XRechnung

Bei der XRechnung entscheidet oft ein unscheinbares Referenzfeld darüber, ob ein vollständiger Geschäftsvorgang seinen Empfänger erreicht.

Regelwerk in einen sicheren Ablauf übersetzen

XRechnung ist ein strukturiertes E-Rechnungsformat. Neben mathematisch korrekten Positionen braucht es Empfänger-, Steuer-, Zahlungs- und Referenzdaten in der jeweils gültigen Spezifikation und nach den Vorgaben des Übertragungswegs.

Grundeinstellungen in X-ERP zur Erstellung von validen ZUGFeRD-Rechnung

Administration > Stammdateninitialisierung > Firmen-Einstellungen

• Erfassen Sie Firmenname, Straße, PLZ, Ort, Land, Tel. 1, die SEPA-Gläubigernummer wenn SEPA-Lastschrift-Einzüge aus X-ERP erfolgen und die UST-ID oder die Steuernummer.

Ist das Feld UST-ID gefüllt, so wird die UST-ID in der E-Rechnung dokumentiert - ist das Feld UST-ID nicht gefüllt, so wird die Steuernummer in die E-Rechnung übernommen - eines der beiden Felder muss gefüllt sein

Administration > Finanzinitialisierung > Firmen Bankkonto

• Aus dem Firmen Bankkonto werden die Felder Firmen-Kontonummer, Bank-ID und Kontoinhaber in die XML-Datei der E-Rechnung übernommen.

Verkauf > Einstellungen > Zahlungskonditionen

• Unterscheiden Sie bei den Kunden-Zahlungskonditionen nach Kunden die per Überweisung zahlen und Kunden, deren Rechnungen per SEPA-Lastschrift eingezogen werden.
• Zahlungskonditionen bei Kunden die überweisen

1. Zahlungsart = Überweisung
2. UNTDID = 30 - credit transfer
3. Firmen Bankkonto muss ausgewählt sein

• Zahlungskonditionen bei Kunden, deren Rechnungen per SEPA-Lastschrift eingezogen werden:

1. Zahlungsart = Lastschrift
2. UNTDID = 59 - SEPA direct debit
3. Zusätzlich muss in den Kundenstammdaten eine aktive Bankverbindung erfasst sein.

Verkauf > Einstellungen > Mengeneinheiten

• Mengeneinheiten die in E-Rechnungen verwendet werden, muss eine E-Rechnungs Mengeneinheit zugeordnet werden.

Finanzen > Steuerschlüssel

• Die richtige E-Rechnungs Steuerschlüsselkategorie muss bei Umsatzsteuer-Steuerschlüsseln hinterlegt werden.

Kundenstammdaten > Kundendetails > Rechnungsadresse

• Werden Rechnungen als XRechnung erstellt, so ist zwingend eine Leitweg-ID erforderlich.
• Als Ausgabeformat wird bei Rechnungen und Gutschriften E-Mail XInvoice, archiviert gewählt.

Verkaufsdokument

• Im Verkaufs-Dokument muss eine Sachbearbeiter erfasst werden. Dem Mitarbeiter muss in den Mitarbeiterstammdaten eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer zugewiesen sein.

So arbeitet X-ERP im Prozess

1. Fordern Sie Empfängerleitfaden, Leitweg-ID und weitere Referenzen vor der ersten Rechnung an.
2. Pflegen Sie Partner-, Steuer-, Zahlungs-, Einheiten- und Belegdaten vollständig.
3. Erzeugen Sie die XRechnung in der aktuell geforderten Fassung.
4. Validieren Sie Syntax und Geschäftsregeln; prüfen Sie Summen gegen X-ERP.
5. Übermitteln Sie über Portal, E-Mail oder vereinbarten Kanal und verfolgen Sie die Rückmeldung.

Das nehmen Sie mit

Die Rechnung wird nicht nur versendet, sondern erreicht den richtigen Verwaltungsprozess in maschinenlesbarer Form.

Weiterführender Link / Quelle

Weiterführende Themen

1. Für Länderspezialisten – Nationale Anforderungen und Besonderheiten › ZUGFeRD
2. Für Länderspezialisten – Nationale Anforderungen und Besonderheiten › EDI
3. Für Länderspezialisten – Nationale Anforderungen und Besonderheiten › GoBD

Häufige Fragen