EDI

Import von E-Rechnungen

Über den Desktop-Button EDI-Einkauf auf dem Desktop Einkauf lassen sich umsatzwirksame Lieferanten-Dokumente im XRechnungs-Format und ZUGFeRD-Format digital ins Programm einspielen und dort in Dokumente umwandeln.

So arbeitet X-ERP im Prozess

• Starten Sie mit dem Neu-Button einen neuen Vorgang.
• Wählen Sie eine E-Rechnungsdatei aus und importieren Sie die Datei.

Register Übersicht - Lieferanten-Information

• Wenn der Lieferant anhand der importierten XML-Datei nicht eindeutig identifiziert werden kann, erfolgt eine manuelle Zuordnung. Die eindeutige Zuordnung erfolgt bei der XRechnung über die Leitweg-ID. Der Lieferant übermittelt in der XML-Datei eine Leitweg-ID. Diese Leitweg-ID muss in den Lieferanten Stammdanten in X-ERP (s. Lieferanten > Rechnungsadresse > E-Rechnung Leitweg ID) zum Abgleich erfasst sein.
• Um die Zuordnung zu erleichtern, werden die Verkäufer Informationen aus der XML-Datei angezeigt.

Register Übersicht - Datei-Informationen

• Datei-Info: Name der Datei
• Syntax Info: Die Syntax der XML-Datei
• Code Info:Der Code gibt Auskunft darüber um welches Dokument es sich handelt, beispielsweise: 380 (Commercial invoice) entspricht in X-ERP der Lieferanten Rechnung. 381 (Credit note) entspricht in X-ERP der Lieferanten Wertgutschrift.
• Dok-Datum: Das Rechnungsdatum, welches vom Lieferanten in der E-Rechnung übermittelt wird. Bei der Buchung des Dokuments wird dieses Datum als Belegdatum verwendet. Die Daten dienen nur zu Informationszwecken und sind nicht editierbar.
• Dok Kategorie: Das Feld ist standardmäßig mit "Einkauf" vorbelegt.
• E-Dok-Typ: Angezeigt wird das Versandformat, mit dem der Lieferant die E-Rechnung ausgestellt hat(z.B. XRechnung oder ZUGFeRD).
• Dok-Typ: Anhand des in der XML-Datei übermittelten Typ-Codes wird eine automatische Zuweisung zum X-ERP-Dok-Typ vorgenommen. Dieser Dok-Typ wird erzeugt, wenn das neue Dokument erzeugt wird.
• Buchungsperiode: Standardmäßig ist der aktuelle Zeitraum als Buchungsperiode vorgegeben. (s. Finanzen > Einstellungen > Buchungsperioden) Soll der Umsatz bei der Buchung in einer anderen Buchungsperiode ausgewiesen werden, so kann die Periode über die Auswahlliste angepasst werden.
• Ihr Beleg: Die Nummer wird in das in X-ERP erzeugte Dokument übernommen (s. Einkauf > Einkaufs-Doks > Register Einkauf > Ihr Beleg).
• Ihr Beleg vom: Das Rechnungsdatum, welches vom Lieferanten in der E-Rechnung übermittelt wird. Das Datum wird in das in X-ERP erzeugte Dokument übernommen (s. Einkauf > Einkaufs-Doks > Register Einkauf > Ihr Beleg vom). Bei der Buchung des Dokuments wird dieses Datum als Belegdatum verwendet.
• Interne Bemerkung: Die interne Bemerkung wird in das in X-ERP erzeugte Dokument übernommen (s. Einkauf > Einkaufs-Doks > Register Einkauf > Interne Bemerkung).
• Betreff: Freies Textfeld. Maximal stehen 100 Zeichen zur Verfügung. Der Betreff wird in das in X-ERP erzeugte Dokument übernommen (s. Einkauf > Einkaufs-Doks > Register Einkauf > Betreff).
• Zahlungskonditionen Info: Angezeigt wird die Zahlungsinformation, die der Lieferant in der E-Rechnung übermittelt hat.
• Zahlungskonditionen: Aufgeführt wird die Zahlungsbedingung, die in den Lieferanten Stammdaten hinterlegt ist (s. Lieferanten > Lieferantendetails > Zahlungskondition). Über die Auswahl-Liste kann eine andere Zahlungskondition gewählt oder neu angelegt werden. Die hier erfasste Zahlungskondition wird in das neue Dokument übernommen.
• Projekt: Weisen Sie dem Dokument bei Bedarf ein Projekt zu.

Register Positionen

• Im Register Positionen werden die in der XML-Datei übermittelten Artikel-Positionen aufgeschlüsselt.
• Pos: Positionsnummer
• Artikel: Der Matchcode des Artikels. Wird der Artikel anhand der Katalognummer des Lieferanten identifiziert, so fügt das Programm ihn automatisch ein. Ist für diesen Lieferanten noch kein Artikel mit dieser Katalognummer erfasst, so muss der Artikel manuell zugeordnet oder neu angelegt werden. Dieses Feld ist erst nach der Zuweisung des Matchcodes gefüllt.
• Katalognummer: Als Katalognummer wird der Name des Artikels bezeichnet, den der Lieferant mit der XML-Datei übersendet. Diese Katalognummer wird in X-ERP einem bestehenden Artikel zugewiesen. Nur durch diese Zuweisung kann bei zukünftigen Rechnungen des Lieferanten der Artikel automatisch erkannt werden. Manuell erfasst werden kann die Katalognummer in den Artikelstammdaten (s. Artikel > Katalognummern) oder im Lieferanten (s. Lieferanten > Katalognummern).
• Bestätigen Sie die Zuweisungen mit dem Button Katalognummern zuordnen und speichern.
• Name: Bezeichnung des Artikels in der Datei
• XML-Mengeneinheit: Das Feld enthält die vom Lieferanten in der XML-Datei übermittelte Mengeneinheit des Artikels. Vergleichen Sie die Mengeneinheit mit der Mengeneinheit des Ziel-Artikels. Es ist möglich, dass die Mengeneinheiten voneinander abweichen. In das zu erstellende Dokument übernommen wird immer die Mengeneinheit aus den Artikelstammdaten in X-ERP.
• ME: Die in den Artikelstammdaten hinterlegte Mengeneinheit.
• Menge: Menge des Artikels. Die Menge ist Bestandteil der XML-Datei und nicht änderbar.
• Preis: Der Einkaufspreis des Artikels für eine Einheit , der mit der XML-Datei übermittelt wurde. Der Preis ist Bestandteil der XML-Datei und nicht änderbar.
• Rabatt %: Der vom Lieferanten gewährte Rabatt in Prozent. Der Rabatt ist Bestandteil der XML-Datei und nicht änderbar.
• Steuer %: Der Steuersatz des Artikels. Der Steuersatz ist Bestandteil der XML-Datei und nicht änderbar.
• Gesamt: Der Netto-Gesamtpreis des Dokumentes, der sich aus der Menge, dem Einkaufspreis und dem Rabatt berechnet. Der Gesamtpreis ist Bestandteil der XML-Datei und nicht änderbar.
• Pos-Typ: Kennzeichnet die Art der Position. Es wird differenziert zwischen den Positions-Typen Text und Artikel.

Register Summen

• Im Register Summen sind die in der XML-Datei übermittelten und aufgeschlüsselten Gesamtsummen des Dokuments enthalten.
• X-ERP überprüft die aufgeführten Beträge anhand der in der XML-Datei genannten Beträge und Prozentsätze auf ihre Logik. Nur wenn das Zahlengerüst sich in X-ERP abbilden lässt, kann aus der Datei ein Dokument erzeugt werden.

Register Datei

• Das Register visualisiert die Originaldatei.

Register Käufer

• Zu Kontroll- und Informationszwecken werden die aus der XML-Datei ausgelesenen Käufer-Daten zur Verfügung gestellt.

Register XML-Code

• Der Code der XML-Datei.

Register Übersicht - Neues Dokument erstellen und verknüpfen

• Durch das Betätigen des Buttons wird der Transfer in ein Lieferantendokument gestartet.
• Sollten Vorgänger-Dokumente mit den enthaltenen Positionen vorhanden sein, so werden diese angezeigt und können zugeordnet werden. So ist es möglich, die erzeugte E-Rechnung in eine vorhandene Belegkette einzufügen.
• Die Original-Datei wird im erzeugten Lieferantendokument archiviert.
• Eine Buchung des Beleges erfolgt erst im erzeugten Dokument.

Weiterführender Link / Quelle

Weiterführende Themen

1. Für Länderspezialisten – Nationale Anforderungen und Besonderheiten › XRechnung
2. Für Länderspezialisten – Nationale Anforderungen und Besonderheiten › DATEV-Schnittstelle

Häufige Fragen