Übersicht

Dok-Register Übersicht

Die Übersicht (Register Verkauf oder Einkauf) ist die Schaltzentrale eines Verkaufs- oder Einkaufsbelegs. Hier verbinden sich Partner, Termine, Referenzen, Verantwortliche und die Übergabe in Folgebelege mit den Summen und Statusinformationen des gesamten Vorgangs.

Dok-Typ, Partner, Währung und Belegstatus wirken auf nahezu alle Folgefelder. Prüfen Sie diese Grundlagen vor den Positionen; ein gesperrter oder archivierter Beleg ist nicht mehr frei änderbar.

Kopf- und Statusanzeige

• Belegart und Dok-Nummer: Identifizieren den Vorgang eindeutig.
• Partner und Partnernummer: Zeigen den Geschäftspartner und öffnen bei Bedarf dessen Stammdaten.
• Status: Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand des Belegs. Der Status eines neuen Dokuments ist immer offen.
• Statussymbole: Machen unter anderem Entwurf, Sperre, Buchung, Packstatus, Anzahlungs-, Lager- und Umsatzwirkung sichtbar.
• Selbstkosten / Gewinn / Provision: Berechnete Kennzahlen des Verkaufsbelegs zur wirtschaftlichen Kontrolle.
• Netto / Steuer / Brutto: Berechnete Belegsummen; bei Fremdwährung erscheint zusätzlich die Fremdwährungssumme.
• Anzahlungsanforderung / Anzahlung / Restbetrag: Zeigen die Zahlungswirkung, wenn der Beleg mit Anzahlungen arbeitet.

Belegfelder

• Fremdwährung: Währung, in der der Beleg zusätzlich beziehungsweise abweichend geführt wird.
• Kurs: Umrechnungskurs zwischen Firmen- und Fremdwährung.
• Betreff: Kurze fachliche Beschreibung des Vorgangs. Der Betreff wird auch in den Report übernommen.
• Ihr Beleg: Externe Referenz des Kunden oder Lieferanten.
• Ihr Beleg vom: Datum der externen Referenz.

Wichtig: Bei Lieferanten-Rechnungen bzw. -Gutschriften wird das Datum als Belegdatum für das Finanzwesen (für Buchungen und Offene Posten) genutzt. Erfassen Sie das Belegdatum des Original-Lieferanten-Beleges.

• Liefertermin: Vereinbarter oder erwarteter Liefertermin des Gesamtbelegs.
• Unser Zeichen: Interne Referenz für Kommunikation und Nachverfolgung.
• Partner Kontaktperson: Ansprechpartner des Partners für diesen Vorgang; über Plus kann eine neue Kontaktperson angelegt werden.
• Tel. 1 (schreibgeschützt): Telefonnummer der gewählten Kontaktperson.
• E-Mail (schreibgeschützt): E-Mail-Adresse der gewählten Kontaktperson.
• Sachbearbeiter: Intern operativ verantwortlicher Mitarbeiter.
• Verkäufer / Einkäufer: Vertriebs- beziehungsweise Einkaufsverantwortlicher abhängig von der Belegkategorie. Durch Zuweisung einer Provisionsgruppe (s. Management > Einstellungen > Provisionsgruppen) zum Vertriebsmitarbeiter wird beim Einfügen von Positionen in das Dokument der entsprechende Provisionsbetrag ermittelt.
• Abweichender Rechnungsempfänger: Anderer Partner, an den die Rechnung adressiert werden soll.
• Interne Bemerkung: Nur intern gedachter Hinweis zum Vorgang.

Aktionen

• Kopftext: Öffnet den formatierten Text oberhalb der Positionen; zentrale Textblöcke können eingefügt werden.
• Dok-Details: Öffnet zusätzliche Belegparameter und Steuerungsfelder.
• Fußtext: Öffnet den formatierten Text unterhalb der Positionen.
• Dok-Details: Öffnet zusätzliche Belegparameter und Steuerungsfelder.
• Verknüpfungsplan: Zeigt die Beziehungen zu Vorgänger- und Folgebelegen.
• Anhänge: Öffnet die dem Beleg zugeordneten Dateien und Dokumente.
• Rechnungsadresse / abweichende Rechnungsadresse: Öffnet die für den Beleg verwendete Rechnungsanschrift. Bei einem neuen Dokument wird die Standard-Rechnungsadresse aus den Kundendetails bzw. Lieferantendetails eingefügt.
• Lieferadresse: Öffnet die Lieferanschrift des Belegs. Bei einem neuen Dokument wird die Standard-Lieferadresse aus den Kundendetails bzw. Lieferantendetails eingefügt.
• Von vorherigen Doks transferieren: Über den Button können mehrere Vorgänger-Dokumente im aktuell geöffneten Dokument zusammengefasst werden. Wählen Sie aus, aus welchem Dok-Typ Sie die Vorgänger-Dokumente auswählen wollen. Sie erhalten eine Übersicht aller offenen bzw. teilweise offenen Dokumente dieses Dok-Typen für den gewählten Partner. Markieren Sie, welche der offenen Dokumente übernommen werden sollen. Für jedes der ausgewählten Dokumente können Sie entscheiden, ob alle Artikel dieses Dokumentes in das Folge-Dokument übernommen werden sollen, oder Sie markieren nur einen Teil der Artikel.

Es ist nur möglich, Vorgänger-Dokumente EINES Dok-Typs zu übernehmen. Die Übernahme unterschiedlicher Dok-Typen in ein Nachfolge-Dokument kann zu Inkonsistenz führen und ist nicht freigegeben.

• Zum nächsten Dok transferieren: Erzeugt einen Nachfolgebeleg. Das Folge-Dokument wird automatisch zur Bearbeitung geöffnet. Alle Informationen und Inhalte aus den Reitern Verkauf, Einkauf, Genehmigungen, Vertrag und Positionen werden in das Folge-Dokument übernommen. Sollte sich das Dokument noch im Entwurfsmodus befinden, so muss erst eine Speicherung in den Positionen stattfinden. Handelt es sich um ein umsatzwirksames Dokument, so muss es zuerst gebucht werden, bevor es weitertransferiert werden kann.
• Buchen: Übergibt einen buchungsfähigen und archivierten Beleg an die Finanzwirkung.

Dok Details

• Dok-Datum: Datum des Dokumentes. Das Datum wird bei der Buchung von umsatzwirksamen Verkaufs-Dokumenten als Belegdatum für das Finanzwesen genutzt.
• Buchungsperiode: Das Feld Buchungsperiode wird nur bei umsatzwirksamen Verkaufs Dokumenten angezeigt. Standardmäßig ist der aktuelle Zeitraum als Buchungsperiode vorgegeben. (s. Finanzen > Einstellungen > Buchungsperioden) Soll der Umsatz bei der Buchung in einer anderen Buchungsperiode ausgewiesen werden, so kann die Periode über die Auswahlliste angepasst werden.
• EU-Arbeit:
• Sprache: Auswahl, in welcher Sprache der Report erstellt wird. Standardmäßig wird die Sprache aus den Kundenstammdaten übernommen. (s. Kunden > Adresse > Sprache)
• Dok-Rabatt: Der Belegrabatt legt für den Kunden einen Rabatt für das komplette Dokument fest, der automatisch bei Erstellung des Dokumentes angewandt wird. Wenn in den Stammdaten (s. Kunden / Lieferanten > Kundendetails / Lieferantendetails > % Dok-Rabatt) ein Belegrabatt erfasst wurde, so wird er automatisch eingefügt.
• Preisliste: Die ausgewählte Preisliste entscheidet über die Höhe des Artikelverkaufspreises. Standardmäßig wird die Preisliste aus den Kundenstammdaten übernommen. (s. Kunden > Kundendetails > Preisliste)
• Zahlungskonditionen: Weisen Sie Zahlungsziel und Skontovereinbarung zu oder legen Sie eine neue Zahlungsvereinbarung an. (s. Verkauf / Einkauf > Einstellungen > Zahlungskonditionen) Standardmäßig wird die Zahlungskondition aus den Stammdaten übernommen. (s. Kunden / Lieferanten > Kundendetails / Lieferantendetails > Zahlungskonditionen)

Handelt es sich um ein umsatzwirksames Dokument, das als E-Rechnung versandt werden soll, so muss darauf geachtet werden, dass das Feld UNTDID in der Zahlungskondition mit dem richtigen Zahlungsmittel-Code gefüllt ist.

• Lieferkondition: Lieferbedingung. Standardmäßig wird die Lieferkondition aus Stammdaten übernommen.
• Fremdwährung: Wenn das Dokument nicht in der Firmenwährung (s. Administration > Stammdateninitialisierung > Firmen-Einstellungen > Firmenwährung) ausgestellt werden soll. Standardmäßig wird die Währung aus den Stammdaten übernommen. (s. Kunden / Lieferanten > Kundendetails / Lieferantendetails > Fremdwährung)
• Kurs: Eingabe des Währungskurses, falls das Dokument in einer Fremdwährung ausgestellt wird. Fremdwährungskurse können unter Administration > Finanzinitialisierung > Währungskurse erfasst werden.
• Standort:
• Standard-Lager:
• Projekt: Falls das Dokument Teil eines Projektes ist, kann das Projekt über die Auswahlliste eingefügt werden. Dokumente, die einem Projekt zugeordnet wurden, sind auch einsehbar unter Projekte > Dokumente.
• Ausgabeformat: Regelt Ausgabeformat und Archivierung.
• Anzahlungsanforderung: Wenn vor der Weiterverarbeitung des Dokumentes eine Anzahlung gewünscht ist, dann wird hier der Anzahlungsforderungsbetrag erfasst.Erst wenn der Betrag komplett gezahlt und als Anzahlungssumme erfasst wurde, kann das Dokument zu einem Folgedokument weiterverarbeitet werden.
• Anzahlungssumme: Erfassen Sie die Summe, die vom Kunden aufgrund dieses Dokumentes angezahlt wurde. Erst wenn die Anzahlungssumme die Anzahlungsanforderung ausgleicht, kann das Dokument zu einem Folgedokument weiterverarbeitet werden.
• Zum Einkauf transferieren: Mit dieser Funktion können Sie schnell und einfach aus den Positionen eines Verkaufsdokuments ein Einkaufsdokument für einen Lieferanten erzeugen. Nach Betätigen des Buttons öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie den gewünschten Einkaufsdokumenttyp sowie den Lieferanten auswählen. Anschließend werden im Fenster Dok-Positionen auswählen alle Artikelpositionen des Verkaufsdokuments angezeigt. Durch Anhaken der gewünschten Positionen bestimmen Sie, welche Artikel in das Einkaufsdokument übernommen werden sollen. Nach Bestätigung der Auswahl wird das entsprechende Einkaufsdokument für den gewählten Lieferanten automatisch erstellt. Die Möglichkeit des Transfers zum Einkauf besteht nur, wenn die Offene Menge eines Artikels nicht Null ist.
• Selbstkosten aktualisieren: Aktualisierung der Selbstkosten-Berechnung in Positionen > Position bearbeiten > Beschaffung und in Positionen > Position bearbeiten > Profit. Zur Aktualisierung werden die aktuellen Werte aus den Artikelstammdaten > Register Beschaffung herangezogen.
• Genehmigung anfordern: Zuschaltung des zusätzlichen Registers Genehmigungen.
• Geräte-Service: Zuschaltung des zusätzlichen Registers Geräteservice.
• Dok manuell schließen: Dokumente mit Status “offen” oder Status “teilweise” können über diesen Button manuell geschlossen werden. Das Dokument erhält den Status “manuell geschlossen” und kann anschließend nicht mehr bearbeitet oder weiterverarbeitet werden.

Besonderheit: Gepackte Dokumente (= gespeicherte Kunden-Kommissionierliste) und umsatzrelevante Dokumente können nicht manuell geschlossen werden.

Sicher arbeiten

Prüfen Sie Partner und Status, erfassen Sie Referenzen und Termine, ordnen Sie Ansprechpartner und Verantwortliche zu und kontrollieren Sie vor der Übergabe Summen, offene Voraussetzungen und Belegkette.

Weiterführende Themen

1. Für Fachanwender – Einzelne Module sicher und effizient einsetzen › Module › Dok › Register-Tabs › Positionen

Häufige Fragen