X-ERP Hilfe

02. Mitarbeiter anlegen

Ein sauberer Mitarbeiterdatensatz gibt Zuständigkeiten, Belegen, Zeiten und Freigaben eine eindeutige Person und verhindert getrennte Prozesshistorien.

Hinter jedem Benutzer steht ein Mensch – und hinter vielen Prozessen eine verantwortliche Mitarbeiterin oder ein verantwortlicher Mitarbeiter.

Verantwortung, die im Alltag trägt

Der Mitarbeiterdatensatz wird fachlich verwendet: für Zuständigkeiten, Belege, Projekte, Zeiten oder Genehmigungen. Ein Benutzerkonto allein ersetzt diese Prozessidentität nicht.

So entsteht ein sauberer Arbeitsstand

  1. Öffnen Sie zunächst auf dem Desktop Management den Bereich Mitarbeiter.
  2. Wählen Sie in der Toolbar die Schaltfläche Neu um einen neuen Datensatz anzulegen.
  3. Erfassen Sie die erforderlichen Stammdaten des Mitarbeiters, wie Namen, organisatorische Zuordnung und die für den Prozess nötigen Kontaktdaten.
  4. Speichern Sie den Datensatz und öffnen Sie ihn aus der Liste erneut.
Beachten Sie: Ein Mitarbeitedatensatz ist nicht automatisch ein Benutzerkonto. Soll sich der Mitarbeiter selbst bei X-ERP anmelden, muss zusätzlich ein Benutzerzugang eingerichtet und als verbundener Benutzer zugewiesen werden.

Der kurze Übergabe-Check

  • Die Person existiert genau einmal.
  • Name und E-Mail sind korrekt geschrieben.
  • Status und Organisationseinheit passen zum Starttermin.
  • Der Datensatz lässt sich in Auswahlfeldern wiederfinden.

Woran gute Verwalter sofort denken

  • Eine Dublette führt zu getrennten Zeit-, Beleg- oder Zuständigkeitsketten.
  • Private Kontaktdaten gehören nur hinein, wenn Zweck und Berechtigung geklärt sind.
  • Ein inaktiver Mitarbeiter kann bei der Benutzerzuordnung fehlen.

Das nehmen Sie mit

Die Person ist als eindeutiger fachlicher Anker vorbereitet – noch bevor Rechte und Login ins Spiel kommen.

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Mitarbeiter anlegen

Weiterführender Link / Quelle

Weiterführende Themen

  1. Für Firmendatenbank-Manager – Firmendatenbanken einrichten und pflegen › 01. Zugang überprüfen und Passwort ändern
  2. Für Firmendatenbank-Manager – Firmendatenbanken einrichten und pflegen › 03. Benutzer anlegen und mit Mitarbeiterdatensatz verknüpfen
  3. Für Firmendatenbank-Manager – Firmendatenbanken einrichten und pflegen › 04. Rechte anpassen

Häufige Fragen

**Warum zuerst Mitarbeiter, dann Benutzer?**

So kann das neue Benutzerkonto unmittelbar mit dem richtigen fachlichen Personendatensatz verknüpft werden.

**Welche Felder sind Pflicht?**

Das hängt von Konfiguration und Prozess ab. Erfassen Sie nur notwendige, verlässliche Angaben und beachten Sie Datenschutzvorgaben.