Finanztransfer

Finanztransfer

Der Finanztransfer verwandelt Bankbewegungen in nachvollziehbare Buchungen. Regeln und Vorschläge beschleunigen die Zuordnung, ohne die fachliche Kontrolle zu ersetzen. Durch das Einlesen einer Kontoauszugsdatei lassen sich den einzelnen Kontoauszugs-Positionen schnell und komfortabel Sachkonten und Offene Posten zuweisen. X-ERP unterstützt das Einlesen von Auszugsdateien im CSV-Format und im CAMT-Format. Weiterhin ist es auch möglich, die Positionen des Kontoauszuges manuell zu erfassen.

Dafür nutzen Sie diese Seite

• Um einen neuen Kontoauszug zu erfassen, betätigt man den Neu-Button und wählt das Firmen Bankkonto (Finanzen > Einstellungen > Firmen-Bank) aus, für welches der Kontoauszug erfasst werden soll. Soll der Auszug manuell erfasst werden und nicht per Datei eingespielt werden, so wird die Checkbox Manuell aktiviert.

Kopf-Informationen

• Belegnummer: Vergeben Sie eine Belegnummer für das Buchen des Kontoauszuges oder übernehmen Sie die Nummer, die beim Einspielen des Auszuges mitgegeben wurde. Ohne Belegnummer kann keine Buchung vorgenommen werden.
• Auszugsdatum: Das Einlese- bzw. Erfassungsdatum des Kontoauszuges. Das Datum sagt nichts über das eigentliche Buchungsdatum aus.
• Fremdwährung: Falls es sich bei dem Bankkonto um ein Konto handelt, das in einer anderen Währung geführt wird, als der Firmenwährung.
• Sachkonto: Gebucht wird auf das im Firmenbankkonto hinterlegte Sachkonto (Finanzen > Einstellungen > Firmen-Bank > Sachkonto).
• Aktueller Kontostand: Angezeigt wird der aktuell im System erfasste Saldo des Sachkontos, auf dem die Zahlungsbewegungen des Firmen-Kontos gebucht werden.
• Anfangssaldo: Der Anfangssaldo wird beim Einspielen einer CAMT-Datei übermittelt und ist nicht manuell editierbar. Eine Buchung des Kontoauszuges ist nur möglich, wenn Aktueller Kontostand und Anfangssaldo übereinstimmen. Entscheidet der Benutzer sich trotzdem für eine Buchung, dokumentiert er dies durch die Aktivierung der Checkbox Saldenabweichung akzeptieren. Die Anzeige des Anfangssaldos - und somit auch die Überprüfung - entfällt, wenn der Kontoauszug manuell erfasst wurde.

Transfervorschläge automatisieren wiederkehrende Muster

• Konten vorschlagen: Wird der Button betätigt, so kontrolliert das Programm, ob ein zuvor erfasstes Kriterium (Finanzen > Einstellungen > Transfervorschläge) zu einer der Positionen passt. Passt das Kriterium, so wird das entsprechende Sachkonto, Kundenkonto oder Lieferantenkonto automatisch der Position zugewiesen und erleichtert so die Buchungserfassung.

Positionsinformationen

• Lesen Sie die Kontoauszugsdatei und alle ihre Positionen über den Button Kontoauszugsdatei importieren ein oder erfassen Sie die Positionen manuell über Position hinzufügen.
• Pos: Positionen werden aufsteigend nummeriert.
• Belegdatum: Buchungsdatum der Position
• Buchungsperiode: Als Buchungsperiode wird die Periode vorgeschlagen, in der sich das Belegdatum befindet. Die Buchungsperiode kann geändert werden.
• Betrag (FW): Handelt es sich um ein Bankkonto, das in einer Fremdwährung geführt wird, so erfassen Sie den Betrag der Position in der Fremdwährung. In diesem Fall ist das Feld Betrag nicht editierbar und zeigt lediglich den Gegenwert in Firmenwährung.

Voraussetzung für eine exakte Erfassung von Beträgen in Fremdwährung ist, dass die Fremdwährungskurse regelmäßig gepflegt werden. (s. Administration > Finanzinitialisierung > Währungskurse)

• Betrag: Achten Sie darauf, Zahlungsausgänge mit einem Minus zu erfassen. Stammt der Betrag aus der Kontoauszugsdatei, so ist er nicht editierbar.
• Name: Empfänger bzw. Auftraggeber
• Memo 1: Verwendungszweck der Position
• Konto: Wurde der Zahlung in den Details ein Sachkonto zugewiesen, wo wird der Matchcode des Sachkontos angezeigt.Wird die Zahlung auf mehrere Sachkonten aufgeteilt, so wird der Matchcode des zuerst erfassten Sachkontos angezeigt.
• Kunde / Lieferant: Name und Nummer des in den Details zugeordneten Partners.
• Zugewiesen: Bei einer unbearbeiteten Position ist das Feld mit dem Betrag 0,00 gefüllt. Nach Bearbeitung in den Details enthält das Feld die Summe der zugeordneten Beträge. Nur wenn der zugewiesene Betrag identisch ist mit der Summe aus der Spalte Betrag, kann die Position gebucht werden. Dies wird auch durch die grüne Hintergrund-Färbung des Betrages kenntlich gemacht. Bei nicht exakten Beträgen ist die Betragssumme rot gekennzeichnet und die Position kann somit noch nicht gebucht werden.
• Details: Klicken Sie auf Details, um den Kontoauszugs-Positionen Sachkonten oder Offene Posten zuzuweisen.

Details Offene Posten

• OP-Zuordnungen verbinden Zahlungen mit offenen Kunden- oder Lieferantenposten.
• Offene Posten hinzufügen: Fügen Sie der Position einen oder mehrere Offene Posten hinzu. Dabei ist es nur möglich, einer Position Offene Posten von einem Kreditor oder einem Debitor zuzuweisen.
• Zahlbetrag: In das Feld Zahlbetrag wird automatisch vom Programm der Betrag der Kontoauszugsposition eingetragen. Ein OP-Betrag kann mit negativem oder mit positivem Vorzeichen dargestellt werden. Abbuchungen werden mit positivem Vorzeichen dargestellt. Eingänge werden mit negativem Vorzeichen ausgewiesen. Dies hat keinen Einfluss auf die Buchungen. Dort ist der Buchungsbetrag in allen genannten Fällen positiv. Der Betrag ist manuell anpassbar. Es ist zu beachten, dass der Betrag den Offenen Betrag des ausgewählten OPs nicht überschreiten darf. Erst wenn der Positionsbetrag komplett verteilt wurde, ist eine Buchung dieser Kontoauszug-Position möglich. Zur übersichtlichen Abstimmung wird oben in der Bearbeitungs-Maske der Differenzbetrag zwischen den ausgewählten Offenen Posten und dem Positionsbetrag angezeigt.
• Wenn es sich um einen Fremdwährungskontoauszug handelt, so erfolgt die Bearbeitung nicht über die Spalte Zahlbetrag, sondern über die Spalte Zahlbetrag (FW). In der Spalte Zahlbetrag wird der Wert der Zahlung in Firmenwährung zum Positions-Buchungsdatum angezeigt.
• Skontobetrag: Handelt es sich um eine Zahlung mit Skonto, so erfassen Sie hier den Skontobetrag. Betrag und Skontobetrag dürfen zusammen den Offenen Betrag des Offenen Postens nicht überschreiten. Beachten Sie auch hier, dass Abbuchungen mit positivem Vorzeichen dargestellt werden und Eingänge mit negativem Vorzeichen. Liegt dem Offenen Posten eine Zahlungskondition mit Skonto zu Grunde und erfolgt die Zahlung innerhalb der Skontofrist, so berechnet das Programm automatisch das zulässige Skonto und übernimmt es. Das Skonto ist manuell anpassbar.
• Zulässig: Liegt dem Offenen Posten eine Zahlungskondition mit Skonto zu Grunde und erfolgt die Zahlung innerhalb der Skontofrist, so weist X-ERP automatisch das zulässige Skonto aus. Dieses Feld hat lediglich einen informellen Charakter und ist nicht editierbar.
• Rest: Auf Grundlage der in den Feldern Betrag und Skontobetrag getätigten Eingaben wird der zukünftig noch offene Betrag errechnet.
• Währungsdifferenz: Erfassen Sie bei Bedarf die Differenz zwischen OP-FW-Betrag und Zahlungs-FW-Betrag ein.
• Währungsdifferenzkonto: Wählen Sie aus dem Kontenplan das Konto, über das die Währungsdifferenz gebucht werden soll.
• Differenzbetreff: Buchungstext für die Währungsdifferenzbuchung.

Details Konten

• Konten mit Kontoauszugspositionen verbinden
• Sachkonto hinzufügen: Es öffnet sich der Kontenplan zur Auswahl des zu bebuchenden Sachkontos.
• Betrag (FW): Handelt es sich um ein Bankkonto, das in einer Fremdwährung geführt wird, so erfassen Sie den Betrag der Position in der Fremdwährung. In diesem Fall ist das Feld Betrag nicht editierbar und zeigt lediglich den Gegenwert in Firmenwährung.
• Betrag: In das Feld Betrag wird automatisch vom Programm der Betrag der Kontoauszug-Position eingetragen. Ein Betrag kann mit negativem oder mit positivem Vorzeichen dargestellt werden. Abbuchungen werden mit positivem Vorzeichen dargestellt. Eingänge werden mit negativem Vorzeichen ausgewiesen. Dies hat keinen Einfluss auf die Buchungen, dort ist der Buchungsbetrag in allen genannten Fällen positiv. Der Betrag ist manuell anpassbar. Erst wenn der Positionsbetrag komplett verteilt wurde, ist eine Buchung dieser Kontoauszug-Position möglich. Zur übersichtlichen Abstimmung wird oben in der Bearbeitungs-Maske der Differenzbetrag zwischen den erfassten Positionen und dem Positionsbetrag angezeigt.

• Steuerschlüssel: Ist einem Sachkonto in den Kontenstammdaten ein fester Steuerschlüssel zugewiesen worden, so wird dieser Steuerschlüssel automatisch in die Buchung eingefügt. Der vorgeschlagene Steuerschlüssel ist manuell änderbar. Es wird empfohlen jedem Sachkonto im Kontenplan einen festen Steuerschlüssel zuzuordnen. Das spart Zeit bei der Erfassung und minimiert das Risiko von Erfassungsfehlern.
• Kundenkonto / Lieferantenkonto hinzufügen: Es öffnet sich die Stammdaten-Liste zur Auswahl des Kunden bzw. Lieferanten. Diese Funktion eignet sich beispielsweise für A-Konto-Zahlungen.
• Details: Der eingetragene Betreff wird nach Buchung der Kontoauszugs-Position als Betreff in die entstandene Buchung übertragen. Standardmäßig ist das Feld Betreff mit dem Inhalt des Feldes Memo 1 gefüllt. Der Betreff ist manuell editierbar.

Die Buchungsfunktion erzeugt aus geprüften Positionen Finanzbuchungen.

Sicherer Ablauf

1. Importieren oder öffnen Sie den Bankauszug des richtigen Firmenkontos.
2. Prüfen Sie jeden vorgeschlagenen Treffer gegen den Originalumsatz.
3. Ordnen Sie offene Posten oder Sachkonten zu und klären Sie Restbeträge.
4. Buchen Sie erst, wenn alle Positionen eindeutig und vollständig sind.

Prüfen Sie anschließend

• Auszugssumme, zugeordnete Beträge und erzeugte Buchungen stimmen überein; ungeklärte Positionen bleiben sichtbar.

In diesem Kapitel

• Transfervorschläge

Weiterführende Themen

• Transfervorschläge
• Offene Posten
• Bankenverwaltung

Häufige Fragen