Buchungserfassung

Buchungserfassung

In der Buchungserfassung entsteht aus einem Beleg ein prüfbarer Buchungsentwurf. Kopfdaten und Positionen bleiben zunächst bearbeitbar, bevor sie endgültig gebucht werden. Alle manuellen Geschäftsvorfälle werden in der Buchungserfassung erstellt.

Dafür nutzen Sie diese Seite

• Belegdatum, Belegnummer und Buchungstext beschreiben den Vorgang.
• Buchungsperiode, Fremdwährung und Kurs bestimmen die zeitliche und wertmäßige Einordnung.
• In den Positionen erfassen Sie Konto, Soll oder Haben und – sofern erforderlich – Steuerkennzeichen.
• Kostenstelle und Kostenträger ergänzen die interne Ergebnisrechnung.
• Validierungsmeldungen zeigen fehlende oder widersprüchliche Angaben vor dem Buchen.

Sicherer Ablauf

Öffnen Sie einen neuen Buchungsentwurf oder wählen Sie eine passende Vorlage.

Erfassen Sie die Kopfdaten exakt nach dem Beleg.

Buchungsperiode: Standardmäßig wird die aktuelle Buchungsperiode (Monat) angezeigt. Über die Auswahl-Liste kann eine andere Buchungsperiode ausgewählt werden.

Buchungsperiodenstatus: Nur wenn der Status der Buchungsperiode als offen angezeigt wird, ist eine Buchung möglich. Ist eine Buchungsperiode bereits geschlossen, so muss eine andere Buchungsperiode gewählt werden oder der Status der Buchungsperiode muss von geschlossen nach offen geändert werden.

Die Felder Belegnummer, Dok-Nummer und Betreff sind Pflichtfelder.

Fremdwährung: Standardmäßig ist das Feld nicht gefüllt und die Buchungen werden in der Firmenwährung ausgeführt.

Kurs: Bei Fremdwährungsbuchungen ist eine Kurseingabe verpflichtend. Fremdwährungskurse können unter Administration > Finanzinitialisierung > Währungs-API abgerufen werden.

Fügen Sie die Sachkonten und Beträge vollständig hinzu.

Über den Schalter Sachkonto hinzufügen öffnet sich der Kontenplan zur Auswahl des Kontos.

Der Schalter Kundenkonto hinzufügen öffnet die Kundenstammdaten-Liste zur Auswahl eines Kundenkontos. Die Kundennummer wird im Feld K/L angezeigt. Das Sammelkonto aus der Finanzgruppe des Kunden (Kunden > Kundendetails) wird zur Buchung herangezogen.

Analog wird der Schalter Lieferantenkonto hinzufügen aktiviert.

Prüfen Sie Steuer und Kostenrechnung.

Steuerschlüssel: Ist einem Sachkonto im Kontenplan ein fester Steuerschlüssel zugewiesen worden, so wird dieser Steuerschlüssel automatisch in die Buchung eingefügt. Der vorgeschlagene Steuerschlüssel ist manuell änderbar. Ist das Feld nicht gefüllt, so findet keine Steuerbuchung statt.

Kostenstelle und Kostenträger können ausgewählt werden. Sollten im Sachkonto, Kunden oder Lieferanten eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger hinterlegt sein, so werden diese automatisch eingefügt.

UST-ID: In Positionen mit Kunden- bzw. Lieferantenkonten wird die UST-ID aus den Partner Stammdaten angezeigt, sofern diese vorhanden ist.

Speichern Sie den Entwurf und buchen Sie ihn erst nach der Abschlusskontrolle.

• Sämtliche in der Buchungserfassung generierten Buchungen werden im Desktop-Button Buchungen mit einer Buchungssatznummer in Tabellenform dargestellt.

Weiterführende Themen

• Kontenplan
• Buchungsperioden
• Buchungen

Häufige Fragen