Aufgabenverteilung

Aufgabenverteilung

Viele Projekte scheitern nicht an fehlendem Engagement. Sie scheitern daran, dass engagierte Menschen gleichzeitig dasselbe tun – oder alle davon ausgehen, jemand anderes werde die entscheidende Aufgabe übernehmen.

Ein ERP-Projekt berührt nahezu jeden Unternehmensbereich. Dadurch entsteht leicht das Gefühl, alle seien gemeinsam verantwortlich. Doch gemeinsame Verantwortung funktioniert nur, wenn einzelne Aufgaben eindeutig zugeordnet sind.

Fünf Verben schaffen Klarheit

Für jede wichtige Aufgabe sollten Sie fünf Fragen beantworten:

1. Wer entscheidet? Diese Person trifft bei Zielkonflikten die verbindliche Auswahl.
2. Wer verantwortet? Sie sorgt dafür, dass das Ergebnis fachlich vollständig und rechtzeitig entsteht.
3. Wer setzt um? Eine oder mehrere Personen bearbeiten die konkrete Aufgabe.
4. Wer prüft? Diese Rolle bewertet Ergebnis, Risiken und Praxistauglichkeit unabhängig.
5. Wer wird informiert? Betroffene erhalten das Wissen, das sie für ihre eigene Arbeit benötigen.

Nicht jede Aufgabe braucht fünf verschiedene Personen. Aber die fünf Fragen müssen beantwortet sein. Besonders wichtig: Für eine endgültige Entscheidung sollte es genau einen verantwortlichen Entscheider geben.

Die wichtigsten Rollen im ERP-Projekt

Geschäftsführung

Sie verantwortet Zielbild, Priorität, Budget und bereichsübergreifende Richtungsentscheidungen. Sie schützt notwendige Ressourcen und löst Konflikte, die das Projektteam nicht selbst entscheiden kann.

Projektleitung

Sie hält Termine, Aufgaben, Risiken, Abhängigkeiten und Entscheidungen zusammen. Die Projektleitung muss nicht jede fachliche Antwort kennen – aber jederzeit wissen, wer sie liefert und bis wann sie benötigt wird.

Prozessverantwortliche

Sie betrachten einen Ablauf vom Anfang bis zum Ende. Ihr Fokus liegt nicht auf der bequemsten Lösung einer einzelnen Abteilung, sondern auf einem funktionierenden Gesamtprozess.

Key-User

Sie vertreten den Arbeitsalltag, entwickeln und testen Lösungen, dokumentieren Wissen und unterstützen ihre Kollegen. Key-User brauchen dafür Zeit, Anerkennung und einen klaren Entscheidungsrahmen.

Datenverantwortliche

Sie legen fest, welche Daten verbindlich sind, wer sie pflegt und wie Qualität geprüft wird. Artikel, Partner, Preise, Konten oder Einheiten dürfen nicht „allen und niemandem“ gehören.

IT und Administration

Sie sichern Betrieb, Zugänge, Rechte, Infrastruktur, Schnittstellen, Datensicherung und technische Dokumentation. Fachliche Entscheidungen sollten sie unterstützen, aber nicht allein übernehmen müssen.

ERP-Partner und Spezialisten

Sie bringen Produkt-, Migrations-, Integrations- oder Branchenwissen ein. Sie beraten und setzen um – die Verantwortung für Unternehmensziele und fachliche Regeln bleibt jedoch im Unternehmen.

Verteilen Sie Ergebnisse, nicht nur Tätigkeiten

„Frau Müller kümmert sich um Artikel“ ist zu ungenau. Besser ist eine sichtbare Ergebnisverantwortung:

• Artikelgruppen und Pflichtfelder sind definiert.
• Dublettenregeln sind beschlossen.
• Testdaten sind angelegt und fachlich freigegeben.
• Migrationsergebnisse wurden gegen die Quelle abgestimmt.
• Schulungsunterlagen sind vollständig und verständlich.

Ein Ergebnis lässt sich prüfen. Eine unscharfe Tätigkeit kann wochenlang „in Bearbeitung“ bleiben.

Entscheidungen brauchen ein Gedächtnis

Im Laufe eines ERP-Projekts werden Hunderte kleine und große Entscheidungen getroffen. Ohne Dokumentation werden sie später erneut diskutiert oder unbemerkt widersprochen.

Halten Sie deshalb mindestens fest:

• die konkrete Frage,
• die getroffene Entscheidung,
• die wesentliche Begründung,
• den Entscheider,
• das Datum,
• betroffene Prozesse oder Daten,
• und einen möglichen späteren Prüfzeitpunkt.

Dieses Entscheidungsprotokoll spart nicht nur Besprechungszeit. Es bewahrt das Projektwissen, wenn Personen wechseln oder Monate später eine Erweiterung geplant wird.

Übergaben sind Teil der Aufgabe

Eine Aufgabe ist nicht abgeschlossen, wenn jemand seine Datei verschickt oder eine Konfiguration speichert. Sie ist abgeschlossen, wenn der nächste Verantwortliche das Ergebnis verstanden, geprüft und übernommen hat.

Definieren Sie deshalb für wichtige Übergaben klare Abnahmekriterien. Was muss sichtbar sein? Welche Stichprobe wird geprüft? Wer bestätigt die Übernahme? So verhindern Sie, dass Fehler zwischen Zuständigkeiten verschwinden.

Klare Verantwortung schafft keine Bürokratie. Sie schafft die Freiheit, zu handeln, weil jeder weiß, was er entscheiden darf und worauf er sich verlassen kann.

Aus vielen Beteiligten wird ein handlungsfähiges Team

Aufgabenverteilung bedeutet nicht, Menschen voneinander zu trennen. Im Gegenteil: Eindeutige Rollen machen Zusammenarbeit leichter. Fragen erreichen schneller die richtige Person, Entscheidungen bleiben nicht liegen und Unterstützung kann gezielt dort ankommen, wo sie benötigt wird.

Ein ERP-Projekt gewinnt Geschwindigkeit, wenn nicht alle alles tun – sondern jeder seinen Beitrag kennt und das gemeinsame Ziel versteht.

Weiterführende Themen

1. Für Geschäftsführer und Entscheider – Prozesse strukturieren und Kosten senken
2. Für Geschäftsführer und Entscheider – Prozesse strukturieren und Kosten senken › Überblick verschaffen
3. Für Geschäftsführer und Entscheider – Prozesse strukturieren und Kosten senken › ERP funktioniert nur im Team

Häufige Fragen