ZUGFeRD

ZUGFeRD verbindet zwei Welten: Menschen lesen die Rechnung, Systeme verarbeiten ihre Daten. Faszinierend wird das Format dort, wo beides dieselbe Wahrheit erzählt.

Regelwerk in einen sicheren Ablauf übersetzen

Die aktuelle FeRD-Spezifikation beschreibt ZUGFeRD/Factur-X als hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Welches Profil passt, hängt vom Prozess und Empfänger ab; X-ERP-Stammdaten liefern die Grundlage für beide Darstellungen.

Grundeinstellungen in X-ERP zur Erstellung von validen ZUGFeRD-Rechnung

Administration > Stammdateninitialisierung > Firmen-Einstellungen

• Erfassen Sie Firmenname, Straße, PLZ, Ort, Land, Tel. 1, die SEPA-Gläubigernummer wenn SEPA-Lastschrift-Einzüge aus X-ERP erfolgen und die UST-ID oder die Steuernummer.

Ist das Feld UST-ID gefüllt, so wird die UST-ID in der E-Rechnung dokumentiert - ist das Feld UST-ID nicht gefüllt, so wird die Steuernummer in die E-Rechnung übernommen - eines der beiden Felder muss gefüllt sein

Administration > Finanzinitialisierung > Firmen Bankkonto

• Aus dem Firmen Bankkonto werden die Felder Firmen-Kontonummer, Bank-ID und Kontoinhaber in die XML-Datei der E-Rechnung übernommen.

Verkauf > Einstellungen > Zahlungskonditionen

• Unterscheiden Sie bei den Kunden-Zahlungskonditionen nach Kunden die per Überweisung zahlen und Kunden, deren Rechnungen per SEPA-Lastschrift eingezogen werden.
• Zahlungskonditionen bei Kunden die überweisen

1. Zahlungsart = Überweisung
2. UNTDID = 30 - credit transfer
3. Firmen Bankkonto muss ausgewählt sein

• Zahlungskonditionen bei Kunden, deren Rechnungen per SEPA-Lastschrift eingezogen werden:

1. Zahlungsart = Lastschrift
2. UNTDID = 59 - SEPA direct debit
3. Zusätzlich muss in den Kundenstammdaten eine aktive Bankverbindung erfasst sein.

Verkauf > Einstellungen > Mengeneinheiten

• Mengeneinheiten die in E-Rechnungen verwendet werden, muss eine E-Rechnungs Mengeneinheit zugeordnet werden.

Finanzen > Steuerschlüssel

• Die richtige E-Rechnungs Steuerschlüsselkategorie muss bei Umsatzsteuer-Steuerschlüsseln hinterlegt werden.

Kundenstammdaten > Kundendetails > Rechnungsadresse

• Als Ausgabeformat wird bei Rechnungen und Gutschriften E-Mail ZUGFeRD, archiviert gewählt.

Verkaufsdokument

• Im Verkaufs-Dokument muss eine Sachbearbeiter erfasst werden. Dem Mitarbeiter muss in den Mitarbeiterstammdaten eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer zugewiesen sein.

So arbeitet X-ERP im Prozess

1. Klären Sie Empfängeranforderung, Profil und jeweils gültige Formatversion.
2. Pflegen Sie Absender, Empfänger, Steuerkennungen, Zahlungsdaten, Einheiten, Steuersätze und Referenzen.
3. Erzeugen Sie die Rechnung mit strukturiertem XML.
4. Validieren Sie Datei technisch und vergleichen Sie PDF, XML, Summen und Steuer.
5. Senden Sie über den vereinbarten Kanal und archivieren Sie Original plus Nachweis.

Das nehmen Sie mit

Die Rechnung ist zugleich verständliches Dokument und zuverlässig verarbeitbarer Datensatz.

Weiterführender Link / Quelle

Weiterführende Themen

1. Für Länderspezialisten – Nationale Anforderungen und Besonderheiten › XRechnung
2. Für Länderspezialisten – Nationale Anforderungen und Besonderheiten › GoBD

Häufige Fragen