeholders. Des règles automatiques d'entrée/sortie trient et archivient les e-mails. Protection anti-spam, gestion des pièces jointes et journal complet des e-mails. Toute votre correspondance commerciale reste dans le contexte ERP.

• Optionnel : connexion Outlook ou système de messagerie interne
• Dossiers de groupe
• Règles entrantes
• Règles sortantes
• Filtrage anti-spam en comparaison avec les adresses e-mail partenaires existantes
• Structure de dossiers illimitée
• E-mails analysables via MS SQL
• Intégration IA (génération de texte, génération de partenaires à partir d'e-mails)

Calendrier

Planification intégrée des rendez-vous avec vue journalière, hebdomadaire et mensuelle. Rendez-vous avec participants, rappels, répétitions et catégories. Invitations avec acceptation/refus, gestion automatique des jours fériés selon l'État fédéral et modèles de travail flexibles avec équipes. L'assistant des jours ouvrables configure les modèles en un clin d'œil.

• Calendrier individuel
• Fonction de groupe
• Calendrier des ressources
• Connexion bidirectionnelle avec pièces jointes
• Vue jour, semaine, mois, année
• Chronologie
• Rendez-vous récurrents
• Invitations

DMS

Gestion des documents directement dans l'ERP : saisissez, classez, versionnez et liez les documents de manière centralisée avec des partenaires, des justificatifs, des projets et d'autres processus. La reconnaissance optique de caractères et la recherche en texte intégral permettent de retrouver rapidement même les contenus numérisés, tandis que les droits d'accès garantissent une utilisation contrôlée.

• Stockage central des documents
• OCR et recherche plein texte
• Versionnage et droits d'accès
• Lien avec les données de base et les processus

Assistance IA

Descriptions de produits générées par l'IA, réponses aux e-mails et traductions de produits – directement depuis l'ERP. L'intégration de l'IA vous aide à créer des textes, à répondre aux demandes des clients et à traduire les données produits dans toutes les langues. Cela vous fait gagner du temps, améliore la qualité des textes et vous permet d'accéder plus rapidement aux marchés internationaux.

Notes électroniques "adhésives"

Post-its numériques pour votre espace de travail : créez des notes et rappels personnels directement sur le bureau ERP. Codés par couleur, rapidement créés, toujours visibles. Le complément parfait pour les pensées spontanées, les rappels téléphoniques ou les tâches à court terme – sans outil de notes séparé.

• Notes instantanées
• Archive

Configurateur de bureau

Chaque rôle obtient son espace de travail : le configurateur de bureau permet de créer un écran de démarrage individuel pour chaque rôle utilisateur – avec des boutons d'accès rapide, des widgets et des menus spécifiques au rôle. Le magasinier voit les entrées de marchandises et la préparation de commandes, le comptable voit la liste des comptes ouverts et les transactions de paiement. Efficacité maximale grâce à des chemins de clics minimaux.

Concepteur de rapports

Rapports et documents exactement selon vos souhaits : le concepteur de rapports intégré vous permet de créer des factures, bons de livraison, offres et analyses avec une précision au pixel – avec votre logo, vos couleurs et votre mise en page. Des modèles prédéfinis accélèrent le départ. Le visualiseur de rapports affiche les rapports de manière interactive avec impression, export PDF et export Excel.

Concepteur de tableau de bord

Les données deviennent des décisions : créez des tableaux de bord individuels par glisser-déposer avec des graphiques, des indicateurs, des tableaux et des filtres. Chaque rôle reçoit le tableau de bord dont il a besoin : la direction voit le chiffre d'affaires et la trésorerie, le service commercial son pipeline, l'entrepôt la situation des stocks. Des données en temps réel pour des décisions basées sur les données.

Tables supplémentaires

Votre ERP, vos données : créez des tableaux personnalisés – sans aucune programmation. Qu'il s'agisse de l'annuaire des machines, de la flotte de véhicules, des certificats ou des attestations de formation : définissez les champs, les types de données et les relations. X-ERP génère automatiquement les pages de saisie et de liste. Votre ERP évolue avec vos besoins, sans avoir à attendre le fournisseur de logiciels.

Champs supplémentaires

Étendre les tableaux standard sans perdre la norme : ajoutez des champs supplémentaires aux tableaux existants (articles, partenaires, documents) – texte, nombre, date, liste de sélection. Les champs apparaissent automatiquement dans les formulaires de saisie et sont disponibles pour les évaluations. Les mises à jour restent compatibles, vos champs personnalisés sont conservés.

Recherche formatée

Avec la recherche formatée, X-ERP remplit automatiquement les champs avec les valeurs appropriées.

Que ce soit des données clients, des informations sur les articles, des prix, des textes, des dates de livraison, des comptes généraux ou vos propres champs supplémentaires : X-ERP peut déterminer directement les valeurs à partir des données existantes et les proposer ou les saisir au bon endroit.

Ainsi, le travail quotidien devient plus rapide, plus sûr et plus uniforme.

Moins de saisies manuelles.
Moins d'erreurs.
Plus d'automatisation directement dans l'ERP.