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Dokumentenarchiv

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Screenshot Dokumentenarchiv in X-ERP
Dokumentenarchiv im X-ERP Modulbereich

Das Dokumentenarchiv legt Unterlagen mit Bezug und Metadaten ab. Es soll Dokumente langfristig auffindbar machen. Im Modul Archivierung ist dieser Bereich besonders dann wichtig, wenn Daten nicht nur erfasst, sondern im Folgeprozess sicher weiterverwendet werden sollen.

Dokumentenarchiv sicher nutzen

  1. Kontext prüfenÖffnen Sie Dokumentenarchiv aus dem passenden Vorgang oder Modulbereich.
  2. Daten kontrollierenPartner, Artikel, Menge, Status, Termin oder Zuständigkeit prüfen, soweit sie für diesen Bereich relevant sind.
  3. Abweichungen klärenFehlende, falsche oder unplausible Angaben vor dem nächsten Prozessschritt bereinigen.
  4. Folgeprozess nutzenWenn möglich über die vorgesehenen Funktionen weiterarbeiten, damit Bezüge erhalten bleiben.

Worauf Sie achten sollten

  • Dokumentenarchiv sollte immer im Zusammenhang mit dem übergeordneten Modul Archivierung betrachtet werden.
  • Achten Sie auf klare Zuständigkeit, nachvollziehbaren Status und vollständige Pflichtangaben.
  • Prüfen Sie bei wichtigen Vorgängen die Belegkette, Historie oder Verknüpfungen, bevor Sie Änderungen übernehmen.

Praxisregel

Nutzen Sie Dokumentenarchiv nicht isoliert. Entscheidend ist, ob die Informationen danach im Prozess Archivierung korrekt weiterlaufen.