X-ERP

Dữ liệu đối tác

Khách hàng, nhà cung cấp, khách quan tâm – tất cả đối tác kinh doanh được tập hợp trong một cơ sở dữ liệu. Mỗi đối tác có thể vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp. Số lượng liên hệ, địa chỉ giao hàng/hóa đơn, thông tin ngân hàng, điều kiện thanh toán/giao hàng, nhóm chiết khấu và số catalog có thể tùy ý. Việc tự động gán email đảm bảo rằng mọi chứng từ đều được gửi đến đúng người nhận.

• Khách hàng quan tâm
• Khách hàng
• Nhà cung cấp
• Người dùng hệ thống vé
• Người dùng cửa hàng
• Người bán
• Người liên hệ
• Địa chỉ giao hàng
• Địa chỉ thanh toán
• Bản địa hóa
• Giới hạn tín dụng
• Khối giao hàng
• Khối Dunning
• Các nhóm giảm giá
• Chiết khấu đèn mộ
• Người nhận hóa đơn khác
• Phân công nhân viên
• Phân công người bán (Tính hoa hồng)
• Số hiệu danh mục bên đối tác (Số đơn đặt hàng)
• Tổng quan các khoản phải thu
• Lịch sử
• Quản lý xuất dữ liệu (Phân công báo cáo, phân công định dạng chứng từ, phân công mục tiêu)
• Phân công tiền tệ
• Phân công ngôn ngữ
• Phân công địa điểm

Khối văn bản

Không bao giờ phải gõ lại các văn bản lặp đi lặp lại: Các khối văn bản trung tâm cho báo giá, hóa đơn, email và hợp đồng. Được tổ chức theo nhóm (AGB, điều khoản hợp đồng, văn bản kèm theo), có thể chèn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Các biến văn bản động tự động thay thế các chỗ giữ chỗ bằng dữ liệu hiện tại. Giao tiếp đồng bộ với tốc độ tối đa.

Quản lý giá

Danh sách giá bán nhiều cấp, giá mua theo từng nhà cung cấp, giá theo số lượng, khoảng thời gian hiệu lực và đa tiền tệ. Trợ lý giá bán cho phép thay đổi giá hàng loạt chỉ bằng một nút bấm. Các nhóm chiết khấu tự động áp dụng khi ghi nhận chứng từ – bộ phận kinh doanh của bạn luôn làm việc với các điều kiện chính xác.

Dữ liệu cơ bản nhân viên

Nhân viên của bạn là tài sản quan trọng nhất của bạn. Quản lý nhân sự tích hợp bao gồm dữ liệu cơ bản, các phòng ban, quản lý nghỉ phép với đơn và quy trình phê duyệt kỹ thuật số, các nhóm hoa hồng cho bộ phận kinh doanh cũng như các loại nghỉ phép linh hoạt. Từ việc nộp đơn đến phê duyệt, mọi thứ đều diễn ra kỹ thuật số, minh bạch và có thể truy xuất được.

• Quản lý kỳ nghỉ
• Ghi chép thời gian nội bộ
• Các nhóm hoa hồng

Tài nguyên sự kiện

Quản lý tập trung tất cả các nguồn lực của công ty: máy móc, phòng ban, thiết bị và năng lực. Xác định tình trạng sẵn có, trình độ và giới hạn công suất. Phân bổ nguồn lực tự động cho các dự án và quy trình. Lập kế hoạch công suất với cảnh báo quá tải. Mỗi nguồn lực có lịch sử bảo trì và kiểm tra theo dõi.

• Danh mục tài nguyên
• Quản lý khả dụng
• Lập kế hoạch năng lực
• Tối ưu hóa tải công việc

Quản lý kho

Kiểm soát toàn diện: Nhiều địa điểm kho, cấu trúc vị trí kho chi tiết (làn/kệ/tầng/ngăn), quản lý tồn kho theo thời gian thực, chuyển kho, kiểm kê với đối chiếu số liệu thực tế/số liệu định mức, đánh giá lại tồn kho theo HGB. Mỗi chuyển động hàng hóa đều có thể theo dõi đầy đủ. Các phương tiện kho như pallet và thùng được theo dõi qua mã vạch/RFID.

• Vị trí Bin
• Mức tồn kho tối thiểu / tối đa / cảnh báo
• Phương tiện truyền thông kho
• Kho tự động (kết nối robot / Paternoster)
• Ghi nhận giá trị tồn kho liên tục
• Vị trí kho
• Đánh giá tồn kho mới

Quản lý dự án

Dự án với các giai đoạn, cột mốc, ngân sách và theo dõi tiến độ. Biểu đồ Gantt tích hợp hiển thị sự phụ thuộc và các đường đi quan trọng một cách trực quan. Liên kết các giai đoạn dự án với chứng từ, nhật ký thời gian và chi phí để có tính toán dự án xuyên suốt – từ lập kế hoạch đến tính toán lại sau dự án.

• Cấu trúc không giới hạn với các dự án phụ
• Giám sát ngân sách
• Biểu đồ Gantt
• Tài nguyên sự kiện

Đính kèm

Các tệp thuộc về bộ dữ liệu: PDF, hình ảnh, hợp đồng và bản vẽ có thể gắn trực tiếp vào mục, đối tác, chứng từ hoặc bất kỳ bộ dữ liệu nào. Quy trình trạng thái cho việc kiểm tra và phê duyệt. Tất cả nhân viên đều có quyền truy cập ngay lập tức vào các tài liệu liên quan – mà không cần tìm kiếm trong các ổ mạng hoặc hộp thư điện tử.

• Quản lý thiết bị SQL
• Kết nối lịch hai chiều

Việc bán hàng

Quy trình bán hàng hoàn chỉnh trong một hệ thống: Từ báo giá đến xác nhận đơn hàng, phiếu giao hàng cho đến hóa đơn – mỗi bước được liên kết tự động. Các mục với hàng hóa, số lượng, giá cả, chiết khấu và thuế. Giao hàng một phần, hóa đơn tập thể và ghi có là điều hiển nhiên. XRechnung và ZUGFeRD cho việc gửi hóa đơn điện tử đã bao gồm.

• Tài liệu bên ngoài
• Cơ hội
• Báo cáo chuyến thăm
• Dự toán trước
• Hợp đồng khung
• Vé bàn trợ giúp
• Yêu cầu dịch vụ
• Yêu cầu sửa chữa
• Đơn đặt hàng sửa chữa
• Tiếp nhận sửa chữa
• Chiến dịch dịch vụ ngoài
• Báo giá
• Đo đạc
• Yêu cầu trả trước
• Hóa đơn trả trước
• Yêu cầu thanh toán xuống
• Hóa đơn đặt cọc
• Đơn hàng cửa hàng
• Xác nhận đặt hàng
• Yêu cầu vật liệu
• Cho mượn
• Cho thuê
• Chọn danh sách
• Phiếu giao hàng
• Dropshipping
• Bằng chứng công việc
• Ngày đi vào hoạt động
• Hóa đơn
• Trả hàng
• Ghi có giá trị
• Hóa đơn hủy
• Tính toán bổ sung
• Kiểm kê
• Bằng chứng xử lý rác thải
• Hợp đồng

Dịch vụ hiện trường

Quản lý Dịch vụ Hiện trường tích hợp hoàn chỉnh: Lập lịch các cuộc hẹn dịch vụ ngoài hiện trường với kế hoạch triển khai, quản lý nguồn lực kỹ thuật viên dịch vụ theo trình độ và vùng, và điều khiển toàn bộ quy trình dịch vụ thông qua các trạng thái có thể cấu hình. Biểu đồ Gantt cung cấp tổng quan trực quan về tất cả các nhiệm vụ. Kỹ thuật viên ghi nhận kết quả trực tiếp trong hệ thống.

• Lập kế hoạch
• Biểu đồ Gantt
• Đánh giá hiệu quả

Mua

Từ nhu cầu đến đặt hàng chỉ trong vài cú nhấp chuột: Bảng giá mua theo cấp số lượng, đề xuất nhà cung cấp tự động, đơn đặt hàng với kiểm soát số lượng và thời hạn. Nhập hàng với so sánh thực tế/định mức, kiểm tra hóa đơn đầu vào và ghi sổ kho tự động. Toàn bộ quy trình mua sắm số hóa và có thể truy xuất.

• Lưu trữ nhập khẩu
• Tài liệu bên ngoài
• Hợp đồng khung
• Yêu cầu đặt hàng
• Lời yêu cầu
• Thông tin giá
• Yêu cầu sửa chữa
• Yêu cầu dịch vụ
• Thuê ngoài
• Hóa đơn trả trước
• Yêu cầu thanh toán xuống
• Hóa đơn đặt cọc
• Đơn đặt hàng
• Thông báo
• Nhập hàng
• Dropshipping
• Hóa đơn
• Trả hàng
• Ghi có giá trị
• Hóa đơn hủy
• Thông báo tải
• Xử lý chất thải
• Tái chế
• Kiểm kê
• Hợp đồng

Trình hướng dẫn mua sắm

Trình hướng dẫn thông minh dẫn dắt từng bước trong quy trình mua sắm: nhận biết nhu cầu, đề xuất nhà cung cấp dựa trên lịch sử mua hàng, so sánh giá, xác nhận số lượng / thời gian và tạo đơn đặt hàng. Lý tưởng cho nhân viên mới và các mua sắm tiêu chuẩn. Các quyết định làm hoặc mua được hỗ trợ với kiểm tra năng lực.

• Kiểm tra khả dụng
• Trợ lý định hoạch
• Dời chỗ
• Theo đơn hàng / Theo kho
• Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu

Dịch vụ thiết bị

Lịch sử dịch vụ liền mạch theo từng thiết bị và số sê-ri: Những bảo trì nào đã được thực hiện? Những bộ phận nào đã được thay? Khi nào là lần kiểm tra tiếp theo? Tài liệu dịch vụ thiết bị liên kết số sê-ri với các chứng từ dịch vụ và cung cấp cho kỹ thuật viên làm việc ngoài hiện trường tất cả thông tin chỉ trong một cái nhìn – ngay cả trên di động.

• Giám sát bảo hành (phía khách hàng và nhà cung cấp)
• Lịch sử

Chọn & đóng gói

Tài liệu vận chuyển chuyên nghiệp: Tạo danh sách đóng gói với bố trí thùng carton – mặt hàng nào nằm trong thùng nào, kèm theo kích thước và trọng lượng. Các loại thùng tiêu chuẩn hóa giúp tăng tốc quá trình đóng gói. Người nhận ngay lập tức biết món hàng nào nằm trong gói nào. Tuyệt vời cho các công ty vận tải, hải quan và bộ phận tiếp nhận hàng hóa của khách hàng.

• Phân công thùng / kiện hàng
• Kết nối cân
• Kết nối camera

Vận chuyển

Mọi thứ cho logistics: Các công ty vận tải, các phương thức vận chuyển (gói, chuyển phát nhanh, vận tải, tự lấy hàng), vùng vận chuyển và cước phí dựa trên trọng lượng. Chi phí vận chuyển được tự động tính trên chứng từ. Cấu trúc cước phí theo vùng cho nội địa, EU và hải ngoại. Tích hợp với các dịch vụ bưu chính phổ biến để theo dõi và thông báo.

• Các loại vận chuyển
• Khu vận chuyển

Sản xuất

Quản lý sản xuất tích hợp toàn diện: các lệnh sản xuất với danh mục chi tiết, kế hoạch công việc với phân bổ nguồn lực, thu thập dữ liệu vận hành theo thời gian thực. Biểu đồ Gantt sản xuất hiển thị mức sử dụng máy móc và các nút thắt cổ chai. Dữ liệu BDE được đưa trực tiếp vào tính toán chi phí sau sản xuất. Quyết định tự làm hay mua được thực hiện dựa trên dữ liệu.

• Lập kế hoạch nguồn lực
• Các bước song song
• Trình tự bước (Bắt đầu/Bắt đầu, Bắt đầu/Kết thúc, Kết thúc/Bắt đầu, Kết thúc/Kết thúc)
• Thu thập dữ liệu
• Biểu đồ Gantt
• Lắp ráp / Tháo rời
• Lập kế hoạch tiến / lùi
• Sản phẩm theo số sê-ri / theo lô
• Danh mục vật liệu
• Quản lý chất lượng
• Theo dõi số sê-ri / theo lô
• Phân chia và hợp nhất nhiệm vụ
• Phân bổ nguồn lực
• Kế hoạch cấu trúc dự án
• Rút ra
• Hoàn thành ghi chú

Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng hiệu quả: thời hạn, thời gian thông báo chấm dứt, nhắc nhở tự động và các tùy chọn gia hạn – tất cả được quản lý tập trung. Liên kết hợp đồng với các đối tác và chứng từ. Nhận nhắc nhở kịp thời về các hợp đồng sắp hết hạn và không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn chấm dứt nào. Lưu trữ bảo đảm có thể kiểm tra.

• Quản lý hợp đồng phía khách hàng và nhà cung cấp
• Tạo chứng từ trực tiếp từ hợp đồng
• Đến hạn
• Giám sát các cơ hội chấm dứt
• Tạm dừng
• Chấm dứt sớm
• Định nghĩa chu kỳ

Bản đồ mối quan hệ

Bản đồ mối quan hệ chứng từ trực quan hiển thị các liên kết: Thỏa thuận nào dẫn đến đơn hàng? Phiếu giao hàng nào liên quan? Hóa đơn đã được lập chưa? Việc hiển thị đồ họa tất cả các liên kết chứng từ giúp tránh tìm kiếm tốn công và cung cấp tính minh bạch ngay lập tức – từ điểm tiếp xúc đầu tiên với khách hàng cho đến khi thanh toán.

Phê duyệt

Quy trình phê duyệt nhiều cấp độ cho các chứng từ quan trọng đối với doanh nghiệp: Xác định chứng từ nào yêu cầu phê duyệt dựa trên số tiền hoặc loại chứng từ. Người phê duyệt sẽ được thông báo tự động, có thể phê duyệt hoặc từ chối. Minh bạch hoàn toàn về trạng thái phê duyệt. Tuân thủ và nguyên tắc bốn mắt được đảm bảo hệ thống hóa.

• Yêu cầu phê duyệt
• Phê duyệt quy trình

CRM

Quản lý bán hàng ở cấp độ cao nhất: Quản lý cơ hội bán hàng (Opportunities) với các giai đoạn của pipeline, xác suất và dự báo doanh thu. Lên kế hoạch các hoạt động (gọi điện, thăm gặp, họp) và liên kết chúng với đối tác và chứng từ. Các trạng thái và loại có thể tùy chỉnh hoàn toàn phù hợp với quy trình bán hàng của bạn.

• Hoạt động
• Quản lý cơ hội
• Định vị địa lý
• Tích hợp AI
• Đánh giá thành công
• Tích hợp email

Intercom

Giao tiếp nội bộ an toàn mà không cần công cụ bên ngoài: Hệ thống tin nhắn tích hợp cho phép giao tiếp nội bộ trong công ty với nhóm, mức độ ưu tiên và xác nhận đọc/gửi. Thông tin nhạy cảm vẫn nằm trong công ty và không trên các máy chủ bên ngoài. Tin nhắn được liên kết với đối tác, chứng từ hoặc dự án – tất cả đều trong bối cảnh.

• Giao tiếp nội bộ
• Tạo nhiệm vụ
• Sự hòa giải
• Tổng quan trạng thái

Wiki

Tri thức doanh nghiệp tập trung và có thể tìm kiếm: Cơ sở dữ liệu tri thức tích hợp với các danh mục, tìm kiếm toàn văn và quy trình biên tập (Bản nháp > Kiểm tra > Phê duyệt > Lưu trữ) đảm bảo rằng kiến thức chuyên môn được ghi chép, cập nhật và mọi người đều có thể truy cập. Nhân viên mới nhanh chóng làm quen, đồng nghiệp có kinh nghiệm chia sẻ kiến thức một cách hiệu quả.

• Quản lý tri thức
• Hỗ trợ AI

Bulletin

Bảng thông báo kỹ thuật số cho doanh nghiệp của bạn: Đăng thông báo, tin tức và thông điệp theo các danh mục (Tin tức doanh nghiệp, Nhân sự, Thông tin CNTT). Tất cả nhân viên đều thấy các thông tin liên quan khi đăng nhập. Không còn biển báo bị bỏ qua – những thông tin quan trọng đến được mọi nhân viên một cách số hóa và có thể xác minh.

• Bảng thông báo
• Xác nhận đã đọc

Lưu trữ

Lưu trữ chứng từ tuân thủ GoBD trực tiếp trong ERP: Lưu trữ hóa đơn, hợp đồng và thư tín một cách an toàn. Các tệp bên ngoài được liên kết với hồ sơ và có thể tìm thấy ngay lập tức. Việc lưu trữ đáp ứng các yêu cầu của GoBD về việc bảo quản tài liệu kinh doanh không thể thay đổi.

• Quản lý lưu trữ SQL (đảm bảo tuân thủ một cách chặt chẽ)

E-mail

Trình quản lý email đầy đủ trong ERP: Gửi, nhận, trả lời, chuyển tiếp – với nhiều tài khoản IMAP/SMTP, cấu trúc thư mục, chữ ký HTML và mẫu với các trường giữ chỗ. Các quy tắc tự động cho thư đến/đi sắp xếp và lưu trữ email. Bảo vệ chống spam, quản lý tệp đính kèm và nhật ký email hoàn chỉnh. Toàn bộ thư tín kinh doanh của bạn vẫn nằm trong bối cảnh ERP.

• Tùy chọn: Kết nối Outlook hoặc hệ thống email nội bộ
• Thư mục nhóm
• Quy tắc đến
• Quy tắc gửi đi
• Đối chiếu bộ lọc spam với các địa chỉ email đối tác hiện có
• Cấu trúc thư mục không giới hạn
• Email có thể được phân tích qua MS SQL
• Tích hợp AI (tạo văn bản, tạo đối tác từ email)

Lịch

Lập kế hoạch tích hợp với chế độ xem theo ngày, tuần và tháng. Các cuộc hẹn với người tham dự, nhắc nhở, lặp lại và danh mục. Lời mời với xác nhận/thời gian từ chối, quản lý ngày lễ tự động theo bang và các mô hình làm việc linh hoạt với ca làm việc. Trợ lý ngày làm việc cấu hình các mô hình chỉ trong nháy mắt.

• Lịch cá nhân
• Chức năng nhóm
• Lịch tài nguyên
• Kết nối hai chiều với các tệp đính kèm
• Xem theo ngày, tuần, tháng, năm
• Dòng thời gian
• Các cuộc hẹn định kỳ
• Lời mời

DMS

Quản lý tài liệu trực tiếp trong ERP: Ghi nhận, phân loại, phiên bản và liên kết tài liệu một cách trung tâm với đối tác, chứng từ, dự án và các quy trình khác. OCR và tìm kiếm toàn văn giúp nội dung quét nhanh chóng được tìm thấy, trong khi quyền truy cập đảm bảo việc sử dụng có kiểm soát.

• Kho lưu trữ tài liệu trung tâm
• OCR và tìm kiếm toàn văn
• Phiên bản và quyền truy cập
• Liên kết với dữ liệu gốc và các quy trình

Hỗ trợ AI

Mô tả sản phẩm do AI tạo, phản hồi email và dịch sản phẩm – trực tiếp từ ERP. Kết nối AI tích hợp hỗ trợ bạn trong việc tạo văn bản, trả lời các câu hỏi của khách hàng và dịch dữ liệu sản phẩm sang bất kỳ ngôn ngữ nào. Nhờ đó, bạn tiết kiệm thời gian, cải thiện chất lượng văn bản và tiếp cận thị trường quốc tế nhanh hơn.

Ghi chú điện tử "dính"">

Các ghi chú Post-It kỹ thuật số cho nơi làm việc của bạn: Tạo ghi chú cá nhân và nhắc nhở trực tiếp trên desktop ERP. Mã hóa màu, tạo nhanh, luôn hiển thị. Sự bổ sung hoàn hảo cho những ý nghĩ ngẫu hứng, cuộc gọi lại hoặc các công việc cần làm gấp – mà không cần công cụ ghi chú riêng biệt.

• Ghi chú ngay lập tức
• Lưu trữ

Bộ cấu hình máy tính để bàn

Mỗi vai trò đều có chỗ làm việc riêng: Bộ cấu hình màn hình desktop cho phép thiết kế màn hình khởi động cá nhân cho từng vai trò người dùng – với các nút truy cập nhanh, widget và menu theo vai trò. Nhân viên kho sẽ thấy nhập kho và chuẩn bị hàng, kế toán sẽ thấy danh sách công nợ và giao dịch thanh toán. Hiệu quả tối đa nhờ các thao tác nhấp chuột tối thiểu.

Trình thiết kế báo cáo

Báo cáo và chứng từ hoàn toàn theo ý muốn của bạn: Trình thiết kế báo cáo tích hợp cho phép bạn thiết kế hóa đơn, phiếu giao hàng, báo giá và các báo cáo chính xác từng pixel – với logo, màu sắc và bố cục của bạn. Các mẫu có sẵn giúp khởi động nhanh hơn. Trình xem báo cáo hiển thị báo cáo một cách tương tác với chức năng in, xuất PDF và xuất Excel.

Trình thiết kế bảng điều khiển

Dữ liệu trở thành quyết định: Tạo bảng điều khiển cá nhân bằng cách kéo và thả với biểu đồ, chỉ số, bảng và bộ lọc. Mỗi vai trò sẽ nhận được bảng điều khiển mà họ cần: Ban giám đốc thấy doanh thu và dòng tiền, bộ phận bán hàng thấy pipeline của họ, kho thấy tình trạng tồn kho. Dữ liệu thời gian thực để ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Bàn phụ

ERP của bạn, dữ liệu của bạn: Tạo các bảng tùy chỉnh – hoàn toàn không cần lập trình. Cho dù là danh mục máy móc, đội xe, chứng chỉ hay bằng chứng đào tạo: xác định các trường, loại dữ liệu và mối quan hệ. X-ERP tự động tạo các trang nhập liệu và danh sách. ERP của bạn phát triển theo nhu cầu của bạn, mà không phải chờ nhà cung cấp phần mềm.

Các trường bổ sung

Mở rộng bảng chuẩn mà không mất đi tiêu chuẩn: Thêm các trường bổ sung vào các bảng hiện có (hàng hóa, đối tác, chứng từ) – văn bản, số, ngày, danh sách lựa chọn. Các trường này sẽ tự động xuất hiện trong các mẫu nhập liệu và có sẵn cho việc đánh giá. Các bản cập nhật vẫn tương thích, các trường cá nhân của bạn sẽ được giữ nguyên.

Tìm kiếm định dạng

Với Tìm kiếm Định dạng, X-ERP sẽ tự động điền các trường với các giá trị phù hợp.

Các dữ liệu khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả, văn bản, ngày giao hàng, tài khoản hoặc trường bổ sung của riêng bạn: X-ERP có thể xác định các giá trị trực tiếp từ dữ liệu có sẵn và đề xuất hoặc điền vào đúng vị trí.

Điều này làm cho công việc hàng ngày nhanh hơn, an toàn hơn và thống nhất hơn.

Ít nhập liệu thủ công hơn.
Ít sai sót hơn.
Nhiều tự động hóa hơn trực tiếp trong ERP.