ERP Hilfe
Aufbewahrungsfrist
Einordnung
X-ERP Hilfe > Module > Archivierung > Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Dokumente gespeichert werden müssen. Fristen sollten fachlich und rechtlich abgestimmt sein. Im Modul Archivierung ist dieser Bereich besonders dann wichtig, wenn Daten nicht nur erfasst, sondern im Folgeprozess sicher weiterverwendet werden sollen.
Aufbewahrungsfrist sicher nutzen
- Kontext prüfenÖffnen Sie Aufbewahrungsfrist aus dem passenden Vorgang oder Modulbereich.
- Daten kontrollierenPartner, Artikel, Menge, Status, Termin oder Zuständigkeit prüfen, soweit sie für diesen Bereich relevant sind.
- Abweichungen klärenFehlende, falsche oder unplausible Angaben vor dem nächsten Prozessschritt bereinigen.
- Folgeprozess nutzenWenn möglich über die vorgesehenen Funktionen weiterarbeiten, damit Bezüge erhalten bleiben.
Worauf Sie achten sollten
- Aufbewahrungsfrist sollte immer im Zusammenhang mit dem übergeordneten Modul Archivierung betrachtet werden.
- Achten Sie auf klare Zuständigkeit, nachvollziehbaren Status und vollständige Pflichtangaben.
- Prüfen Sie bei wichtigen Vorgängen die Belegkette, Historie oder Verknüpfungen, bevor Sie Änderungen übernehmen.
Praxisregel
Nutzen Sie Aufbewahrungsfrist nicht isoliert. Entscheidend ist, ob die Informationen danach im Prozess Archivierung korrekt weiterlaufen.