Vertrag

Dok-Register Vertrag

Über den Desktop Button Verträge auf dem Home-Desktop können für Kunden und Lieferanten wiederkehrende Dokumente erfasst werden. Das Vertragsregister verwandelt einen Beleg in einen planbaren wiederkehrenden Prozess. Es berechnet nächste Termine und Zyklen und steuert, wann welche Folgebelegart erzeugt wird.

Zyklus, Startdatum, Vorlauf und Anzahl der Zyklen bestimmen gemeinsam die nächste Ausführung. Prüfen Sie diese Werte zusammen, bevor der erste Folgebeleg erzeugt wird.

Vertragslogik

• Ziel-Dok-Typ: Der Beleg-Typ, der bei einer Vertragsausführung erzeugt wird.
• Betreff: Kurzbeschreibung des Vertrags beziehungsweise der wiederkehrenden Leistung.
• Zyklus: Zeitlicher Abstand zwischen den Ausführungen.
• Startdatum: Beginn der Vertragslaufzeit und Berechnungsbasis der Zyklen.
• Vorfällig: Kennzeichnet, dass der Zielbeleg zu Beginn des Leistungszeitraums erzeugt werden soll. Wird der Haken entfernt, so generiert das Programm das erste Dokument am letzten Tag des als Zyklusperiode erfassten Zeitraumes.
• Enddatum: Geplantes Ende der Vertragslaufzeit. Handelt es sich um einen Vertrag ohne festes Vertragsziel, empfehlen wir ein Enddatum zu erfassen, das weit in der Zukunft liegt. (z.B. 31.12.3000)
• Nächster Termin (schreibgeschützt): Fachlicher nächster Ausführungszeitpunkt; berechnet Anhand der Felder Zyklus, Startdatum und Vorfällig.
• Vorlauftage: Falls das Startdatum des Vertrages nicht gleichzeitig auch das Datum ist, zu dem das Dokument erstellt werden soll, so können hier die abweichenden Tage eingestellt werden. So wird in den erzeugten Dokumenten jeweils der richtige Vertragszeitraum angezeigt.
• Nächster Ausführungstermin (schreibgeschützt): Aus Letzte Ausführung, Zyklus und Vorlauf berechneter tatsächlicher Ausführungstag.
• Ausgeführte Zyklen: Bereits verarbeitete Zyklen.
• Anstehende Zyklen (schreibgeschützt): Noch nicht verarbeitete Anzahl.
• Zyklusmenge (schreibgeschützt): Gesamtzahl der geplanten Zyklen.
• Status: Aktueller Vertragsstatus. Bei der Anlage eines Vertrages erhält dieser automatisch den Status Entwurf. Sobald der Vertrag das erste Mal ausgeführt wurde, erhält er den Status Aktiv. Nach Betätigen des Buttons Pause erhält der Vertrag den Status Pausiert. Wurde der letzte Zyklus ausgeführt, so wechselt der Status zu Erfüllt. Falls vor Ausführung des letzten Zyklus ein Kündigungsdatum erfasst wurde, erhält der Vertrag den Status Gekündigt. Wird der Vertrag mit dem Abbruch-Button vorzeitig beendet, so wandelt sich der Status zu Abgebrochen. Es können keine weiteren Änderungen oder Ausführungen veranlasst werden.

Kündigung und Aktionen

• Die Kündigungsinformationen sind rein informell und haben keine Auswirkung auf die Ausführung.
• Mögliches Kündigungsdatum: Frühester oder vorgesehener wirksamer Kündigungstermin.
• Gekündigt am: Tatsächlich erfasstes Kündigungsdatum.

Aktionen

• Ziel-Dok erstellen: Erstellt den nächsten vorgesehenen Folgebeleg.
• Abbruch: Startet beziehungsweise bestätigt die Beendigung des Vertrags. Der Vertrag erhält den Status Abgebrochen.
• Pause: Unterbricht weitere Vertragsausführungen vorübergehend. Der Vertrag erhält den Status Pausiert.
• Fortsetzen: Aktiviert einen pausierten Vertrag erneut.
• Nächsten Termin setzen: Erlaubt die bewusste Festlegung des nächsten Vertragszeitpunkts nach einer Pausierung.

Sicher arbeiten

Wählen Sie Zielbeleg-Typ und Zyklus, legen Sie Start, Ende und Vorlauf fest, prüfen Sie berechnete Termine und verwenden Sie Erzeugen, Pause oder Kündigung nur im passenden Status.

Weiterführende Themen

1. Für Fachanwender – Einzelne Module sicher und effizient einsetzen › Module › Dok › Register-Tabs › Genehmigungen
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Häufige Fragen