X-ERP

Partners stamgegevens

Klanten, leveranciers, prospects – alle zakenpartners verenigd in één database. Elke partner kan tegelijkertijd klant en leverancier zijn. Oneindig veel contactpersonen, leverings-/facturatieadressen, bankgegevens, betalings-/leveringsvoorwaarden, kortingsgroepen en catalogusnummers. Automatische e-mailtoewijzing zorgt ervoor dat elk document bij de juiste ontvanger terechtkomt.

• Potentiële klanten
• Klanten
• Leveranciers
• Ticket-systeem gebruikers
• Shop gebruikers
• Verkoper
• Contactpersoon
• Leveringsadressen
• Factureringsadressen
• Lokalisatie
• Kredietlimiet
• Afleverblok
• Dunning -blok
• Kortinggroepen
• Documentkorting
• Afwijkende factuurontvanger
• Medewerker toewijzing
• Verkopers toewijzing (provisieberekening)
• Partijzijdige catalogusnummers (bestelnummer)
• OP-overzicht
• Geschiedenissen
• Uitgavesturing (rapporttoewijzing, documentformaatsttoewijzing, doeltoewijzing)
• Valutatoewijzing
• Taaltoewijzing
• Locatietoewijzing

Tekstblokken

Terugkerende teksten nooit meer opnieuw typen: Centrale tekstblokken voor offertes, facturen, e-mails en contracten. Georganiseerd in groepen (AGB, contractclausules, begeleidende teksten), met één klik invoegbaar. Dynamische tekstvariabelen vervangen automatisch plaatsaanduidingen door actuele gegevens. Uniforme communicatie bij maximaal tempo.

Prijsbeheer

Meervoudige verkoopprijslijsten, leveranciersspecifieke inkoopprijzen, staffelprijzen, geldigheidsperioden en meerdere valuta. De verkoopprijsassistent maakt massale prijswijzigingen mogelijk met één druk op de knop. Kortingsgroepen worden automatisch toegepast bij het aanmaken van documenten – uw verkoop werkt altijd met de juiste voorwaarden.

Medewerker stamgegevens

Uw medewerkers zijn uw belangrijkste kapitaal. Het geïntegreerde personeelsbeheer omvat basisgegevens, afdelingen, verlofbeheer met digitale aanvraag en goedkeuringsworkflow, provisiegroepen voor de verkoop en flexibele soorten verlof. Van aanvraag tot goedkeuring verloopt alles digitaal, transparant en traceerbaar.

• Vakantiemanagement
• Interne tijdregistratie
• Commissiegroepen

Evenementbronnen

Centrale administratie van alle bedrijfsbronnen: machines, ruimtes, apparaten en capaciteiten. Definieer beschikbaarheden, kwalificaties en bezettingslimieten. Automatische toewijzing van middelen bij projecten en opdrachten. Capaciteitsplanning met overbelastingswaarschuwingen. Elke bron met een voortschrijdende onderhouds- en inspectiegeschiedenis.

• Bronnencatalogus
• Beschikbaarheidsbeheer
• Capaciteitsplanning
• Bezettingsoptimalisatie

Voorraadbeheer

Volledige controle: Meerdere magazijnlocaties, gedetailleerde magazijnplaatsstructuren (gang/rek/niveau/vak), realtime voorraadbeheer, verplaatsingen, inventarisatie met verschilcontrole, herwaardering van voorraden volgens HGB. Elke goederenbeweging is volledig traceerbaar. Magazijnmedia zoals pallets en containers worden gevolgd via barcode/RFID.

• Bin locaties
• Min.- / Max.- / meldvoorraad
• Magazijnmedia
• Automatische magazijnen (robot / paternoster-aansluiting)
• Continue voorraadwaardeboekingen
• Magazijnlocaties
• Herwaardering van voorraden

Projectmanagement

Projecten met fasen, mijlpalen, budget en voortgangscontrole. Het geïntegreerde Gantt-diagram toont afhankelijkheden en kritieke paden in één oogopslag. Koppel projectfasen aan documenten, tijdregistraties en kosten voor een doorlopende projectcalculatie – van planning tot nacalculatie.

• Onbeperkte structuur met subprojecten
• Budgetbewaking
• Gantt-grafiek
• Evenementbronnen

Bijlagen

Bestanden behoren tot de dataset: PDF's, afbeeldingen, contracten en tekeningen direct koppelen aan artikelen, partners, documenten of elke dataset. Statusworkflow voor controle en goedkeuring. Alle medewerkers hebben onmiddellijk toegang tot relevante documenten – zonder te zoeken in netwerkschijven of e-mailpostvakken.

• SQL-Assetbeheer
• Bidirectionele agenda-koppeling

Verkoop

Het complete verkoopproces in één systeem: van offerte tot orderbevestiging, pakbon tot factuur – elke stap wordt automatisch gekoppeld. Posities met artikelen, hoeveelheden, prijzen, kortingen en belastingen. Delleveringen, verzamelfacturen en creditnota's zijn vanzelfsprekend. XRechnung en ZUGFeRD voor elektronische factuurverzending inclusief.

• Extern document
• Kansen
• Bezoekverslag
• Voorcalculatie
• Raamovereenkomst
• Helpdesk-ticket
• Serviceaanvraag
• Reparatieverzoek
• Reparatieopdracht
• Reparatie-ontvangst
• Buitendiensttoezicht
• Offerte
• Opmeting
• Vooruitbetalingsverzoek
• Vooruitbetalingsfactuur
• Aanbetalingsverzoek
• Aanbetalingsfactuur
• Shopopdracht
• Bestelbevestiging
• Materiaalaanvraag
• Uitlening
• Verhuur
• Picklijst
• Leveringsbon
• Dropshipping
• Werkbon
• Datum van ingebruikname
• Factuur
• Retour
• Waardecreditnota
• Crediteringsfactuur
• Nacalculatie
• Inventarisatie
• Verwijderingsbewijs
• Contract

Velddienst

Field Service Management volledig geïntegreerd: Plan externe serviceafspraken met inzetplanning, beheer servicetechnicusbronnen op basis van kwalificatie en regio, en stuur het volledige serviceproces via configureerbare status. Het Gantt-schema geeft een visueel overzicht van alle opdrachten. Technici documenteren resultaten rechtstreeks in het systeem.

• Planning
• Gantt-grafiek
• Prestatie-evaluatie

Aankoop

Van behoefte tot bestelling in enkele klikken: inkoopprijslijsten met staffels, automatische leveranciersvoorstellen, bestellingen met hoeveelheid- en termijncontrole. Goederenontvangst met should-/is-afstemming, controle van inkomende facturen en automatische voorraadboeking. Het volledige inkoopproces digitaal en traceerbaar.

• Importarchief
• Extern document
• Raamovereenkomst
• Inkoopaanvraag
• Verzoek
• Prijsinformatie
• Reparatieverzoek
• Serviceaanvraag
• Uitbesteding
• Vooruitbetalingsfactuur
• Aanbetalingsverzoek
• Aanbetalingsfactuur
• Bestelling
• Aankondiging
• Goederenontvangst
• Dropshipping
• Factuur
• Retour
• Waardecreditnota
• Crediteringsfactuur
• Belastingsmelding
• Verwijdering
• Recycling
• Inventarisatie
• Contract

Inkoopwizard

De intelligente wizard begeleidt stap voor stap door het inkoopproces: behoefteherkenning, leveranciersvoorstel op basis van inkoopgeschiedenis, prijsvergelijking, hoeveelheid-/datumbevestiging en bestellingcreatie. Ideaal voor nieuwe medewerkers en standaardinkopen. Make-or-buy-beslissingen worden ondersteund met capaciteitscontrole.

• Beschikbaarheidscontrole
• Dispositie-assistent
• Herschikking
• Ordergebonden / Voorraadgebonden
• Materiaalbehoefteplanning

Device Service

Volledige servicegeschiedenis per apparaat en serienummer: Welke onderhoudswerkzaamheden zijn uitgevoerd? Welke onderdelen zijn vervangen? Wanneer is de volgende inspectie gepland? De apparaatservice-documentatie koppelt serienummers aan servicerapporten en geeft buitendiensttechnici alle informatie in één oogopslag – ook mobiel.

• Garantiebewaking (klant- en leverancierszijde)
• Geschiedenis

Orderpicken & Verpakken

Professionele verzenddocumentatie: Stel paklijsten op met doosindeling – welk artikel in welke doos, met afmetingen en gewicht. Gestandaardiseerde doostypen versnellen het verpakkingsproces. De ontvanger weet meteen wat in welk pakket zit. Perfect voor expediteurs, douane en goederenontvangst bij de klant.

• Doos-/verpakkingsstuktoewijzing
• Weegschalenaansluiting
• Camera-aansluiting

Verzending

Alles voor de logistiek: expediteurs, verzendmethoden (pakket, express, transport, afhaling), verzendzones en gewichtsafhankelijke tarieven. De vrachtkosten worden automatisch op het document berekend. Zonespecifieke tariefstructuren voor binnenland, EU en overzeese bestemmingen. Integratie met gangbare pakketdiensten voor tracking en kennisgeving.

• Verzendtypen
• Verzendingszones

Productie

Volledig geïntegreerde productiesturing: Productieorders met stuklijsten, werkplannen met resource-toewijzing, bedrijfsgegevensregistratie in real-time. Het productiegantt-diagram toont machinebezetting en knelpunten. BDE-gegevens stromen direct door naar de nacalculatie. Make-or-buy-beslissingen worden op basis van gegevens genomen.

• Resourceplanning
• Parallelstappen
• Stapvolgordes (Start/Start, Start/Einde, Einde/Start, Einde/Einde)
• Data -acquisitie
• Gantt-grafiek
• Montage / Demontage
• Voorwaartse / Achterwaartse planning
• Serienummer- / Batchproducten
• Stuklijsten
• Kwaliteitsmanagement
• Serienummer- / Batchtracking
• Taken opsplitsen en samenvoegen
• Toewijzing van middelen
• Projectstructuurplan
• Opname
• Volledige opmerking

Contractbeheer

Contracten onder controle: Looptijden, opzegtermijnen, automatische herinneringen en verlengingsopties – alles centraal beheerd. Koppel contracten aan partners en documenten. Laat uzelf tijdig herinneren aan aflopende contracten en mis geen enkele opzegtermijn meer. Revisionsveilig gearchiveerd.

• Contractbeheer aan klanten- en leverancierszijde
• Documentgeneratie direct vanuit het contract
• Vervaldag
• Bewaking van opzeggingsmogelijkheden
• Pauzering
• Vervroegde beëindiging
• Cyclusdefinitie

Relatiekaart

De visuele documentrelatiekaart maakt verbanden zichtbaar: welke offerte leidde tot de opdracht? Welke leveringsbon hoort erbij? Is de factuur aangemaakt? De grafische weergave van alle documentkoppelingen bespaart moeizaam zoeken en biedt directe transparantie – van het eerste klantcontact tot de betaling.

Goedkeuring

Meerstapsgoedkeuringsprocessen voor bedrijfskritische documenten: definieer welke documenten vanaf welk bedrag of type een goedkeuring nodig hebben. Goedkeurders worden automatisch geïnformeerd en kunnen goedkeuren of weigeren. Volledige transparantie over de goedkeuringsstatus. Naleving en het vierogenprincipe zijn systeemtechnisch verzekerd.

• Goedkeuringen aanvragen
• Proces goedkeuren

CRM

Verkoopbeheer op het hoogste niveau: Beheer verkoopkansen (Opportunities) met pijplijnfasen, waarschijnlijkheden en omzetprognoses. Plan activiteiten (oproepen, bezoeken, vergaderingen) en koppel deze aan partners en documenten. Vrij configureerbare statussen en typen passen zich aan uw verkoopproces aan.

• Activiteiten
• Opportunitybeheer
• Geo-lokalisatie
• AI-integratie
• Succesanalyses
• E-mailintegratie

Intercom

Veilige interne communicatie zonder externe tools: Het geïntegreerde berichtensysteem maakt interne communicatie binnen het bedrijf mogelijk met groepen, prioriteiten en lees-/bezorgbevestigingen. Vertrouwelijke informatie blijft binnen het bedrijf en niet op externe servers. Berichten worden gekoppeld aan partners, documenten of projecten – alles in context.

• Interne communicatie
• Taakaanmaak
• Verzoening
• Statusoverzicht

Wiki

Centrale en doorzoekbare bedrijfskennis: De geïntegreerde kennisdatabase met categorieën, full-text search en redactieworkflow (Concept > Controle > Goedkeuring > Archief) zorgt ervoor dat knowhow wordt gedocumenteerd, actueel blijft en voor iedereen toegankelijk is. Nieuwe medewerkers vinden sneller hun weg, ervaren collega’s delen efficiënt hun kennis.

• Kennisbeheer
• AI-assistentie

Bulletin

Het digitale prikbord voor uw bedrijf: Publiceer aankondigingen, nieuws en mededelingen in categorieën (Bedrijfsnieuws, HR, IT-informatie). Alle medewerkers zien relevante informatie bij het inloggen. Geen mededelingen meer die over het hoofd worden gezien – belangrijke berichten bereiken elke medewerker digitaal en aantoonbaar.

• Berichtenbord
• Leesbevestiging

Archivering

GoBD-conforme gegevensarchivering direct in het ERP: Archiveer facturen, contracten en correspondentie op een auditbestendige manier. Externe bestanden worden aan het record gekoppeld en zijn onmiddellijk terug te vinden. De archivering voldoet aan de eisen van de GoBD voor onveranderlijke bewaring van zakelijke documenten.

• SQL-archiveringsbeheer (revisiebeveiligd)

E -mail

Volledige e-mailclient in het ERP: Verzenden, ontvangen, beantwoorden, doorsturen – met meerdere IMAP/SMTP-accounts, mappenstructuur, HTML-handtekeningen en sjablonen met plaatsaanduidingen. Automatische in- en uitgaanderegels sorteren en archiveren e-mails. Spamfilter, bijlagenbeheer en volledig e-maillogboek. Al uw zakelijke correspondentie blijft binnen de ERP-context.

• Optioneel: Outlook-koppeling of intern e-mailsysteem
• Groepsmap
• Regels inkomend
• Regels Uitgaand
• Spamfilter-afstemming met bestaande partner-e-mailadressen
• Onbeperkte mappenstructuur
• E-mail uit te lezen via MS SQL
• AI-integratie (tekstgeneratie, partnergeneratie uit e-mail)

Kalender

Geïntegreerde planning met dag-, week- en maandoverzicht. Afspraken met deelnemers, herinneringen, herhalingen en categorieën. Uitnodigingen met aan-/afwezigheidsbevestiging, automatische vakantiebeheer per deelstaat en flexibele werkmodellen met ploegen. De werkdag-assistent configureert modellen in een handomdraai.

• Individuele agenda
• Groepsfunctie
• Hulpbronnenagenda
• Bidirectionele verbinding met bijlagen
• Dag-, week-, maand-, jaaroverzicht
• Tijdlijn
• Terugkerende afspraken
• Uitnodigingen

DMS

Documentenbeheer direct in het ERP: registreer, classificeer, versieer en koppel documenten centraal met partners, documenten, projecten en andere processen. OCR en volledige tekstzoekfunctie maken ook gescande inhoud snel vindbaar, terwijl toegangsrechten gecontroleerd gebruik verzekeren.

• Centrale documentopslag
• OCR en volledige tekstzoekfunctie
• Versiebeheer en toegangsrechten
• Koppeling met masterdata en processen

AI-assistentie

KI-gegenereerde artikelbeschrijvingen, e-mailantwoorden en productvertalingen – direct vanuit het ERP. De geïntegreerde KI-koppeling ondersteunt u bij het schrijven van teksten, beantwoordt klantvragen en vertaalt productgegevens in elke gewenste taal. Zo bespaart u tijd, verbetert u de tekstkwaliteit en bereikt u sneller internationale markten.

Elektronische „Sticky Notes”

Digitale Post-its voor uw werkplek: maak persoonlijke notities en herinneringen direct op het ERP-bureaublad. Gekleurd gecodeerd, snel gemaakt, altijd zichtbaar. De perfecte aanvulling voor spontane gedachten, terugbelverzoeken of kortetermijn-TODO's – zonder aparte notitie-tool.

• Directe notities
• Archief

Desktopconfigurator

Elke rol krijgt zijn werkplek: de desktopconfigurator maakt het mogelijk om voor elke gebruikersrol een individueel startscherm te ontwerpen – met sneltoetsknoppen, widgets en rol-specifieke menu's. De magazijnmedewerker ziet goederenontvangst en orderpicking, de boekhouder openstaande posten-lijst en betalingsverkeer. Maximale efficiëntie door minimale klikroutes.

Rapportageontwerper

Rapporten en documenten precies volgens uw wensen: de geïntegreerde rapportontwerper maakt het mogelijk om facturen, afleverbonnen, offertes en analyses pixel-precies te ontwerpen – met uw logo, uw kleuren en uw lay-out. Vooraf gemaakte sjablonen versnellen het begin. De rapportviewer toont rapporten interactief met print-, PDF-export- en Excel-exportopties.

Dashboardontwerper

Data worden tot beslissingen: Maak individuele dashboards per drag-and-drop met diagrammen, prestatie-indicatoren, tabellen en filters. Iedere rol krijgt het dashboard dat die nodig heeft: het management ziet omzet en cashflow, de verkoop zijn pijplijn, het magazijn de voorraadstatus. Realtime-data voor datagestuurde beslissingen.

Extra tafels

Uw ERP, uw gegevens: Creëer aangepaste tabellen – helemaal zonder programmeren. Of het nu gaat om machinelijst, wagenpark, certificaten of trainingsbewijs: definieer velden, datatypes en relaties. X-ERP genereert automatisch invoer- en lijstpagina's. Uw ERP groeit mee met uw behoeften, zonder te hoeven wachten op de softwareleverancier.

Extra velden

Standaardtabels uitbreiden zonder de standaard te verliezen: Voeg bestaande tabellen (artikelen, partners, documenten) extra velden toe – tekst, getal, datum, keuzelijst. De velden verschijnen automatisch in de invoerschermen en zijn beschikbaar voor analyses. Updates blijven compatibel, uw eigen velden blijven behouden.

Opgemaakte zoekopdracht

Met de Geformatteerde Zoekfunctie vult X-ERP velden automatisch met de juiste waarden.

Of het nu gaat om klantgegevens, artikelinformatie, prijzen, teksten, leveringsdata, grootboekrekeningen of eigen extra velden: X-ERP kan waarden direct uit bestaande gegevens ophalen en op de juiste plaats voorstellen of invullen.

Hierdoor wordt het dagelijkse werk sneller, veiliger en consistenter.

Minder handmatige invoer.
Minder fouten.
Meer automatisering direct in het ERP.