Listen verstehen und sicher bedienen

1. Wählen Sie links die passende Gruppe, sofern ein Gruppenbaum vorhanden ist.
2. Prüfen Sie „Nur aktive“, „Nur Favoriten“ und „Unterverzeichnisse durchsuchen“.
3. Geben Sie unter der passenden Spaltenüberschrift einen Suchwert ein und prüfen Sie den Filter-Typ.
4. Öffnen Sie den gewünschten Datensatz in bearbeitbaren Listen mit einem Doppelklick.

Oben finden Sie die Werkzeugleiste mit den verfügbaren Aktionen. Links stehen gegebenenfalls Gruppenbaum und Auswahloptionen. Rechts sehen Sie die Tabelle: Spaltenüberschriften, direkt darunter die TopRow-Filterzeile und anschließend die Datensätze. Unten können Sie je nach Liste zwischen Ergebnisseiten wechseln.

Eine reine Auswertung, eine Auswahlliste und eine Stammdatenliste haben unterschiedliche Aufgaben. Deshalb können beispielsweise Neu, Löschen, Gruppenbaum oder Favoriten fehlen. In einem Auswahldialog übernehmen Sie den markierten Datensatz über die angebotene Auswahlaktion.

Klicken Sie auf eine Gruppe, um deren Datensätze anzuzeigen. Über das Dreieck klappen Sie Untergruppen auf oder zu. Aufklappen und Auswählen sind unterschiedliche Vorgänge: Das bloße Sichtbarmachen einer Untergruppe ersetzt nicht die Auswahl dieser Gruppe.

Die ausgewählte Gruppe und ihre untergeordneten Gruppen werden gemeinsam berücksichtigt. Beispiel: Sie wählen „Werkzeuge“. Mit eingeschalteter Option werden auch Artikel aus darunterliegenden Gruppen wie „Bohrer“ und „Sägen“ berücksichtigt.

Es werden nur die unmittelbar der ausgewählten Gruppe zugeordneten Einträge berücksichtigt. Datensätze aus Untergruppen bleiben außerhalb der Auswahl. Eine übergeordnete Gruppe kann dadurch leer erscheinen, obwohl ihre Untergruppen Daten enthalten.

Wählen Sie eine übergeordnete Gruppe beziehungsweise den obersten verfügbaren Eintrag und schalten Sie „Unterverzeichnisse durchsuchen“ ein. Andere gesetzte Filter bleiben weiterhin wirksam.

Eingeschaltet: Die Auswahl ist auf aktive Datensätze beschränkt. Ausgeschaltet: Auch inaktive Einträge können erscheinen, sofern sie zu den übrigen Bedingungen passen. „Aktiv“ bedeutet nicht automatisch „auf Lager“ oder „sofort lieferbar“; prüfen Sie dafür die entsprechenden Bestands- und Verfügbarkeitsspalten.

Eingeschaltet: Es erscheinen nur als Favorit gekennzeichnete Einträge. Ausgeschaltet: Die Favoritenkennzeichnung schränkt die Auswahl nicht mehr ein. Wenn Sie einen Artikel vermissen, prüfen Sie diese Option auch dann, wenn Suchtext und Gruppe richtig aussehen.

Sind „Nur aktive“ und „Nur Favoriten“ eingeschaltet, muss ein Eintrag beide Bedingungen erfüllen. Ein aktiver Artikel ohne Favoritenkennzeichnung wird dann nicht angezeigt.

Öffnen Sie den Datensatz und ändern Sie dort die entsprechende Kennzeichnung, sofern das Feld und die Berechtigung vorhanden sind. Speichern Sie die Änderung. Laden Sie die Liste bei Bedarf neu. Die Filter links dienen nur der Auswahl.

Klicken Sie in das Filterfeld unter der gewünschten Überschrift, zum Beispiel Matchcode oder Name. Geben Sie einen passenden Wert ein. Bei Texteingaben aktualisiert sich die Auswahl nach einer kurzen Eingabepause. Prüfen Sie dabei den gewählten Filter-Typ am Feld.

Filter verschiedener Spalten wirken gemeinsam. Beispiel: Name enthält „Bohrer“ UND aktuell verfügbar ist größer als 0. Zusätzlich gelten die Gruppenauswahl und die Optionen links. Ein passender Name allein genügt dann nicht.

Leeren Sie das betreffende Eingabefeld beziehungsweise verwenden Sie dessen Löschsymbol. Für „Ist leer“ und „Ist nicht leer“ gibt es keinen Suchwert: Wechseln Sie den Operator zurück auf eine normale Bedingung oder verwenden Sie „Filter löschen“.

Die Aktion „Filter löschen“ entfernt die Filter der Tabelle. Prüfen Sie anschließend die Auswahl links separat: Gruppenbaum, „Nur aktive“, „Nur Favoriten“ und „Unterverzeichnisse durchsuchen“ werden dadurch nicht generell zurückgesetzt.

„Enthält“ sucht einen Textteil an beliebiger Stelle: „Bohr“ findet beispielsweise „Bohrmaschine“. „Enthält nicht“ schließt Einträge mit diesem Textteil aus. Verwenden Sie diese Suche für Teile von Namen oder Beschreibungen.

„Beginnt mit“ prüft den Textanfang, „Endet mit“ das Textende. So suchen Sie beispielsweise nach einem Nummernpräfix oder einer gemeinsamen Endung.

„Gleich“ verlangt den Vergleich mit dem vollständigen Wert. „Ungleich“ schließt diesen Wert aus. Für die Suche nach einer vollständigen Kennung ist „Gleich“ gezielter als „Enthält“.

Für Zahlen oder Zeitwerte: „Größer als 0“ findet positive Werte; „Größer oder gleich 10“ umfasst auch den Wert 10. Achten Sie darauf, ob die Grenze eingeschlossen sein soll.

„Kleiner als 10“ schließt 10 aus; „Kleiner oder gleich 10“ schließt 10 ein. Bei Datumsspalten entsprechen diese Bedingungen einem Zeitpunkt vor beziehungsweise bis zur gewählten Grenze.

Wenn diese zusätzlichen Operatoren in der Liste freigeschaltet sind, suchen Sie nach fehlenden beziehungsweise vorhandenen Werten. Es ist keine Eingabe erforderlich. Ein leerer Datenbankwert ist nicht dasselbe wie die Zahl 0; auch ein Text aus Leerzeichen muss nicht als leer gelten.

Normale Textspalten starten mit „Enthält“. Sie können also zunächst einen aussagekräftigen Teil des Namens oder Matchcodes eingeben. Für eine genaue Kennung wählen Sie „Gleich“. Eine Texteingabe durchsucht nicht automatisch andere Spalten.

Ganzzahlspalten starten mit „Gleich“. Dezimalspalten für Mengen und Beträge starten in der gemeinsamen Komponente mit „Größer oder gleich“. Die Eingabe 10 kann deshalb auch Werte über 10 anzeigen. Für exakt 10 stellen Sie ausdrücklich „Gleich“ ein.

Reine Datumsspalten starten mit „Gleich“. Spalten mit Uhrzeit starten mit „Größer oder gleich“. Wählen Sie das Datum im vorgesehenen Datumsfeld und prüfen Sie bei Zeitstempeln zusätzlich die Uhrzeit. Die Bedeutung „genau dieser Zeitpunkt“ ist enger als „ab diesem Zeitpunkt“.

Bei einem dreistufigen Kontrollkästchen bedeuten Ja und Nein jeweils einen gezielten Filter. Der neutrale Zustand hebt die Einschränkung dieser Spalte auf. „Nein“ ist daher nicht dasselbe wie „kein Filter“.

Bei einer Auswahlliste wählen Sie den gewünschten hinterlegten Eintrag. Die sichtbare Bezeichnung hilft bei der Auswahl; die Zuordnung erfolgt über den zugehörigen Wert. Leeren Sie die Auswahl, wenn diese Spalte die Treffer nicht mehr einschränken soll.

Klicken Sie auf eine sortierbare Spaltenüberschrift. Ein erneuter Klick wechselt die Sortierrichtung. Der Pfeil an der Überschrift zeigt die Richtung an. Bei Zahlen wird nach dem Zahlenwert sortiert, bei Text nach der Textreihenfolge.

Wenn die Liste Mehrfachsortierung zulässt, halten Sie Umschalt gedrückt und klicken auf eine weitere Spaltenüberschrift. So können Sie beispielsweise zuerst nach Gruppe und innerhalb der Gruppe nach Name ordnen. Mit Strg und einem Klick auf die Überschrift entfernen Sie deren Sortierung.

Ziehen Sie die Trennlinie zwischen zwei Spaltenüberschriften, um die Breite anzupassen. Über Einstellungen erreichen Sie die angebotene Spaltenauswahl und die Rücksetzung der Spaltenanordnung. Blenden Sie für Ihre Aufgabe wichtige Felder ein und weniger wichtige aus.

Die gemeinsame Listenkomponente speichert das Layout nach Benutzer und Liste. Auf kleinen Bildschirmen wird die automatische Speicherung von Layoutänderungen übersprungen. Verwenden Sie die Rücksetzung in den Einstellungen, wenn Sie zur vorgesehenen Spaltenanordnung zurückkehren möchten.

Ein Klick markiert einen Datensatz. Ein Doppelklick öffnet ihn in Listen mit Bearbeitungsfunktion. In einem Auswahldialog verwenden Sie die dort vorgesehene Auswahlaktion, um den Datensatz in den aufrufenden Vorgang zu übernehmen.

Beginnt die Anlage eines Datensatzes. Je nach Liste öffnet sich eine Bearbeitungsansicht oder zunächst eine Vorlagenauswahl. Erfassen Sie die benötigten Angaben und speichern Sie den neuen Datensatz.

Lädt die Daten der Tabelle erneut. Verwenden Sie dies, wenn zwischenzeitlich Änderungen erfolgt sind. Aktualisieren ist nicht gleichbedeutend mit dem Entfernen gesetzter Filter.

Bezieht sich auf den ausgewählten Datensatz und verlangt in der gemeinsamen Listenbearbeitung eine Bestätigung. Prüfen Sie den markierten Eintrag vor dem Bestätigen. Fachliche Abhängigkeiten oder fehlende Berechtigungen können das Löschen verhindern.

Exportiert die Tabellendaten über die angebotene CSV-Funktion. Prüfen Sie vor dem Export die Auswahl und Filter und kontrollieren Sie danach die exportierten Spalten und Zeilen. Die Datei kann zum Beispiel in einer Tabellenkalkulation weiterverarbeitet werden.

Bei Listen mit Seitennavigation finden Sie die Bedienelemente unten. In der gemeinsamen Komponente stehen 5, 10, 20 oder 100 Zeilen je Seite zur Auswahl. Listen mit virtuellem Scrollen können sich anders verhalten. Ein Datensatz kann auf einer weiteren Seite stehen.

Wählen Sie die Artikelgruppe. Schalten Sie „Unterverzeichnisse durchsuchen“ und „Nur aktive“ ein. Schalten Sie „Nur Favoriten“ aus, sofern Sie alle aktiven Artikel der Gruppe suchen. Setzen Sie in „Jetzt verfügbar“ den Operator „Größer“ und den Wert 0.

Schalten Sie „Nur aktive“ und „Nur Favoriten“ aus. Wählen Sie eine ausreichend übergeordnete Gruppe und beziehen Sie Untergruppen ein. Entfernen Sie Tabellenfilter. Suchen Sie anschließend gezielt nach Artikelnummer oder Matchcode.

Tragen Sie unter Name den Operator „Enthält“ und beispielsweise „Bohrer“ ein. Tragen Sie in der benötigten Mengenspalte „Größer oder gleich“ und 10 ein. Angezeigt werden nur Einträge, die beide Bedingungen und die linke Vorauswahl erfüllen.

Prüfen Sie die ausgewählte Gruppe und schalten Sie „Unterverzeichnisse durchsuchen“ ein. Wählen Sie bei Bedarf eine höhere Gruppe.

Schalten Sie „Nur Favoriten“ und anschließend gegebenenfalls „Nur aktive“ aus. Beobachten Sie nach jedem Schritt, ob der gesuchte Eintrag erscheint.

Verwenden Sie „Filter löschen“. Beginnen Sie dann mit nur einer gut bekannten Kennung. Prüfen Sie „Gleich“ gegenüber „Enthält“ sowie Zahlen- und Datumsgrenzen.

Prüfen Sie den aufrufenden Vorgang, das Unternehmen beziehungsweise den Mandanten und Ihre Berechtigung. Auswahllisten können absichtlich nur zulässige Datensätze anbieten, etwa Einkaufsartikel statt aller Artikel. Diese Vorgaben lassen sich nicht immer mit den sichtbaren Filtern aufheben.

Aktualisieren Sie die Liste. Falls der Datensatz weiterhin fehlt, notieren Sie die Liste, die gesuchte Kennung und die gesetzten Optionen. Mit diesen Angaben kann die Administration die Ursache gezielt prüfen.