DATEV-Schnittstelle

Länderpaket Deutschland - DATEV-Export

Eine gute DATEV-Übergabe spart nicht nur Erfassungszeit. Sie schafft einen gemeinsamen, prüfbaren Takt zwischen operativem X-ERP und DATEV-Rechnungswesen.

Regelwerk in einen sicheren DATEV-Export übersetzen

Der DATEV-CSV-Header enthält zentrale Kontextwerte wie Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge und Datenzeitraum. Die Buchungszeilen müssen zu diesem Kontext und zur abgestimmten Konten-/Steuerlogik passen.

So arbeitet X-ERP im Prozess

DATEV-Einstellungen

Die DATEV-Einstellungen sind die Grundlage für die Erstellung jedes DATEV-Exports. Sie müssen nur einmalig erfasst werden. Stimmen Sie Kontenrahmen, Kontenlänge, Berater-/Mandantennummer und Wirtschaftsjahr ab.

• Kontenplan: Erfassen Sie den verwendeten Kontenplan z.B. SKR03 oder SKR04.
• DATEV-Mandant: Erfragen Sie die Mandantennummer bei Ihrem Steuerbüro.
• Erfassen Sie die Beraternummer und den Beratername des Steuerberaters.
• Tag und Monat des Wirtschaftsjahrbeginns
• Sachkontenlänge: Die Sachkontenlänge muss mit den DATEV-Kundeneinstellungen übereinstimmen. Erfragen Sie diese ggf. in Ihrem Steuerbüro. Laut der DATEV-Norm haben die Personenkonten von Kunden und Lieferanten jeweils eine Stelle mehr als die Sachkonten.
• Verrechnungskonto für Splittbuchungen: Das Verrechnungskonto wir nur für komplexe Buchungssätze ohne eindeutiges Gegenkonto benötigt. Sammelbuchungen können nur als Einzelbuchungen gegen das Verrechnungskonto im DATEV-Export abgebildet werden.
• Unzulässige Zeichen in der Belegnummer werden beim Export in das DATEV-Belegfeld 1 in "-" übersetzt. Die ursprünglichen Belegnummern bleiben unverändert. Beispiel: Umbuchung 1 wird mit einem Bindestrich zu Umbuchung-1.

DATEV-Assistent

Im DATEV-Assistenten legen Sie fest, welche Daten für welchen Zeitraum übermittelt werden sollen.

• Wählen Sie Ihre DATEV-Einstellungen aus.
• Legen Sie im ersten Schritt den Exportumfang und den Exportzeitraum fest.
• Buchungen: Entscheiden Sie für welche Buchungsperioden Buchungssätze übertragen werden sollen. Die ausgewählten Buchungsperioden müssen jeweils dem selben Buchungsjahr angehören. Für jede Buchungsperiode wird eine getrennte Datei erstellt. Eine Datei wird als CSV, mehrere Dateien als ZIP heruntergeladen.
• Sachkontenbeschriftungen: Übermittelt werden die DATEV-Nummer (s. Finanzen > Kontenplan > DATEV-Konto) sowie die Bezeichnung des Sachkontos. Beim Erst-Export aus X-ERP werden sämtliche Sachkonten übermittelt. In späteren DATEV-Exporten werden jeweils nur die Sachkontenbeschriftungen von neuen Konten oder Konten bei denen sich die Kontenbezeichnung geändert hat übermittelt. DATEV benötigt auch für Kontenbeschriftungen ein Wirtschaftsjahr im Dateikopf. Geben Sie das Wirtschaftsjahr ein; Tag und Monat stammen aus den DATEV-Einstellungen.
• Adressen (Debitoren/Kreditoren): Übermittelt werden die DATEV-Nummer (s. Kunden / Lieferanten > Kundendetails / Lieferantendetails > DATEV-Konto) sowie die Adressdaten des Kunden oder Lieferanten. Beim Erst-Export aus X-ERP werden sämtliche Adressen übermittelt. In späteren DATEV-Exporten werden jeweils nur die Adressen von neuen Partnern oder Adress-Änderungen übermittelt. DATEV benötigt auch für Adressen ein Wirtschaftsjahr im Dateikopf. Geben Sie das Wirtschaftsjahr ein; Tag und Monat stammen aus den DATEV-Einstellungen.
• X-ERP nimmt die Vorprüfung vor. Eventuell fehlerhafte Datensätze werden angezeigt und müssen bereinigt werden, bevor der DATEV-Export ausgeführt werden kann.
• Falls für den ausgewählten Zeitraum bereits DATEV-Exporte vorgenommen wurden, werden die bereits übertragenen Daten angezeigt. Über den Schalter Bereits exportierte Buchungen erneut exportieren ist es möglich die zuvor übertragenen Daten im neuen DATEV-Export erneut zu übergeben. Wählen Sie anschließend Erneut prüfen um die Vorprüfung auf die hinzugefügten Daten auszuweiten.
• Die Auswahlzusammenfassung gibt Auskunft über den Zeitraum und die enthaltenen Datensätze.
• Über den Schalter DATEV-Export erstellen wird die Datei erzeugt.
• Die DATEV-Exporthistorie ist ein Protokoll aller bisher erstellten Exporte und gibt Auskunft über den Zeitpunkt der Erstellung, den ausführenden Benutzer, den Zeitraum, den Inhalt und den Namen der erzeugten Datei.

Vor Abgabe oder Versand prüfen

• Headerwerte passen zum Empfängersystem.
• Konten und Steuerschlüssel sind gültig.
• Soll-/Haben- und Steuerkontrollen stimmen.
• Kein Zeitraum wird doppelt oder lückenhaft übergeben.

Das nehmen Sie mit

Der Übergang zur DATEV-Finanzbuchhaltung ist periodengenau, prüfbar und gemeinsam abgestimmt.

Weiterführender Link / Quelle

Weiterführende Themen

1. Für Länderspezialisten – Nationale Anforderungen und Besonderheiten › ELSTER-Export
2. Für Länderspezialisten – Nationale Anforderungen und Besonderheiten › GoBD

Häufige Fragen