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Anzahlungsartikel

Anzahlungsartikel kennzeichnen Positionen, die eine Anzahlung anfordern, neutral darstellen oder verrechnen. Die Belegart bestimmt ihre mathematische Wirkung.

Anzahlungsartikel: Zahlungen richtig anfordern und verrechnen

Eine Anzahlung ist kein gewöhnlicher Verkauf eines Artikels. Sie verschiebt Geld innerhalb einer Belegkette und muss später eindeutig verrechnet werden. X-ERP kennzeichnet solche Positionen deshalb über die Eigenschaft Anzahlungsartikel und steuert ihre Wirkung über die Belegart.

Kennzeichnung im Artikel

Die Eigenschaft Anzahlungsartikel stammt aus der Artikelvorlage und wird im Artikel angezeigt. Verwenden Sie dafür eine zentral freigegebene Vorlage. So verhindern Sie, dass ein normaler Artikel versehentlich wie eine Anzahlung behandelt wird oder umgekehrt.

Anzahlungspositionen werden in der Belegliste auffällig markiert. Für die Gewinnbetrachtung werden sie nicht wie normale Warenpositionen behandelt.

Faktor der Belegart

Jede Belegart legt getrennt fest, wie normale Artikel und Anzahlungsartikel wirken. Der Positionswert wird mit diesem Faktor multipliziert:

  • 1: Position erhöht die Belegsumme.
  • 0: Position wird informativ geführt, verändert die Summe aber nicht.
  • −1: Position vermindert die Belegsumme und verrechnet damit einen bereits berücksichtigten Betrag.

Welche Kombination richtig ist, hängt vom freigegebenen Anzahlungsprozess und der Belegkette ab. Ändern Sie diese Faktoren nicht im laufenden Betrieb ohne vollständigen Test.

Felder im Belegkopf

  • Anzahlungsanforderung: Betrag, der angefordert beziehungsweise im Prozess erwartet wird.
  • Anzahlungssumme: Bereits berücksichtigter oder geleisteter Anzahlungsbetrag.
  • Restbetrag: Automatisch berechnet als Anzahlungsanforderung minus Anzahlungssumme.

Beispiel

Ein Auftrag verlangt 3.000 Euro Anzahlung. Nach Zahlung und Erfassung stehen 3.000 Euro als Anzahlungssumme; der Restbetrag ist 0. In der Schlussrechnung kann der Anzahlungsartikel mit Faktor −1 den bereits gezahlten Betrag von der normalen Leistungssumme abziehen.

Sicherer Arbeitsablauf

  1. Verwenden Sie den vorgesehenen Anzahlungsartikel aus der freigegebenen Artikelvorlage.
  2. Prüfen Sie die Belegart und ihre Faktoren.
  3. Erfassen Sie Anforderungsbetrag und geleistete Anzahlung nachvollziehbar.
  4. Kontrollieren Sie den Restbetrag vor der Übertragung.
  5. Vergleichen Sie Ausgangsbeleg, Zahlung und Schlussbeleg als zusammengehörige Kette.
  6. Prüfen Sie Druck, Steuerwirkung und Finanzübergabe mit einem vollständigen Testfall.

Prüfen Sie vor der Freigabe

  • Der Artikel ist tatsächlich als Anzahlungsartikel gekennzeichnet.
  • Die verwendete Belegart besitzt die vorgesehenen Faktoren.
  • Anforderungs- und Anzahlungssumme stimmen mit dem Zahlungsnachweis überein.
  • Der Restbetrag ist vor dem nächsten Schritt plausibel.
  • Die Schlussrechnung verrechnet die Anzahlung genau einmal.
  • Normale Warenpositionen und Anzahlungspositionen sind klar getrennt.
Bei Anzahlungen zählt die ganze Kette. Prüfen Sie niemals nur einen einzelnen Beleg, sondern immer Anforderung, Zahlung, Übertragung und Schlussrechnung zusammen.

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Häufige Fragen

Woran erkennt X-ERP einen Anzahlungsartikel?

An der Eigenschaft „Anzahlungsartikel“, die über die Artikelvorlage vorgegeben wird.

Was bewirkt der Faktor der Belegart?

Er bestimmt, ob die Position die Summe erhöht, nicht verändert oder vermindert. Typische Werte sind 1, 0 und −1.

Wie berechnet sich der Restbetrag?

Anzahlungsanforderung minus Anzahlungssumme.

Warum kann eine Übertragung blockiert sein?

In relevanten Prozessschritten verhindert ein positiver Restbetrag die Weiterverarbeitung, bis die Anzahlung vollständig berücksichtigt ist.

Wird eine Anzahlung wie normaler Umsatz und Gewinn behandelt?

Nein. X-ERP kennzeichnet die Position gesondert und behandelt sie nicht wie eine gewöhnliche Warenposition.