E-Mail-Initialisierung

E-Mail

Das integrierte E-Mail-Programm ermöglicht - einfach und effektiv - eine umfassende Verwaltung von E-Mails direkt in X-ERP. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden verwaltet. Eine direkte Verteilung oder Zuweisung an einzelne Personen oder Gruppen ist möglich. Versenden und empfangen Sie E-Mails, organisieren Sie Ihren Posteingang und verknüpfen Sie Nachrichten nahtlos mit Projekten, Aufgaben oder Kontakten. Dank der Integration in Ihre Arbeitsumgebung sparen Sie Zeit und steigern Ihre Produktivität.

E-Mail Einstellungen

E-Mail-System

• Mit dem Desktop-Button regeln Sie, ob der E-Mail-Versand und -Empfang direkt in X-ERP erfolgen soll.
• Nachrichteneingang überprüfen (Minuten): Die automatische Aktualisierung der E-Mail-Liste wird in Minuten festgelegt. Standardmäßig ist ein Zeitraum von 5 Minuten vorgegeben.
• Http Request Timeout (Minuten): Der Zeitraum in Minuten beim Serverabruf, zu dem abgebrochen werden soll, wenn der Abruf kein Ergebnis zurückgibt. Standardmäßig ist ein Zeitraum von 10 Minuten vorgegeben.

E-Mail-Ordner

• Erstellen Sie Ordner, um Ihre E-Mails strukturiert verwalten zu können. Beachten Sie, dass Systemordner wie beispielsweise der Ordner Posteingang nicht bearbeitet werden können.
• Name: Ordner-Name
• Eltern: Wenn es sich um einen Unterordner handelt, so erfassen Sie hier den Namen des übergeordneten Ordners.
• Gruppenordner: Kennzeichnung für Gruppennutzung

Eingangsregeln

• Regeln legen fest, in welchem Eingangsordner die eingehenden E-Mails der verschiedenen E-Mail-Adressen angezeigt werden. Dies erleichtert die Zuweisung eingehender E-Mails zum richtigen Ansprechpartner im Unternehmen. Alternativ ist es möglich einzelnen E-Mail-Konten spezielle E-Mail-Ordner zuzuweisen (s. E-Mail-Konten). Wird weder eine Zuweisung in den Eingangsregeln, noch im E-Mail-Konto vorgenommen, so werden alle eingehenden E-Mails dem ersten Ordner (in der Regel Posteingang) zugewiesen.
• Name: Suchbegriff
• Feld: Bestimmen Sie ob nach Email-Konto-Name, Absender, Empfänger oder Betreff gefiltert wird.
• Teilzeichenkette: Die Zeichenfolge, die mindestens vorhanden sein muss im Suchbegriff.
• Zielordner: E-Mail-Ordner
• Sortierreihenfolge: Die Reihenfolge in der die Suchkriterien abgearbeitet werden.

E-Mail-Konten

• Dient der Erstellung von E-Mail-Konten für einzelne Benutzer.
• Name: Name, der als Absender oder Empfänger einer E-Mail angezeigt wird
• Die Felder Posteingang und Unbekannte Absender nach dienen der E-Mail-Sortierung und der Filterung von SPAM-E-Mails. Eingehende E-Mails werden diesen E-Mail-Ordnern zugewiesen. Vorrangig erfolgt die Zuordnung zu den einzelnen Ordnern in: E-Mail > Einstellungen > Eingangsregeln. Wird weder eine Zuweisung in den Eingangsregeln, noch im E-Mail-Konto vorgenommen, so werden alle eingehenden E-Mails dem ersten Ordner (in der Regel Posteingang) zugewiesen.
• Posteingang: Für alle E-Mails mit bekannten E-Mail-Adressen (= bereits in X-ERP bekannte E-Mail-Adressen)
• Unbekannte Absender nach: Für alle in X-ERP unbekannten E-Mail-Adressen.
• Spam-Ordner: Auswahl des Ordners für Spam-Nachrichten.

Spam-Schutz-Absender / -Betreff

• Über den Button Spam markieren Sie einzelne E-Mails als Spam und kategorisieren gleichzeitig, ob bei zukünftigen E-Mail-Eingängen bei gleichem Absender oder Betreff eine direkte Spam-Zuordnung erfolgen soll. Die E-Mails werden automatich in den im E-Mail-Konto definierten Spam-Ordner verschoben.

E-Mail-Signaturen

• Hinterlegen Sie Signaturen, um diese bei Erstellung einer E-Mail schnell aufrufen und einfügen zu können.

E-Mail-Vorlagen

• Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen zur schnellen und einfachen Versendung von Dokumenten aus X-ERP.
• Name: Vergeben Sie einen Namen
• Gruppe: Wählen oder erstellen Sie übersichtliche Vorlagengruppen.
• Dok-Typ: Jeder Dok-Typ benötigt eine separate Vorlage.
• Sprache: Hinterlegen Sie für Ihre Partner Vorlagen in alle benötigten Sprachen.
• Betreff: Betreff-Text der E-Mail
• An:, Cc: und Bcc: können bei Bedarf hinterlegt werden.

E-Mail Kategorien

• Erstellen Sie E-Mail Kategorien, die Sie einem Ansprechpartner Ihrer Partner zuordnen können (s. Partner > Ansprechpartner > E-Mail-Kategorie). Mit dieser Kategorie legen Sie fest, bei welchen Dokumenten-Typen der Ansprechpartner als Empfänger von E-Mails automatisch eingefügt werden soll.
• Name: Name der Kategorie (z.B. Rechnungsversand)
• E-Mail-Typ: An:, Cc: und Bcc:
• Weisen Sie mit dem + Button die entsprechenden Dok-Typen zu.

Serienmails

• Erstellen Sie Serienmails an selektierte Partner.
• Vergeben Sie der Serienmail einen aussagekräftigen Namen.
• E-Mail-Konto: Legen Sie das Absender-E-Mail-Konto fest.
• Entwerfen Sie einen Text.
• Fügen Sie Partner oder Ansprechpartner über die Bearbeitungs-Schalter hinzu.
• Versand über den Schalter An ausgewählte Empfänger senden.

Passende Vertiefungen

• CRM
• Ansprechpartner

In diesem Kapitel

• E-Mail-System
• E-Mail-Ordner
• E-Mail-Vorlagengruppen
• E-Mail-Kategorien
• Eingangs- und Ausgangsregeln
• Spam-Schutz

Weiterführende Themen

CRM DMS

Häufige Fragen