X-ERP

Dados básicos do parceiro

Clientes, fornecedores, potenciais clientes – todos os parceiros de negócios reunidos numa base de dados. Cada parceiro pode ser simultaneamente cliente e fornecedor. Quantos contactos forem necessários, endereços de entrega/faturação, dados bancários, condições de pagamento/entrega, grupos de desconto e números de catálogo. A atribuição automática de e-mails assegura que cada documento chega ao destinatário correto.

• Interessados
• Clientes
• Fornecedores
• Utilizador do sistema de tickets
• Utilizador da loja
• Vendedor
• Pessoa de contato
• Endereços de entrega
• Endereços de cobrança
• Localização
• Limite de crédito
• Bloco de entrega
• Dunning Block
• Grupos de desconto
• Desconto de féretro
• Destinatário da fatura diferente
• Atribuição de funcionários
• Atribuição de vendedor (cálculo de comissão)
• Números de catálogo do parceiro (números de encomenda)
• Visão geral de OP
• Históricos
• Controlo de emissão (atribuição de relatório, atribuição de formato de documento, atribuição de destino)
• Atribuição de moeda
• Atribuição de idioma
• Atribuição de localização

Blocos de texto

Nunca mais digite novamente textos recorrentes: blocos de texto centrais para ofertas, faturas, e-mails e contratos. Organizados em grupos (CGT, cláusulas contratuais, textos de acompanhamento), inseríveis com um clique. Variáveis de texto dinâmicas substituem automaticamente os espaços reservados por dados atuais. Comunicação uniforme com velocidade máxima.

Gestão de preços

Listas de preços de venda em múltiplos níveis, preços de compra específicos de fornecedores, preços escalonados, períodos de validade e multi-moeda. O assistente de preços de venda permite alterações de preços em massa com um só clique. Grupos de desconto aplicam-se automaticamente durante a criação de documentos — a sua equipa de vendas trabalha sempre com as condições corretas.

Dados mestre de colaboradores

Os seus colaboradores são o seu capital mais importante. A gestão integrada de pessoal inclui dados mestres, departamentos, gestão de férias com pedido digital e fluxo de aprovação, grupos de comissão para vendas, bem como tipos de férias flexíveis. Desde o pedido até à aprovação, tudo é digital, transparente e rastreável.

• Gestão de férias
• Registo interno de horas
• Grupos de comissão

Recursos de evento

Gestão central de todos os recursos da empresa: máquinas, salas, equipamentos e capacidades. Defina disponibilidades, qualificações e limites de utilização. Atribuição automática de recursos em projetos e processos. Planeamento de capacidades com alertas de sobrecarga. Cada recurso com historial de manutenção e inspeção contínuo.

• Catálogo de recursos
• Gestão de disponibilidades
• Planeamento da capacidade
• Otimização da utilização

Gestão de armazém

Controle total: vários locais de armazenamento, estruturas detalhadas de local de armazenamento (corredor/prateleira/nível/compartimento), gestão de inventário em tempo real, transferências de stock, contagem de inventário com reconciliação planeado/real, reavaliação de stocks de acordo com o HGB. Cada movimento de mercadorias é totalmente rastreável. Meios de armazenamento, como paletes e contentores, são rastreados por código de barras/RFID.

• Locais de compartimento
• Níveis mínimos / máximos / de alerta
• Media de armazém
• Armazéns automáticos (ligação a robôs / paternoster)
• Lançamentos contínuos do valor de stock
• Locais de armazém
• Reavaliação de inventário

Gestão de projetos

Projetos com fases, marcos, orçamento e acompanhamento do progresso. O gráfico de Gantt integrado mostra dependências e caminhos críticos de um relance. Ligue fases do projeto a documentos, registos de tempo e custos para um cálculo de projeto contínuo – desde o planeamento até ao pós-cálculo.

• Estrutura ilimitada com subprojetos
• Monitorização de orçamento
• Gráfico de Gantt
• Recursos de evento

Anexos

Os ficheiros pertencem ao conjunto de dados: PDFs, imagens, contratos e desenhos podem ser anexados diretamente a artigos, parceiros, documentos ou qualquer conjunto de dados. Fluxo de trabalho de estado para verificação e aprovação. Todos os colaboradores têm acesso imediato aos documentos relevantes – sem necessidade de procurar em unidades de rede ou caixas de correio eletrónico.

• Gestão de ativos SQL
• Ligação bidirecional de calendário

Vendas

O processo completo de vendas num único sistema: da proposta, à confirmação de encomenda, ao documento de entrega e à fatura – cada passo é automaticamente encadeado. Itens com artigos, quantidades, preços, descontos e impostos. Entregas parciais, faturas agrupadas e notas de crédito são naturalmente suportadas. XRechnung e ZUGFeRD para envio de faturas eletrónicas incluídos.

• Documento externo
• Oportunidades
• Relatório de visitas
• Pré-cálculo
• Contrato-quadro
• Ticket de Helpdesk
• Chamado de serviço
• Pedido de reparação
• Encomenda de reparação
• Receção de reparação
• Despacho externo
• Orçamento
• Medição
• Pedido de pagamento antecipado
• Fatura de pagamento antecipado
• Solicitação de adiantamento
• Fatura de adiantamento
• Encomenda da loja
• Confirmação do pedido
• Pedido de material
• Empréstimo
• Aluguer
• Lista de escolhas
• Nota de entrega
• Dropshipping
• Comprovativo de trabalho
• Data em serviço
• Fatura
• Devolução
• Nota de crédito
• Fatura de cancelamento
• Cálculo posterior
• Inventariação
• Comprovativo de eliminação
• Contrato

Serviço de campo

Gestão de Serviços de Campo totalmente integrada: Agende compromissos de serviço externo com planeamento de intervenções, gere recursos de técnicos de serviço por qualificação e região, e controle todo o processo de serviço através de estados configuráveis. O gráfico de Gantt fornece uma visão geral visual de todas as intervenções. Os técnicos documentam os resultados diretamente no sistema.

• Planeamento
• Gráfico de Gantt
• Avaliação de desempenho

Comprar

Da necessidade à encomenda em poucos cliques: Listas de preços de compras com escalas, sugestões automáticas de fornecedores, encomendas com controlo de quantidades e prazos. Entrada de mercadorias com confronto entre o planeado e o real, verificação de faturas de entrada e registo automático em stock. Todo o processo de aquisição digital e auditável.

• Arquivo de importação
• Documento externo
• Contrato-quadro
• Requisição de encomenda
• Solicitar
• Informação de preço
• Pedido de reparação
• Chamado de serviço
• Externalização
• Fatura de pagamento antecipado
• Solicitação de adiantamento
• Fatura de adiantamento
• Pedido de compra
• Anúncio
• Entrada de mercadorias
• Dropshipping
• Fatura
• Devolução
• Nota de crédito
• Fatura de cancelamento
• Aviso de encargo
• Eliminação
• Reciclagem
• Inventariação
• Contrato

Assistente de compras

O assistente inteligente guia passo a passo pelo processo de aquisição: identificação de necessidades, sugestão de fornecedores com base no histórico de compras, comparação de preços, confirmação de quantidades/prazos e geração de pedidos. Ideal para novos colaboradores e aquisições padrão. As decisões de Make-or-Buy são apoiadas com a verificação de capacidade.

• Verificação de disponibilidade
• Assistente de planeamento
• Reatribuição
• Baseado em encomenda / Baseado em stock
• Planeamento de necessidades de materiais

Serviço de dispositivo

Histórico de serviço completo por equipamento e número de série: Que manutenções foram realizadas? Que peças foram substituídas? Quando está prevista a próxima inspeção? A documentação de serviço dos equipamentos liga os números de série aos comprovativos de serviço e fornece aos técnicos de campo todas as informações de forma imediata – também em dispositivos móveis.

• Monitorização de garantia (cliente e fornecedor)
• História

Comissionamento e embalagem

Documentação de envio profissional: Crie listas de embalagem com a atribuição de caixas – qual artigo vai em qual caixa, com dimensões e peso. Tipos de caixa padronizados aceleram o processo de embalagem. O destinatário sabe imediatamente o que está em cada pacote. Perfeito para transportadoras, alfândega e receção de mercadorias no cliente.

• Atribuição de cartão/embalagem
• Ligação a balanças
• Ligação à câmara

Envio

Tudo para a logística: transportadoras, tipos de envio (pacote, expresso, transporte, recolha), zonas de envio e tarifas baseadas no peso. Os custos de envio são calculados automaticamente no documento. Estruturas tarifárias baseadas em zonas para nacional, UE e ultramar. Integração com os serviços de entrega mais comuns para rastreamento e aviso de envio.

• Tipos de envio
• Zonas de Envio

Produção

Gestão da produção totalmente integrada: ordens de produção com listas de peças, planos de trabalho com atribuição de recursos, recolha de dados de operação em tempo real. O diagrama de Gantt da produção mostra a utilização das máquinas e os gargalos. Os dados da recolha de dados de operação fluem diretamente para o cálculo posterior. As decisões de fabricar ou comprar são tomadas com base em dados.

• Planeamento de recursos
• Etapas paralelas
• Sequências de etapas (Início/Início, Início/Fim, Fim/Início, Fim/Fim)
• Aquisição de dados
• Gráfico de Gantt
• Montagem / Desmontagem
• Planeamento avançado / retroativo
• Produtos com número de série / lote
• Listas de materiais
• Gestão de qualidade
• Rastreamento de número de série / lote
• Dividir e combinar tarefas
• Atribuição de recursos
• Plano de estrutura do projeto
• Retirada
• Nota completa

Gestão de Contratos

Contratos sob controlo: prazos, períodos de rescisão, lembretes automáticos e opções de renovação – tudo gerido centralmente. Ligue contratos a parceiros e documentos. Receba lembretes atempados de contratos que estão a expirar e nunca perca um prazo de rescisão. Arquivado de forma segura para auditoria.

• Gestão de contratos do lado do cliente e do fornecedor
• Geração de comprovativos diretamente a partir do contrato
• Vencimento
• Monitorização de possibilidades de rescisão
• Pausa
• Rescisão antecipada
• Definição de ciclos

Mapa de relacionamento

O mapa de relações visuais de documentos torna as conexões visíveis: Qual oferta levou ao pedido? Qual guia de remessa corresponde? A fatura foi criada? A representação gráfica de todas as ligações de documentos poupa pesquisas demoradas e proporciona transparência imediata – desde o primeiro contacto com o cliente até ao pagamento.

Aprovações

Processos de aprovação em várias etapas para documentos críticos para o negócio: Defina quais documentos, a partir de que montante ou tipo, necessitam de aprovação. Os aprovadores são notificados automaticamente, podendo aprovar ou rejeitar. Total transparência sobre o estado da aprovação. Conformidade e princípio das quatro mãos garantidos pelo sistema.

• Solicitar aprovações
• Aprovar processo

CRM

Gestão de vendas ao mais alto nível: Gerencie oportunidades de vendas (Opportunities) com fases de pipeline, probabilidades e previsões de receita. Planeie atividades (chamadas, visitas, reuniões) e vincule-as a parceiros e documentos. Estados e tipos configuráveis livremente adaptam-se ao seu processo de vendas.

• Atividades
• Gestão de oportunidades
• Geo-localização
• Integração de IA
• Análises de sucesso
• Integração de e-mail

Intercom

Comunicação interna segura sem ferramentas externas: O sistema de mensagens integrado permite comunicação interna na empresa com grupos, prioridades e confirmação de leitura/entrega. Informações sensíveis permanecem na empresa e não em servidores externos. As mensagens são vinculadas a parceiros, documentos ou projetos – tudo no contexto.

• Comunicação interna
• Criação de tarefas
• Reconciliação
• Visão geral do estado

Wiki

Conhecimento empresarial centralizado e pesquisável: A base de conhecimento integrada com categorias, pesquisa em texto completo e fluxo editorial (Rascunho > Revisão > Aprovação > Arquivo) garante que o know-how seja documentado, atualizado e acessível a todos. Novos colaboradores orientam-se mais rapidamente, colegas experientes partilham o seu conhecimento de forma eficiente.

• Gestão do conhecimento
• Assistência de IA

Bulletin

O quadro de avisos digital para a sua empresa: Publique anúncios, notícias e comunicados em categorias (Notícias da empresa, RH, Informações de TI). Todos os colaboradores veem informações relevantes no login. Sem mais avisos ignorados – notícias importantes chegam a cada colaborador de forma digital e comprovável.

• Quadro de mensagens
• Confirmação de leitura

Arquivamento

Arquivamento de documentos conforme GoBD diretamente no ERP: Arquive faturas, contratos e correspondência de forma segura para auditorias. Ficheiros externos são associados ao registo de dados e são imediatamente localizáveis. O arquivamento cumpre os requisitos da GoBD para a preservação inalterável de documentos comerciais.

• Gestão de arquivamento SQL (segura para auditoria)

E-mail

Cliente de e-mail completo no ERP: Enviar, receber, responder, encaminhar – com múltiplas contas IMAP/SMTP, estrutura de pastas, assinaturas HTML e modelos com espaços reservados. Regras automáticas de entrada/saída organizam e arquivam e-mails. Proteção contra spam, gestão de anexos e registo completo de e-mails. Toda a sua correspondência comercial permanece no contexto do ERP.

• Opcional: ligação ao Outlook ou sistema de e-mail interno
• Pastas de grupo
• Regras de entrada
• Regras de saída
• Filtro de spam comparado com endereços de e-mail de parceiros existentes
• Estrutura de pastas ilimitada
• E-mail analisável via MS SQL
• Integração de IA (geração de texto, geração de parceiros a partir de e-mail)

Calendário

Planeamento de agendas integrado com vista diária, semanal e mensal. Compromissos com participantes, lembretes, repetições e categorias. Convites com aceitação/recusa, gestão automática de feriados por estado e modelos de horário de trabalho flexíveis com turnos. O assistente de dias úteis configura modelos num instante.

• Calendário individual
• Função de grupo
• Calendário de recursos
• Ligação bidirecional com anexos
• Vista diária, semanal, mensal, anual
• Linha temporal
• Compromissos recorrentes
• Convites

DMS

Gestão de documentos diretamente no ERP: Registe, classifique, versionize e ligue documentos de forma centralizada com parceiros, recibos, projetos e outros processos. OCR e pesquisa em texto completo tornam conteúdos digitalizados facilmente encontráveis, enquanto os direitos de acesso garantem a utilização controlada.

• Repositório central de documentos
• OCR e pesquisa de texto completo
• Versionamento e direitos de acesso
• Ligação com dados mestres e processos

Assistência de IA

Descrições de produtos, respostas a e-mails e traduções de produtos geradas por IA – diretamente a partir do ERP. A ligação integrada de IA ajuda-o a criar textos, responder a perguntas de clientes e traduzir dados de produtos para qualquer idioma. Assim, poupa tempo, melhora a qualidade dos textos e alcança mercados internacionais mais rapidamente.

Notas adesivas eletrónicas

Post-its digitais para o seu posto de trabalho: crie notas pessoais e lembretes diretamente no ambiente de trabalho do ERP. Codificados por cores, rapidamente criados, sempre visíveis. O complemento perfeito para pensamentos espontâneos, chamadas de retorno ou tarefas de última hora – sem necessidade de uma ferramenta de notas separada.

• Notas imediatas
• Arquivo

Configurador de Ambiente de Trabalho

Cada função recebe o seu posto de trabalho: O configurador de secretária permite criar um ecrã inicial individual para cada função de utilizador – com botões de acesso rápido, widgets e menus específicos da função. O colaborador do armazém vê a entrada de mercadorias e a preparação de encomendas, o contabilista vê a lista de contas a receber e pagamentos. Eficiência máxima com o mínimo de cliques.

Designer de relatórios

Relatórios e documentos exatamente como deseja: O report designer integrado permite criar faturas, guias de remessa, orçamentos e análises com precisão ao píxel – com o seu logo, as suas cores e o seu layout. Modelos pré-criados aceleram o início. O visualizador de relatórios apresenta os relatórios de forma interativa com impressão, exportação para PDF e exportação para Excel.

Designer de painel

Dados tornam-se decisões: Crie dashboards individuais por arrastar e largar com gráficos, indicadores, tabelas e filtros. Cada função recebe o dashboard de que necessita: a administração vê receitas e fluxo de caixa, a equipa de vendas vê a sua pipeline, o armazém vê a situação do stock. Dados em tempo real para decisões baseadas em dados.

Mesas extras

O seu ERP, os seus dados: Crie tabelas personalizadas – sem qualquer programação. Quer seja para inventário de máquinas, frota, certificados ou comprovativos de formação: defina campos, tipos de dados e relações. O X-ERP gera automaticamente páginas de entrada e de listagem. O seu ERP cresce com as suas necessidades, sem ter de esperar pelo fornecedor de software.

Campos extras

Expandir tabelas padrão sem perder o padrão: Adicione campos adicionais às tabelas existentes (artigos, parceiros, documentos) – texto, número, data, lista de seleção. Os campos aparecem automaticamente nos formulários de entrada e estão disponíveis para análises. As atualizações permanecem compatíveis, os seus campos individuais são preservados.

Pesquisa formatada

Com a Pesquisa Formatada, o X-ERP preenche automaticamente os campos com os valores adequados.

Sejam dados de clientes, informações de artigos, preços, textos, datas de entrega, contas contábeis ou campos adicionais próprios: o X-ERP pode determinar valores diretamente a partir de dados existentes e sugeri-los ou preenchê-los no local correto.

Isto torna o trabalho diário mais rápido, seguro e uniforme.

Menos entradas manuais.
Menos erros.
Mais automatização diretamente no ERP.