X-ERP

Dane podstawowe partnera

Klienci, dostawcy, potencjalni klienci – wszyscy partnerzy biznesowi w jednej bazie danych. Każdy partner może jednocześnie być klientem i dostawcą. Dowolna liczba kontaktów, adresów dostawy/fakturowania, danych bankowych, warunków płatności/dostawy, grup rabatowych i numerów katalogowych. Automatyczne przypisanie e-maili zapewnia, że każdy dokument trafia do właściwego odbiorcy.

• Potencjalni klienci
• Klienci
• Dostawcy
• Użytkownicy systemu zgłoszeń
• Użytkownicy sklepu
• Sprzedający
• Osoba kontaktowa
• Adresy dostawy
• Adresy rozliczeniowe
• Lokalizacja
• Limit kredytowy
• Blok dostaw
• Blok Dunninga
• Grupy rabatowe
• Rabat na dokumencie
• Inny odbiorca faktury
• Przypisanie pracowników
• Przypisanie sprzedawcy (obliczanie prowizji)
• Numery katalogowe partnera (numery zamówień)
• Przegląd należności
• Historia
• Kontrola wydatków (przypisanie raportu, przypisanie formatu dokumentu, przypisanie celu)
• Przypisanie waluty
• Przypisanie języka
• Przypisanie lokalizacji

Bloki tekstowe

Nie wpisuj ponownie powtarzających się tekstów: centralne bloki tekstowe do ofert, faktur, e-maili i umów. Zorganizowane w grupy (OGólne Warunki Handlowe, klauzule umowne, teksty towarzyszące), możliwe do wstawienia jednym kliknięciem. Dynamiczne zmienne tekstowe automatycznie zastępują miejsca na dane aktualnymi informacjami. Jednolita komunikacja przy maksymalnej prędkości.

Zarządzanie cenami

Wielopoziomowe cenniki sprzedaży, ceny zakupu specyficzne dla dostawców, ceny progresywne, okresy ważności i wielowalutowość. Asystent cen sprzedaży umożliwia masową zmianę cen jednym kliknięciem. Grupy rabatowe są automatycznie stosowane podczas wprowadzania dokumentów – Twój dział sprzedaży zawsze pracuje z właściwymi warunkami.

Dane podstawowe pracownika

Twoi pracownicy są Twoim najważniejszym kapitałem. Zintegrowane zarządzanie personelem obejmuje dane podstawowe, działy, zarządzanie urlopami z cyfrowym wnioskiem i przepływem zatwierdzania, grupy prowizyjne dla sprzedaży oraz elastyczne rodzaje urlopów. Od wniosku po zatwierdzenie wszystko odbywa się cyfrowo, w sposób przejrzysty i możliwy do śledzenia.

• Zarządzanie urlopami
• Wewnętrzna ewidencja czasu pracy
• Grupy Komisji

Zasoby wydarzenia

Centralne zarządzanie wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa: maszyny, pomieszczenia, urządzenia i moce przerobowe. Zdefiniuj dostępność, kwalifikacje i limity obciążenia. Automatyczne przydzielanie zasobów przy projektach i zleceniach. Planowanie zdolności produkcyjnych z ostrzeżeniami o przeciążeniu. Każdy zasób z historią serwisową i kontrolną.

• Katalog zasobów
• Zarządzanie dostępnością
• Planowanie pojemności
• Optymalizacja wykorzystania

Zarządzanie magazynem

Pełna kontrola: wiele lokalizacji magazynowych, szczegółowa struktura miejsc składowania (korytarz/półka/poziom/przegroda), prowadzenie stanu magazynowego w czasie rzeczywistym, przemieszczenia, inwentaryzacja z porównaniem stanu rzeczywistego ze stanem oczekiwanym, wycena stanu magazynowego zgodnie z HGB. Każdy ruch towaru jest w pełni śledzony. Nośniki magazynowe, takie jak palety i pojemniki, są śledzone za pomocą kodów kreskowych/RFID.

• Lokalizacje pojemników
• Stan minimalny / maksymalny / progowy
• Media magazynowe
• Automatyczne magazyny (połączenie z robotem / karuzelą)
• Ciągłe księgowanie wartości zapasów
• Lokalizacje magazynowe
• Ponowna wycena zapasów

Zarządzanie projektami

Projekty z fazami, kamieniami milowymi, budżetem i śledzeniem postępów. Zintegrowany wykres Gantta pokazuje zależności i ścieżki krytyczne na pierwszy rzut oka. Połącz fazy projektów z dokumentami, ewidencją czasu i kosztami, aby uzyskać kompleksową kalkulację projektu – od planowania po kalkulację końcową.

• Nieograniczona struktura z podprojektami
• Monitoring budżetu
• Wykres Gantta
• Zasoby wydarzenia

Załączniki

Pliki należą do zestawu danych: PDF-y, obrazy, umowy i rysunki można bezpośrednio załączyć do artykułów, partnerów, dokumentów lub dowolnego rekordu. Workflow statusu do przeglądu i zatwierdzenia. Wszyscy pracownicy mają natychmiastowy dostęp do odpowiednich dokumentów – bez konieczności przeszukiwania dysków sieciowych czy skrzynek e-mail.

• Zarządzanie majątkiem SQL
• Dwukierunkowa integracja kalendarza

Obroty

Kompletny proces sprzedaży w jednym systemie: od oferty, przez potwierdzenie zamówienia, dokument dostawy, aż po fakturę – każdy krok jest automatycznie powiązany. Pozycje z artykułami, ilościami, cenami, rabatami i podatkami. Częściowe dostawy, faktury zbiorcze i noty kredytowe są oczywistością. XRechnung i ZUGFeRD dla elektronicznej wysyłki faktur włącznie.

• Dokument zewnętrzny
• Szanse
• Raport z wizyty
• Wstępna kalkulacja
• Umowa ramowa
• Zgłoszenie do helpdesku
• Zlecenie serwisowe
• Żądanie naprawy
• Zlecenie naprawy
• Przyjęcie do naprawy
• Wyjazd służbowy
• Oferta
• Pomiar
• Żądanie przedpłaty
• Faktura przedpłatowa
• Żądanie zaliczki
• Faktura zaliczkowa
• Zlecenie sklepu
• Potwierdzenie zamówienia
• Zamówienie materiałów
• Wypożyczenie
• Wynajem
• Lista wyboru
• Uwaga dotycząca dostawy
• Dropshipping
• Potwierdzenie pracy
• Data oddania do użytku
• Faktura
• Zwrot
• Kredyt wartości
• Faktura korygująca
• Kalkulacja uzupełniająca
• Inwentaryzacja
• Dowód utylizacji
• Umowa

Służba terenowa

Zarządzanie serwisem terenowym w pełni zintegrowane: Planuj wizyty serwisowe z harmonogramem prac, zarządzaj zasobami techników serwisowych według kwalifikacji i regionu oraz kontroluj cały proces serwisowy za pomocą konfigurowalnych statusów. Wykres Gantta daje wizualny przegląd wszystkich zleceń. Technik dokumentuje wyniki bezpośrednio w systemie.

• Planowanie
• Wykres Gantta
• Analiza wyników

Zakup

Od zapotrzebowania do zamówienia w kilku kliknięciach: Cenniki zakupu z progami ilościowymi, automatyczne propozycje dostawców, zamówienia z kontrolą ilości i terminów. Przyjęcie towaru z porównaniem stanu planowanego i faktycznego, sprawdzanie faktur przychodowych oraz automatyczne księgowanie w magazynie. Cały proces zaopatrzenia cyfrowy i przejrzysty.

• Archiwum importu
• Dokument zewnętrzny
• Umowa ramowa
• Zapytanie ofertowe
• Wniosek
• Informacja o cenach
• Żądanie naprawy
• Zlecenie serwisowe
• Outsourcing
• Faktura przedpłatowa
• Żądanie zaliczki
• Faktura zaliczkowa
• Zamówienie zakupu
• Ogłoszenie
• Przyjęcie towaru
• Dropshipping
• Faktura
• Zwrot
• Kredyt wartości
• Faktura korygująca
• Oświadczenie obciążenia
• Utylizacja
• Recykling
• Inwentaryzacja
• Umowa

Kreator zakupów

Inteligentny kreator prowadzi krok po kroku przez proces zaopatrzenia: identyfikacja potrzeb, propozycja dostawcy oparta na historii zakupów, porównanie cen, potwierdzenie ilości/terminu i tworzenie zamówienia. Idealny dla nowych pracowników i standardowych zakupów. Decyzje Make-or-Buy są wspierane przez sprawdzenie zdolności produkcyjnych.

• Sprawdzenie dostępności
• Asystent dyspozycji
• Przekierowanie
• Związane z zamówieniem / związane z magazynem
• Planowanie zapotrzebowania materiałowego

Serwis urządzenia

Bezprzerwowa historia serwisowa dla każdego urządzenia i numeru seryjnego: Jakie przeglądy zostały wykonane? Jakie części wymieniono? Kiedy przypada następna inspekcja? Dokumentacja serwisowa urządzeń łączy numery seryjne z dowodami serwisowymi i daje technikom terenowym wszystkie informacje na pierwszy rzut oka – także mobilnie.

• Monitorowanie gwarancji (po stronie klienta i dostawcy)
• Historia

Komisjonowanie i pakowanie

Profesjonalna dokumentacja wysyłki: Twórz listy pakowania z przypisaniem kartonów – który przedmiot w którym kartonie, wraz z wymiarami i wagą. Standardowe typy kartonów przyspieszają proces pakowania. Odbiorca od razu wie, co jest w której paczce. Idealne dla spedytorów, urzędów celnych i magazynów u klienta.

• Przypisanie kartonów / paczek
• Podłączenie wagi
• Podłączenie kamery

Wysyłka

Wszystko dla logistyki: spedytorzy, rodzaje wysyłki (paczka, ekspres, spedycja, odbiór osobisty), strefy wysyłkowe i taryfy oparte na wadze. Koszty transportu są automatycznie obliczane na dokumencie. Struktury taryf zonowych dla kraju, UE i zamorskich. Integracja z popularnymi firmami kurierskimi dla śledzenia i powiadomień.

• Rodzaje wysyłki
• Strefy wysyłki

Produkcja

Sterowanie produkcją w pełni zintegrowane: zlecenia produkcyjne ze strukturami materiałowymi, plany pracy z przypisaniem zasobów, rejestracja danych operacyjnych w czasie rzeczywistym. Wykres Gantta produkcji pokazuje wykorzystanie maszyn i wąskie gardła. Dane BDE trafiają bezpośrednio do kalkulacji następczej. Decyzje make-or-buy podejmowane są w oparciu o dane.

• Planowanie zasobów
• Kroki równoległe
• Kolejności kroków (Start/Start, Start/Koniec, Koniec/Start, Koniec/Koniec)
• Pozyskiwanie danych
• Wykres Gantta
• Montaż / Demontaż
• Planowanie w przód / w tył
• Produkty z numerem seryjnym / partią
• Listy materiałowe
• Zarządzanie jakością
• Śledzenie numerów seryjnych / partii
• Dzielenie i łączenie zadań
• Przydział zasobów
• Struktura podziału projektu
• Pobranie
• Kompletna notatka

Zarządzanie umowami

Umowy pod kontrolą: okresy obowiązywania, terminy wypowiedzenia, automatyczne przypomnienia i opcje przedłużenia – wszystko zarządzane centralnie. Połącz umowy z partnerami i dokumentami. Otrzymuj przypomnienia o wygasających umowach na czas i nie przegap żadnego terminu wypowiedzenia. Archiwizowane w sposób umożliwiający audyt.

• Zarządzanie umowami po stronie klientów i dostawców
• Generowanie dokumentów bezpośrednio z umowy
• Wcześniejsza wymagalność
• Monitorowanie możliwości wypowiedzenia
• Wstrzymanie
• Przedwczesne przerwanie
• Definicja cyklu

Mapa relacji

Graficzna mapa powiązań dokumentów wizualizuje zależności: która oferta doprowadziła do zamówienia? Która dostawa do niego należy? Czy faktura została wystawiona? Graficzne przedstawienie wszystkich powiązań dokumentów oszczędza czasochłonne wyszukiwanie i zapewnia natychmiastową przejrzystość – od pierwszego kontaktu z klientem aż do zapłaty.

Zatwierdzenia

Wielopoziomowe procesy zatwierdzania dla dokumentów krytycznych dla biznesu: określ, które dokumenty wymagają zatwierdzenia w zależności od kwoty lub rodzaju. Osoby zatwierdzające są automatycznie powiadamiane, mogą zatwierdzić lub odrzucić. Pełna przejrzystość statusu zatwierdzenia. Zgodność i zasada czterech oczu zapewniona systemowo.

• Prośba o zatwierdzenie
• Zatwierdź proces

CRM

Zarządzanie sprzedażą na najwyższym poziomie: Zarządzaj szansami sprzedaży (Opportunities) za pomocą etapów lejka, prawdopodobieństw i prognoz sprzedaży. Planuj działania (telefony, wizyty, spotkania) i powiąż je z partnerami oraz dokumentami. Dowolnie konfigurowalne statusy i typy dostosowują się do Twojego procesu sprzedaży.

• Działania
• Zarządzanie szansami
• Geolokalizacja
• Integracja AI
• Analiza sukcesów
• Integracja poczty e-mail

Intercom

Bezpieczna komunikacja wewnętrzna bez narzędzi zewnętrznych: Zintegrowany system wiadomości umożliwia komunikację wewnątrz firmy z grupami, priorytetami oraz potwierdzeniem odczytu/dostarczenia. Wrażliwe informacje pozostają w firmie, a nie na zewnętrznych serwerach. Wiadomości są powiązane z partnerami, dokumentami lub projektami – wszystko w kontekście.

• Komunikacja wewnętrzna
• Tworzenie zadań
• Pojednanie
• Przegląd statusu

Wiki

Wiedza firmowa w sposób centralny i przeszukiwalny: Zintegrowana baza wiedzy z kategoriami, pełnotekstową wyszukiwarką i workflow redakcyjnym (Projekt > Sprawdzenie > Zatwierdzenie > Archiwum) zapewnia, że know-how jest dokumentowane, aktualne i dostępne dla wszystkich. Nowi pracownicy szybciej się odnajdują, doświadczeni koledzy dzielą się swoją wiedzą efektywnie.

• Zarządzanie wiedzą
• Pomoc AI

Bulletin

Cyfrowa tablica ogłoszeń dla Twojej firmy: Publikuj ogłoszenia, wiadomości i komunikaty w kategoriach (Aktualności firmowe, HR, Informacje IT). Wszyscy pracownicy widzą odpowiednie informacje po zalogowaniu. Żaden plakat już nie zostanie przeoczony – ważne wiadomości docierają do każdego pracownika cyfrowo i w sposób możliwy do udokumentowania.

• Tablica ogłoszeń
• Potwierdzenie przeczytania

Archiwizacja

Archiwizacja dokumentów zgodna z GoBD bezpośrednio w ERP: Archiwizuj faktury, umowy i korespondencję w sposób odporny na zmiany. Pliki zewnętrzne są przypisywane do rekordu i od razu możliwe do znalezienia. Archiwizacja spełnia wymagania GoBD dotyczące niezmiennego przechowywania dokumentów biznesowych.

• Zarządzanie archiwizacją SQL (zgodne z audytem)

E-mail

Pełny klient e-mail w ERP: Wysyłanie, odbieranie, odpowiadanie, przekazywanie – z wieloma kontami IMAP/SMTP, strukturą folderów, podpisami HTML i szablonami z polami zastępczymi. Automatyczne reguły przychodzących/wychodzących sortują i archiwizują e-maile. Ochrona przed spamem, zarządzanie załącznikami i kompletne protokołowanie e-maili. Cała Twoja korespondencja biznesowa pozostaje w kontekście ERP.

• Opcjonalnie: integracja z Outlookiem lub wewnętrzny system e-mail
• Foldery grupowe
• Zasady przychodzące
• Regulamin wychodzący
• Dopasowanie filtra spamu z istniejącymi adresami e-mail partnerów
• Nieograniczona struktura folderów
• E-mail możliwy do analizy przez MS SQL
• Integracja AI (generowanie tekstu, generowanie partnerów z e-maili)

Kalendarz

Zintegrowane planowanie terminów z widokiem dziennym, tygodniowym i miesięcznym. Terminy z uczestnikami, przypomnieniami, powtórzeniami i kategoriami. Zaproszenia z potwierdzeniem udziału/odmowy, automatyczne zarządzanie dniami wolnymi według landu oraz elastyczne modele czasu pracy ze zmianami. Asystent dni roboczych konfiguruje modele w mgnieniu oka.

• Kalendarz indywidualny
• Funkcja grupowa
• Kalendarz zasobów
• Dwukierunkowe połączenie z załącznikami
• Widok dzienny, tygodniowy, miesięczny, roczny
• Oś czasu
• Powtarzające się terminy
• Zaproszenia

DMS

Zarządzanie dokumentami bezpośrednio w ERP: Zbieraj, klasyfikuj, wersjonuj i łącz dokumenty centralnie z partnerami, dowodami, projektami i innymi procesami. OCR i wyszukiwanie pełnotekstowe sprawiają, że również zeskanowane treści są szybko odnajdywalne, podczas gdy prawa dostępu zapewniają kontrolowane użytkowanie.

• Centralne składowanie dokumentów
• OCR i pełnotekstowe wyszukiwanie
• Wersjonowanie i prawa dostępu
• Powiązanie z danymi podstawowymi i procesami

Asystent AI

Artykuły generowane przez sztuczną inteligencję, odpowiedzi na e-maile i tłumaczenia produktów – bezpośrednio z systemu ERP. Zintegrowane połączenie z SI wspiera Cię w tworzeniu tekstów, odpowiada na zapytania klientów i tłumaczy dane produktowe na dowolne języki. Dzięki temu oszczędzasz czas, poprawiasz jakość tekstów i szybciej docierasz na rynki międzynarodowe.

Elektroniczne „notatki służbowe"

Cyfrowe karteczki samoprzylepne dla Twojego stanowiska pracy: Twórz osobiste notatki i przypomnienia bezpośrednio na pulpicie ERP. Kolorowe, szybko tworzone, zawsze widoczne. Idealne do spontanicznych myśli, oddzwaniania lub krótkoterminowych zadań – bez konieczności korzystania z osobnego narzędzia do notatek.

• Notatki natychmiastowe
• Archiwum

Konfigurator pulpitu

Każda rola ma swoje miejsce pracy: Konfigurator pulpitu umożliwia tworzenie indywidualnego ekranu startowego dla każdej roli użytkownika – z przyciskami szybkiego dostępu, widgetami i menu specyficznymi dla danej roli. Pracownik magazynu widzi przyjęcia towarów i kompletację, księgowy listę otwartych pozycji i obieg płatności. Maksymalna wydajność przy minimalnej liczbie kliknięć.

Projektant raportów

Raporty i dokumenty dokładnie według Twoich oczekiwań: Wbudowany kreator raportów pozwala tworzyć faktury, listy przewozowe, oferty i raporty z dokładnością co do piksela – z Twoim logo, Twoimi kolorami i Twoim układem. Gotowe szablony przyspieszają start. Podgląd raportu wyświetla raporty interaktywnie z możliwością drukowania, eksportu do PDF i eksportu do Excela.

Projektant paneli

Dane stają się decyzjami: Twórz indywidualne pulpity za pomocą metody przeciągnij i upuść z wykresami, wskaźnikami, tabelami i filtrami. Każda rola otrzymuje pulpit, którego potrzebuje: kierownictwo widzi przychody i przepływy pieniężne, dział sprzedaży swoją pipeline, magazyn stan zapasów. Dane w czasie rzeczywistym dla decyzji opartych na danych.

Dodatkowe stoły

Twój ERP, Twoje dane: Twórz niestandardowe tabele – bez programowania. Niezależnie od tego, czy jest to katalog maszyn, flota pojazdów, certyfikaty czy potwierdzenie szkoleń: definiuj pola, typy danych i powiązania. X-ERP automatycznie generuje strony wprowadzania danych i listy. Twój ERP rośnie wraz z Twoimi wymaganiami, bez konieczności czekania na producenta oprogramowania.

Dodatkowe pola

Rozszerzanie tabel standardowych bez utraty standardu: Dodaj dodatkowe pola do istniejących tabel (artykuły, partnerzy, dokumenty) – tekst, liczba, data, lista wyboru. Pola te pojawią się automatycznie w formularzach wprowadzania danych i będą dostępne do analiz. Aktualizacje pozostają kompatybilne, Twoje indywidualne pola zostają zachowane.

Sformatowane wyszukiwanie

Dzięki formatowanemu wyszukiwaniu X-ERP wypełnia pola automatycznie odpowiednimi wartościami.

Niezależnie od tego, czy chodzi o dane klientów, informacje o artykułach, ceny, teksty, terminy dostaw, konta księgowe czy własne pola dodatkowe: X-ERP może bezpośrednio pobierać wartości z istniejących danych i proponować je lub wprowadzać we właściwym miejscu.

Dzięki temu codzienna praca staje się szybsza, bezpieczniejsza i bardziej jednolita.

Mniej ręcznych wpisów.
Mniej błędów.
Więcej automatyzacji bezpośrednio w ERP.